Die XRechnung kommt Rechnungsstellung im XRechnungs-Format: Motor für die Digitalisierung

Mit der Einführung der XRechnung für Handwerker mit öffentlichen Auftraggebern geraten auch Betriebe unter Zugzwang, die Behörden nicht zu ihrem Kundenkreis zählen.

Die Situation ist mehr als uneinheitlich in Deutschlands Handwerksbetrieben: Während die kleinen bei der Rechnungsstellung oft noch mit Word-Dokumenten arbeiten, Papier archivieren und Rechnungen per Briefpost verschicken, haben große Unternehmen ihre Prozesse längst digital optimiert. Erstellung, Versendung per Portal und Archivierung in der Cloud laufen bereits vollautomatisiert. Solchen Betrieben fällt es leicht, die Umstellung auf die XRechnung zu bewältigen. Denn alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland müssen bereits seit dem 18. April dieses Jahres E-Rechnungen im Format XRechnung entgegennehmen und dürfen diese nicht mehr ablehnen. Ab dem
27. November 2020 greift dann die Pflicht auch für Auftragnehmer des Bundes und Bremen. Andere Länder sollen folgen. Handwerker sind dann verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch einzureichen .

Wer also Aufträge von Schulen, Kindergärten, dem örtlichen Bauhof oder der Polizei entgegennimmt, befindet sich im öffentlichen Sektor und ist dann womöglich zur XRechnung verpflichtet. Die Papierrechnung per Post oder das PDF per Mail sind damit Vergangenheit. Für Länderbehörden gibt es je nach Bundesland unterschiedliche Regelungen und Übergangsfristen. Eine Übersicht, wasin Ihrem Bundesland gilt, finden Sie unter www.verband-e-rechnung.de/xrechnung oder unter www.xoev.de

Was genau ist die XRechnung?

Ein E-Rechnungs-Format auf XML-Basis enthält ausschließlich strukturierte Daten , die nach strengen Grundsätzen erfasst und automatisch und elektronisch verarbeitet werden. Die XRechnung ist die favorisierte E-Rechnung der öffentlichen Verwaltung in Deutschland und die deutsche Anwendung des CEN-Datenmodells 16931 (CEN steht für das europäische Komitee für Normung), das auf die Europäische Richtlinie 2014/55/EU zur Vereinheitlichung der elektronischen Rechnungsstellung zurückgeht. Das bislang vielfach eingesetzte reine PDF hat damit ausgedient .

Formate gibt es viele

Die XRechnung ist nur ein Format von vielen, sozusagen eine Rose in einem bunten Strauß. Bundesweit durchgesetzt hat sich neben der XRechnung auch der Standard ZUGFeRD des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Neben einem XML-Datensatz beinhaltet ZUGFeRD auch eine lesbare PDF-Datei. Die jüngste Version, das Format 2.1.1., enthält für die Kommunikation mit der Verwaltung ein Profil XRechnung ( kostenloser Download möglich). Unternehmer mit öffent­lichen Auftraggebern, die es bereits nutzen, bleiben damit handlungsfähig.

Jan Heitkötter, Digitalisierungsexperte der Handwerkskammer Bremen, kennt die Nöte der Betriebe: „Das Versenden von Word-Rechnungen ist nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) nicht zulässig.“ Andererseits sei nachvollziehbar, dass Chefs einen Bogen um die Digitalisierung der Rechnungsstellung und deren Archivierung in ihrem Betrieb machen. Schließlich seien die bewährten Vorgehensweisen bequem und die Mitarbeiter ein eingespieltes Team. Hinzu kommt: „Wer das Thema angeht, hat nicht nur mit einem neuen Dateiformat zu kämpfen“, so Ivo Moszynski, Datev-Verantwortlicher für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, Vorstandsvorsitzender des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und Vorstandsmitglied im Verband elektronische Rechnung (VeR). Vielmehr müsse das gesamte Rechnungs-Prozedere auf den Prüfstand, Prozesse überdacht, digitale Archivierung sichergestellt und die Kommunikation mit den Geschäftspartnern angepasst werden.

Prozesse jetzt digitalisieren

Heitkötter ermuntert Chefs, die Verpflichtung zur XRechnung zum Anlass zu nehmen, sich mit der Prozessoptimierung auseinanderzusetzen. „Dies empfiehlt sich auch für bereits digital gut gerüstete Betriebe“, sagt Moszynski. Beide Experten sehen die Herausforderung darin, überhaupt eine XRechnung zu erzeugen. Heitkötter und Moszynski raten, den Softwarehersteller um ein Update zu bitten . Die Branche tat sich damit wohl bislang schwer. So hätten Unternehmer beklagt, sie würden die XRechnung zwar gern nutzen, aber die Software böte keine Schnittstelle. Umgekehrt hätten Softwarehersteller moniert, sie könnten zwar eine Schnittstelle kreiieren, es würde sie aber kaum einer nachfragen. Inzwischen bieten viele IT-Partner Lösungen an, „es könnten aber mehr sein“, so Heitkötter.

Optionen für den Transport

Daneben wäre die Frage zu klären, wie der Transport des Formats zur Rechnungseingangsplattform des Bundes erfolgen soll. Das zentrale Verwaltungsportal für die Annahme von XRechnungen erreichen Sie unter der Adresse xrechnung.bund.de. Bevor Sie als Auftragnehmer oder Lieferant die Daten hochladen, ist eine Registrierung notwendig. Für die Übertragung der XRechnung oder einer ZUGFeRD-Rechnung kommen mehrere Optionen infrage: Die manuelle Eingabe über ein Web-Formular, „was aber umständlich ist für alle, die regelmäßig Rechnungen an die öffentliche Verwaltung weiterreichen“, sagt Heitkötter. „Das kann für diese Fälle bestenfalls eine Übergangslösung sein“, meint er. Darüber hinaus stehen Dateiupload, Webservice via PEPPOL (steht für Pan-European Public Procurement OnLine – das Netzwerk wurde 2008 als Testprojekt der EU-Kommission gegründet, um länder­übergreifend Dokumente auszu­­­­­tauschen), De-Mail oder E-Mail zur Verfügung.

Ein gar nicht mal so teurer Weg sei es, einen Dienstleister zu beauftragen, der neben Rechnungsstellung und Archivierung auch die Übermittlung übernimmt. Hier kommen etwa Datev-Lösungen – E-Rechnungsservice oder Smart Transfer – oder die Schnittstellen von Crossinx der Sparkassen infrage. „Solche Pakete für One-Click-Rechnungen gibt es bereits für überschaubare Monatsbeträge“, sagt Heitkötter. Kleine Unternehmen, die aus der Word-Welt kommen, werden mit Software-as-a-Service-Lösungen gut aufgestellt sein.“ Wobei der Vorteil in den Netzwerken der Anbieter liegt.

Ausnahmen von der Pflicht

Nach der E-Rechnungsverordnung des Bundes gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung an Bund- und Länderbehörden für alle Rechnungen. Nur sogenannte Direktaufträge bis zu einer Grenze von 1.000 Euro und einige Spezialfälle sind davon ausgenommen. „Diese Grenze ist schnell erreicht“, so Heitkötter und verweist darauf, dass der Rechnungssteller durch die Verpflichtungen aus den GoBD die Rechnung in dem Format vorzuhalten hat, in dem sie erstellt wurde. Das setzt voraus, dass sich der Handwerker Gedanken über die Archivierung seiner Rechnungsdaten macht, sofern dies nicht ein Dienstleister für ihn übernimmt. Moszynski: „Mit einem Anbieter, der Transport und Archivierung garantiert, ist man hier auf der sicheren Seite.“ Im Vorfeld aller Überlegungen empfiehlt er, sich mit dem Softwarehersteller und dem Steuerberater zu beratschlagen.

Auf Bundes- und Länderebene gibt es Förderungen, die auch Beratung für die Implementierung digitaler Strukturen vorsieht:

• bmwi-go-digital.de
• kfw.de/ inlandsfoerderung/Unternehmen/Innovation
• foederdatenbank.de
• Die Kammern informieren über Beratungsangebote via handwerkdigital.de .

XRechnung: So gelingt der Transport

So übermitteln Sie elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Wer nun aber denkt, er habe einen anderen Kundenkreis, unterliegt einem Trugschluss: Die XRechnung könnte sich als Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland durchsetzen.