Digitale Buchführung Tax Compliance und Steuer-IKS: So agieren Sie auf Augenhöhe mit dem Finanzamt

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Handwerksunternehmer sollten ihre Buchhaltung digital aufstellen, um sich vor hohen Steuernachzahlungen zu schützen. Denn Betriebsprüfer bewerten es positiv, wenn alle Daten elektronisch verfügbar sind.

Von Eva Neuthinger

Als Marius Ganske sich vor vier Jahren auf die Übernahme der Firma seines Vaters vorbereitete, musste er sich erst einmal um die Buchhaltung kümmern. „Eine Mitarbeiterin fiel aus. Mir blieb also nichts anderes übrig“, erinnert sich der Chef der Ganske Karosserie und Lack in Wörnitz. Sämtliche Buchungen liefen noch in Papierform. Der Betriebswirt des Handwerks ordnete daraufhin alle neuen Vorgänge in einen dicken Ordner ein, den der Steuerberater „dann irgendwann abholte“, erinnert er sich. Damit er die Belege auch im Betrieb vorliegen hatte, kopierte Ganske sie teilweise sogar vorher noch. „Das kostete viel Zeit und Geld. Also entschieden wir uns für die Digitalisierung“, so der Unternehmer.

Seit rund zwei Jahren ist Ganske nun Geschäftsführer des Betriebes mit vier Mitarbeitern. Den Prozess hat er weiter forciert. Inzwischen läuft die Buchhaltung längst elektronisch. Der Karosseriebauer kooperiert dabei mit dem Steuerberater. Er arbeitet mit dem Programm „Unternehmen online“ von der Datev. „Außerdem habe ich noch eine Branchensoftware etwa für die Abwicklung des Einkaufs“, sagt Ganske. Alle steuerrelevanten Daten lassen sich schnell und einfach exportieren und mit der Buchhaltung verknüpfen. Auch die Fakturierung läuft mehr oder weniger digital. „Wir versenden die allermeisten Rechnungen bereits elektronisch und bekommen sie auch in dieser Form von unseren Lieferanten“, so Ganske. Im nächsten Schritt will der Handwerkschef ein Dokumentenmanagementsystem einführen, um sich die Archivierung zu erleichtern. Er hat sich bereits bei verschiedenen Anbietern informiert und ist nun dabei, eine Auswahl zu treffen.

Digitale Verfahrensdokumentation

Bereits vor einiger Zeit erstellte Ganske eine Verfahrensdokumentation, die er ständig aktualisiert. Sie dient als Anleitung für die Finanzbeamten, mit welcher Hard- und Software in der Firma gearbeitet wird, wer welche Zugriffsrechte auf steuerlich relevante Dateien und Ordner hat und sie dokumentiert, auf welchem Stand sich die IT-Updates des Betriebs befinden. Damit ist Ganske schon deutlich weiter als andere Firmenchefs im Handwerk. Nach Expertenschätzungen haben sich erst weniger als ein Viertel der Unternehmer im Handwerk mit dem Thema Verfahrensdokumentation beschäftigt, obwohl diese in keinem Betrieb fehlen darf. Liegt keine vor, können die Betriebsprüfer und Betriebsprüferinnen unterstellen, die Buchführung sei nicht in Ordnung, und haben damit einen einfachen Einstieg, um Schätzungen vorzunehmen. Die Folge können hohe Steuernachzahlungen sein.

Formale Fehler vermeiden

Doch auch einfache formale Fehler können zu Nachzahlungen führen. „Zum Beispiel interessieren sich die Finanzbeamten derzeit sehr dafür, ob zum Beispiel Eingangsrechnungen in PDF nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD)in elektronischer Form gespeichert sind“, sagt Stefan Weimann, Betriebsprüfungsexperte bei der Datev. Das impliziert, dass sie manipulationssicher und unveränderbar vorliegen. „Ein manipulationssicheres Archiv sollten alle Unternehmen führen“, so Weimann.

Er erinnert daran, dass jeder Firmenchef selbst dafür verantwortlich ist, die steuerrelevanten Daten über einen Zeitraum von zehn Jahren zu archivieren. Selbst wenn der Steuerberater die Unterlagen abgespeichert oder in Papierform vorliegen hat, kann sich der Handwerksmeister nicht gelassen zurücklehnen. „Die Verantwortung lässt sich nicht delegieren. Das wissen viele Unternehmer nur nicht“, warnt Weimann.
So seien die Finanzbeamten jederzeit befugt, sämtliche steuerlich relevanten Belege bei Betriebsprüfungen einzufordern. Sogar einen Säumniszuschlag könnten sie berechnen, falls der Unternehmer die Dokumente nicht innerhalb einer kurzen Frist beibringt. „Das führt dann bei Betriebsprüfungen häufiger zu großem Stress“, meint Weimann.

IKS minimiert Risiken

Noch besser ist ein professionelles Tax-Compliance-System im Betrieb. Dies gewährleistet, dass die Vorschriften des Finanzamts tatsächlich strikt eingehalten werden. Denn ein innerbetriebliches Kontrollsystem (IKS), das die steuerliche Organisation optimiert, kontrolliert, dokumentiert und kontinuierlich verbessert, strukturiert Abläufe im Unternehmen. Das minimiert steuerliche Risiken.

Zum Jahresanfang wurde sogar ein neuer Paragraf 38 Einführungsgesetz zur Abgabenordnung (EGAO) eingeführt. Dieser sieht vor, dass die jeweilige Finanz­behörde in Kooperation mit dem Bundeszentralamt für Steuern dem Unternehmer für eine nachfolgende Betriebsprüfung Erleichterungen hinsichtlich Art und Umfang der Ermittlungen verbindlich zusagen kann. Voraussetzung hierfür ist, dass im Rahmen einer laufenden Betriebsprüfung die Wirksamkeit eines im Unternehmen eingesetzten Tax-Com­pliance-Managementsystems bestätigt wurde und somit kein oder nur ein zu vernachlässigendes steuerliches Risiko vorliegt. Die alternative Prüfungs­methode wird zunächst im Rahmen der Bundesbetriebsprüfung erprobt.

Für die allermeisten Handwerks­betriebe wird die Teilnahme nicht infrage kommen – weil sie kein solches zertifiziertes IKS haben. Dabei hat die Bundessteuerberaterkammer in Kooperation mit dem Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) bereits 2019 eine Art Handbuch zum Thema „Tax Compliance für Handwerksbetriebe“ herausgegeben – eine Anleitung für die Installation eines IKS. Hintergrund: „Handwerksbetriebe, in welcher Rechtsform auch immer, unterliegen wie Konzerne dem Risiko steuerdeklaratorischer Fehler“, warnt Professor Dr. Thomas Egner, Inhaber des Lehrstuhls für Betriebswirtschaftslehre an der Otto-Friedrich-Universität Bamberg.

Klassische Prüfschwerpunkte

Egner beobachtet, dass die wenigsten Handwerkschefs Interesse an einem Tax Compliance System haben, weil sie darin „keinen unmittelbaren Nutzen sehen und zum anderen darauf verweisen, dass man bereits einen Steuerberater bezahle.“ Er rät allerdings dazu, darüber nachzudenken. Betriebsprüfungen und das Risiko von Steuernachforderungen könnten existenzbedrohend sein, wenn sich wiederholende Sachverhalte steuerlich falsch beurteilt wurden. „Zudem sind steuerliche Fragen, die sich einem Betriebsinhaber stellen, durchaus nicht trivial“, so Egner. Er verweist zum Beispiel auf die private Nutzung von Firmenfahrzeugen oder auf die Beschäftigung von nahen Angehörigen. Bei beidem handele es sich um klassische Schwerpunkte von Betriebsprüfungen. Verträge mit Familienmitgliedern müssen wie unter fremden Dritten formuliert sein. Insbesondere muss das Gehalt eine angemessene Höhe erreichen. Der Lohn sollte regelmäßig auf ein eigenes Konto des Mitarbeiters fließen.

Akribie ist ebenso bei der Abrechnung des Geschäftswagens gefragt. Die Beamten prüfen zum Beispiel, ob das Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt und ob die Kilometerangaben bei Geschäftsreisen korrekt aufgeführt wurden. Hier kommt die Technik ins Spiel. Unternehmer tun gut daran, bei GPS-basierten Fahrtenbüchern die Strecken mit dem Kilometerstand abzugleichen. Abweichungen entstehen häufig aufgrund der Profilstärken der Reifen.

Digitalisierung macht Betriebsprüfer schneller

Prüfen sollten Handwerker auch, ob die in der Buchhaltung gespeicherten Daten zum Einsatz von Maschinen mit jenen der Stundenzähler an den Geräten übereinstimmen. „Die Betriebsprüfer finden solche Abweichungen und fordern eine Erklärung“, so Weimann. Entweder muss eine Rechnung vorliegen, falls die Maschine zeitweise vermietet war, oder das Finanzamt geht davon aus, dass der Unternehmer sie zu eigenen Zwecken genutzt hat. „Deshalb ist es wichtig, dass die Zeiten nachvollziehbar und manipulationssicher gespeichert beziehungsweise auslesbar sind. Und zwar so, dass sich der Einsatz nachvollziehen lässt“, sagt Weimann.

Ohnehin sind die Beamten aufgrund der Digitalisierung viel eher als früher in der Lage, Vorsystemdaten einzubeziehen und daraus Rückschlüsse auf die Arbeitsprozesse im Betrieb zu ziehen. Falls etwa Angebote und Rechnungen auf Basis des gleichen Programms erstellt werden, lassen sich Abweichungen zwischen Angebot und Abrechnung sofort erkennen. Auch arbeitet das Finanzamt inzwischen mit der Anwendung „Power Business Intelligence“. „Das hat für Prüfer den Vorteil, dass sie sich nicht mehr durch eine Vielzahl von Zahlen wühlen müssen. Diese lassen sich mit der Software anschaulich visualisieren, womit Ausreißer oder Lücken schnell erfassbar sind“, so Weimann. Schlussfolgerung: Die Digitalisierung ermöglicht Transparenz und schnellen Zugriff auch für Betriebsprüfer.