Digitale Belege, Digitalisierung, E-Rechnung und ERP – Enterprise Ressource Planning
Ein Häufchen hier, ein Häufchen da: Rechnungsbelege trudeln auf verschiedensten Wegen im Betrieb ein, sei es per Post oder E-Mail – oder verlassen das Unternehmen zu spät oder ohne Freigabe. E-Rechnungsexperte Tim Roßky erklärt, wie Betriebschefs das Kuddelmuddel in Griff bekommen.
Kommunikation, Weitergabe und Ablage von Rechnungsbelegen laufen nicht immer glatt. Und spätestens in der Zeit des Homeoffice stellen sich zu Recht die Fragen: Wer behält den Überblick? Inwieweit ist der Rechnungseingang und Rechnungsausgang in Ihrem Betrieb noch effizient? Tim Roßky, Geschäftsführer bei Ximantix Software, hat sieben Tipps auf Lager, wie sich der Belegaustausch in Handwerksbetrieben optimiert lässt.
Herausforderung 1: Dezentraler Belegeingang „streamlinen“
Fangen wir ganz am Anfang an. Denn die von vielen Experten und Digitalisierungsenthusiasten beschworene, nahezu vollautomatisierte digitale Lieferkette ist nach wie vor noch eher Zukunftsmusik. Und: Als machbarer Lösungsansatz schießt sie häufig auch schlicht und einfach über das eigentliche Ziel hinaus. Statt sich um jeden Preis zu digitalisieren, müssen Betriebe vor allem täglich auftauchende Engstellen und Hürden in bestehenden Prozessabläufen überwinden. So empfangen in jedem Betrieb zunächst einmal sicher mehrere Mitarbeiter Transaktionsdokumente wie Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen. Da geht schnell der Überblick verloren.
Tipp: Ein zentrales E-Mailpostfach für Eingangsrechnungen kann wahre Wunder bewirken. Dazu gehört natürlich die unternehmensweite Direktive, zukünftig grundsätzlich auch intern alle eingehenden Eingangsbelege an dieses Postfach weiterzuleiten. Optional kann auch eine automatisierte Weiterleitungsregelung für dezentral eingehende E-Mails mit eindeutigen Schlüsselbegriffen wie „Rechnung“ oder „Invoice“ im Betreff den Übergang zu einem zentralen Rechnungseingang unterstützen.
Herausforderung 2: Medienbrüche überwinden
In vielen Branchen und Wirtschaftszweigen erfolgt ein Anteil des Belegaustauschs auch heute noch in Papierform. Und das, obwohl digitale und papierbasierte Rechnungsdokumente bereits seit knapp zehn Jahren auch umsatzsteuerrechtlich völlig gleichgestellt sind. Um hier nicht den Überblick zu verlieren, bedarf es einer organisatorischen und koordinativen Meisterleistung – oder Sie versuchen, den Anteil der eingehenden Belege per Post oder beispielsweise auch Fax so stark zu reduzieren, dass diese eben nicht mehr notwendig ist.
Tipp: Reduzieren Sie den Rechnungseingang per Post – und zentralisieren Sie, was noch kommt! Machen Sie denjenigen, die Ihnen noch immer Papier-Belege zustellen, den Umstieg auf elektronische Übertragungswege wie E-Mail schmackhaft. Zum Beispiel, indem Sie eine schnellere Bearbeitung versprechen. Und: Legen Sie, analog zum zentralen E-Mail-Postfach, eine zentrale physische Rechnungseingangs-Postadresse fest.
Herausforderung 3: Babylonische Formatverwirrung meistern
Auch digitale Belege kommen in den unterschiedlichsten Formen an, sowohl technisch als auch inhaltlich. Um die benötigten Beleginformationen einheitlich zu erfassen und für die weiteren Kreditorenprozessschritte verfügbar zu machen, kann man natürlich auf das altbewährte händische Abtippen setzen. Schon bei mittleren Belegaufkommen ist das aber in der Regel nicht nur äußerst unwirtschaftlich und extrem eintönig, sondern schlicht und einfach auch viel zu fehleranfällig.
Tipp: Eine spürbare Erleichterung bietet die so genannte OCR-Technologie. Mit der „Optical Character Recognition“ (deutsch: Texterkennung) werden Dokumente erfasst und mittlerweile auch über Künstliche Intelligenz in Ihr System übersetzt – von Beleg zu Beleg besser, treffsicherer und schneller.
Herausforderung 4: Unübersichtliche interne Dokumentenwege abschaffen
Gewachsene oder schwer nachvollziehbare Weiterleitungs- und Eingliederungsprozesse im eigentlichen Kreditorenprozess sind leider ebenso keine Seltenheit. Oft sind sie sogar innerhalb des Betriebs unterschiedlich. Der zu etablierende, einheitliche Prozess muss also sowohl einfach als auch für Mitarbeiter mit normal ausgeprägtem Verständnis von elektronischer Datenverarbeitung umsetzbar sein.
Tipp: Machen Sie es so einfach wie möglich undsetzen Sie auf praktische Scan-Apps, mit denen verantwortungsvolle Mitarbeiter:innen auch etwaige, persönlich übergebene Rechnungen ohne großen Aufwand direkt vor Ort digitalisieren und per E-Mail an das zentrale Rechnungseingangs-Postfach übergeben können – übrigens völlig im Einklang mit den geltenden GoBD-Vorschriften zur Digitalisierung von papierhaft eingehenden Belegdokumenten.
Herausforderung 5: Ineffiziente Freigabeprozesse optimieren
Sind die Rechnungen erstmal im Kreditorenprozess, hakt es gerade in Homeoffice-Zeiten oft an einheitlichen und zeitlich angemessen optimierten Freigabeprozessen, etwa beim Rechnungsabgleich oder der digitalisierte Dokumentenfreigabe, inklusive Vertretungsregelungen, verbindlichen Schritten und Deadlines. Mit der Folge, dass Vorgänge liegenbleiben oder Skonti nicht genutzt werden können. Spätestens bei der nächsten Betriebs- oder Steuerprüfung wird klar, warum sich die Investition in ein nachvollziehbares (und vor allem: dokumentiertes) Freigabesystem lohnt.
Tipp: Stellen Sie einen optimierten Freigabeprozess sicher. Ein wahlweise ins eigene ERP-System integrierter klarer Ablauf bietet die Möglichkeit, Störungen, wie zum Beispiel durch Krankheit, zu kompensieren und alle Schritte rechtskonform zu dokumentieren.
Herausforderung 6: Gesetzliche Verpflichtungen einhalten, auch im remote-Prozess
GoBD-konforme Protokollierung und DSGVO-gerechte Archivierung – das klappt in Homeoffice-Zeiten eigentlich nur noch mit digitalisierten Prozessen. Doch Team-Chat oder E-Mail gehören nicht dazu. Ganz im Gegenteil treiben sie Datenschutzverantwortlichen die Sorgenfalten auf die Stirn. Doch worauf beim digitalisierten Dokumenten- und Belegmanagement genau zu achten ist, damit alles rechtssicher läuft, ist für Laien schwer zu beurteilen.
Tipp Die Prozess- und Belegdokumentation gelingt am besten mit einem – wahlweise ins eigene ERP-System integrierten – Freigabeprozess, der klar definiert ist und die Möglichkeit bietet, alle Schritte rechtskonform zu halten. Um dafür teure Zusatzlizenzen, aufwändige ERP-Systemerweiterungen und unzählige Consultingstunden zu vermeiden, können die Prozesse in Ihrem Betrieb auch einfach neben dem eigentlichen ERP-System abgebildet werden, etwa mithilfe eines eBeleg-Dienstleisters. So erreichen Sierechts- und vorgabenkonforme Prozesse, die perfekt zu Ihren Anforderungen passen.
Herausforderung 7: Ineffektiven Ressourceneinsatz beenden
Noch nicht optimierte Kreditorenprozesse sind schon in normalen Zeiten nicht besonders effizient. Kommt noch der Faktor Homeoffice dazu, wird es aber nochmal deutlich bitterer für die Kosten-Nutzen-Bilanz. Nicht nur monetär, sondern auch zeitlich.
Tipp: Setzen Sie auf eine konkrete, individuelle Konzeption und Planung rund um den Rechnungs- und Belegeingang und die anschließenden Rechnungsverarbeitungsprozesse in Ihrem Betrieb. Dafür in Frage kommen neben spezialisierten reinen Digitalisierungs- und Prozessberatungsfirmen oder Berater aus dem Umfeld Ihrer vorhandenen ERP-Lösung natürlich auch praxis- und effizienzorientiert arbeitende eBeleg-Serviceprovider. Diese nehmen sich die Zeit, Ihre individuelle Bedarfslage genau kennenzulernen – und schaffen damit ganz nebenbei auch noch ein perfektes Sprungbrett für weitere, zielführende Digitalisierungsmaßnahmen.
Zur Person:
Tim Roßky ist seit Juli 2021 Geschäftsführer der Ximantix Software GmbH mit Sitz in München. Zuvor arbeitete der erfahrene Manager bereits an zahlreichen Stationen und erfolgreichen Engagements in der Belegdigitalisierungsbranche unter anderem in multikulturellen Umgebungen. Zur Optimierung von Belegen hat er außerdem ein Workbook verfasst.