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IT-Insider im Interview "SmartTransfer": So gehen digitale Rechnungen auf Reisen

Ein Jahr nach Einbindung des Datev-Übertragungsportals "SmartTransfer“ in den Würth-Onlineshop sprach handwerk magazin mit den Projektveranwortlichen über ihre Erfahrungen.

Topic channels: TS E-Rechnung und TS Digitale Belege archivieren

Die 600.000 deutschen Kunden von Würth, Weltmarktführer für Montage- und Befestigungsmaterial, stammen zu 80 Prozent aus dem Handwerk. Neuerdings können sich Betriebe, die Werkstoffe im Würth-Onlineshop bestellen, ihre Rechnungen sicher und verschlüsselt in ihren digitalen Eingangs-Postkorb zustellen lassen – via SmartTransfer. Seit einem Jahr ist das Übertragungsportal, das die Datev zur Verfügung stellt, im Einsatz. Darüber hinaus wickeln bereits 13.000 Unternehmen ihren Rechnungsaustausch damit ab, täglich kommen neue dazu. Die Übertragungslösung vereinfacht kaufmännische Prozesse für Handwerksbetriebe, ihre Kunden, Lieferanten und Steuerberater.

handwerk magazin sprach mit Dr. Michael Schulz, Leiter des SmartTransfer-Projekts mit Würth bei der Datev, und Uwe Hohlfeld, Projektverantwortlicher bei Würth, über Chancen der Digitalisierung in Deutschlands Betrieben.

Wie kam es zu der Kooperation zwischen Datev und Würth?

Uwe Hohlfeld: Unsere Frage lautete: Wie bekommen wir unsere Kunden in den digitalisierten Gesamtprozess unseres Unternehmens? Wie vermeiden wir die
50.000 Briefe, die täglich unser Druckzentrum verlassen? Wir sprechen hier über ein Umwelt- und Nachhaltigkeits-, aber auch über ein Kosten- und Produktivitätsthema.

Dr. Michael Schulz: Wir – Würth und Datev – wollen den Handwerksunternehmen einen Impuls liefern, um einen durchgängigen digitalen Prozess von der Rechnung bis zum Jahresabschluss zu gestalten. Auch der Handwerker hat dann mit SmartTransfer weniger Druckaufwand, verbraucht weniger Toner und Papier, benötigt keine Hardware mehr und spart dadurch enorme Kosten.

Wie funktioniert der elektronische Rechnungsversand mit SmartTransfer?

Schulz: Als Kunde findet man im Würth-Onlineshop auf „Mein Büro“ die Registerlasche Datev. Der Handwerker erfasst zunächst einige Adressdaten und erhält dann eine Registrierungs-Mail. Sobald er das Passwort eingegeben hat, landen Würth-Rechnungen über bestellte Produkte verschlüsselt in seinem digitalen Postkorb. Wenn er überdies das Portal Unternehmen online einsetzt, kann er seine Rechnungseingänge zum Steuerberater weiterleiten und Belege sicher und GoBD-konform archivieren.

Geld einsparen, Prozesse verschlanken, diese Argumente greifen doch sofort, wenn Sie mit Handwerkern sprechen?

Hohlfeld: Klar, die Buchhaltung wird für den Handwerker immer mehr ein Produktivitäts- und Sicherheitsthema. Die E-Rechnung und das buchhalterische Erfassen und Verarbeiten sind dabei nur der Ausgangspunkt. Im nächsten Schritt geht es dann um automatische Zahlung und um das Führen digitaler Kundenkonten, wenn der Handwerker auch das Portal Unternehmen online nutzt.

Schulz: SmartTransfer liefert nicht nur einen Sichtbeleg, sondern auch einen Datensatz. Dank der sicheren Archivierung der Belege in der Datev-Cloud sind Betriebe gut für die Betriebsprüfung gerüstet.

Und welche Vorteile hat der Handwerker noch?

Hohlfeld: Unser Projektpartner bietet ein perfektes System mit Schnittstelle zum Steuerberater. Wir kennen keine einzige so umfassende Branchenlösung. Im klassischen Fall druckt der Handwerker die Rechnung aus, legt sie im Ordner ab und schafft den dann zum Steuerberater. Genau diesen Bruch wollen wir nicht mehr. Wir wollen eine elektronische Kette bis hin zum Mahnwesen oder der automatischen Zahlung – also alle ERP-Prozesse in einem dann voll digitalisierten Büro abdecken.

Schulz: Unser Rechenzentrum ist eines der sichersten der Welt. Sie können außerdem von überall aus auf Ihre Rechnungen und Belege zugreifen. Smart- Transfer ist im Zusammenspiel mit Unternehmen online ein Managementsystem, das die Ordnerablage im Aktenschrank künftig überflüssig macht.

Was kann SmartTransfer noch leisten?

Schulz: Will der Handwerker das Portal selbst nutzen, kann er etwa seine Ausgangsrechnungen aus seinen Systemen heraus digital versenden, übrigens auch im Format der XRechnung. Damit erfüllt er die Vorschriften, die für ihn ab September 2020 bzw. 2021 gelten, wenn er etwa öffentliche Auftraggeber bedient.

Welchen Vorteil bietet SmartTransfer vor dem Hintergrund der Einführung des Standards XRechnung?

Schulz: Wir haben damit eine Anbindung an öffentliche Auftraggeber, das heißt, innerhalb des übergeordneten Netzwerks Traffiqx werden Abstimmungsprozesse mit dem Auftraggeber oder die Eingabe einer ID überflüssig. SmartTransfer weiß, wo die Rechnung hingeht und in welchem Format sie ankommen soll.

Das heißt ja, SmartTransfer ist künftig über das Würth-Projekt hinaus das System für den Rechnungstransfer?

Schulz: Ja, künftig wird der Handwerksbetrieb via SmartTransfer nur noch einen Eingangskanal haben, aus dem er Rechnungen von verschiedenen Lieferanten herausziehen kann, die sich über Traffiqx vernetzt haben. Er muss dann statt in fünf nur noch in ein Portal gehen.

Hohlfeld: Insellösungen – also jeder Zulieferer hat ein Portal – werden überflüssig.

Was kostet SmartTransfer?

Schulz: Die Zustellung einer Würth-Rechnung ist für den Handwerker kostenlos. Um alle Vorteile zu nutzen, bezahlen Sie 10 Euro monatlich und zusätzlich je Transaktion, etwa für den Empfang von Dokumenten je 20 Cent. Der Versand einer E-Rechnung kostet 30 Cent. Einen Brief versenden Sie für 70 Cent inklusive Porto. Unternehmen online kostet ebenfalls 10 Euro im Monat.

Hohlfeld: Auf der anderen Seite fallen durch SmartTransfer ja auch Kosten weg. Denn wer den Rechnungsweg sukzessive digitalisiert, spart ja erst einmal – deshalb finden große Unternehmen diese Lösung auch so interessant.

Welche äußeren Zwänge machen die Digitalisierung notwendig?

Hohlfeld: Der Unternehmer wird sich in den nächsten Monaten bewegen müssen. Einmal, weil die XRechnung kommt und immer mehr Lieferanten und Kunden auf der E-Rechnung bestehen. Zudem digitalisieren die Banken ihre Prozesse, handschriftlich eingereichte Überweisungsträger werden nicht mehr angenommen.

In welche Richtung geht die Reise?

Schulz: Was liegt für den Betrieb näher, als jetzt einzusteigen, zumal mit Blockchain neue Herausforderungen warten.

Hohlfeld: Unser Ziel ist es, Buchhaltungsprozesse digitaler zu gestalten.

Workflow SmartTransfer bietet einen durchgängigen digitalen Prozess

Dokumente per Post oder als PDF per E-Mail verschicken? Das war gestern. Heute gelangen Daten in über 350 Formaten verschlüsselt und sicher zum Empfänger. Datev und Würth machen es in einem gemeinsamen Projekt vor und wollen innerhalb des Netzwerks Traffiqx eine Multiplikation mit unermesslichen Erleichterungen für Unternehmen anstoßen. Vor allem Handwerker profitieren, die SmartTransfer und die Plattform Unternehmen online einsetzen.

Workflow SmartTransfer Datev Würth

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