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Anleitung Controlling per Businessplan – so geht’s

Ein Businessplan ist viel zu schade, um nach der Gründung in der Schublade zu verschwinden. So machen Sie einen Businessplan zur Grundlage für Ihr Controlling.

Das Wort Controlling löst bei Handwerkersunternehmern meist ähnlich große Begeisterung aus, wie das Wort Kariesprophylaxe bei Grundschülern: nämlich gar keine. Dabei können gerade kleine und mittlere Betriebe, die genau kalkulieren müssen, sehr davon profitieren. Und der Aufwand ist keineswegs so groß, wie viele meinen.

Controlling lohnt sich – und ist gar nicht so schwer!

Es ist nie zu spät, mit dem Controlling anzufangen. Aber wie so oft im Leben gilt auch hier: je früher, desto besser. Denn es bietet Ihnen eine fundierte Grundlage für alle großen und kleinen Entscheidungen, die Sie als Unternehmer treffen müssen. Von der Angebotskalkulation bis zur Liquiditätsplanung, von der Rentabilitätsentwicklung bis zum Vermögensaufbau – wenn Sie sich jeden Monat ein paar Stunden für Ihr Controlling nehmen, behalten Sie die wichtigen Eckpfeiler Ihres Unternehmens stets im Blick und sind vor vielen bösen Überraschungen gefeit.

Die meisten Kennzahlen, die Sie dafür brauchen, werden in Ihrem Unternehmen vermutlich ohnehin erhoben: Personalkosten, Umsätze, Auftragsvolumen und Kundenzahlen zum Beispiel. Controlling ist aber mehr als reine Buchhaltung. Beim Controlling werden die Kennzahlen der Unternehmensentwicklung nicht nur aufgelistet, sondern aufeinander bezogen, im Zeitverlauf beobachtet, interpretiert und für die Unternehmensplanung genutzt. Denn Sie wollen ja nicht nur wissen, wie sich Ihr Unternehmen in der Vergangenheit entwickelt hat, sondern vor allem, wie es in Zukunft dastehen wird.

Entscheidungen nicht nur vom Kontostand abhängig machen

Nehmen wir an, Ihre Auftragslage ist prächtig und viele neue Projekte stehen an. Dafür bräuchten Sie aber mehr Personal, mehr Platz und größere Maschinen. In dieser Situation scheinen Investitionen angeraten. Aber Vorsicht! Bevor Sie investieren, sollten Sie prüfen, wie hoch die erwarteten Gewinne (nicht nur die Umsätze!) tatsächlich sein werden, wann das Geld Ihrer Kunden auf dem Konto landet, wie viel Kapital Sie brauchen, wie hoch die steuerliche Mehrbelastung sein wird und wie Sie Ihre Liquidität sichern können. Nur so können Sie wirklich beurteilen, welche Maßnahmen wann vernünftig sind.

Fragen wie die folgenden können Sie sicher beantworten, wenn Sie sich regelmäßig um Ihr Controlling kümmern:

  • Wie entwickeln sich meine Kosten, wenn die Umsätze steigen?
  • Kann ich die Gewinne durch Einsparungen steigern?
  • Wann sind Zahlungsein- und ausgänge zu erwarten?
  • Wie entwickelt sich meine Liquidität?
  • Kalkuliere ich meine Angebote vernünftig?
  • Sind meine Preise kostendeckend und trotzdem konkurrenzfähig?
  • Wie viele Kunden brauche ich, um meine Umsatzziele zu erreichen, und wie kann ich sie gewinnen?

Oft ist die Lösung betriebswirtschaftlicher Probleme einfacher als gedacht – vorausgesetzt, man kennt die Ursachen. So kann schlicht eine zu hohe Miete dafür sorgen, dass ein Handwerksbetrieb in die roten Zahlen gerät, obwohl die Auftragslage gar nicht so schlecht ist. Dann gibt es zwei Optionen: Die Umsätze erhöhen oder die Kosten reduzieren. Ein Umzug in preiswertere Räume, Kooperationen mit anderen Handwerkersunternehmern – und der Laden läuft wieder. Wer seine Entscheidungen nur nach dem Kontostand trifft, wird vielleicht diese einfache Möglichkeit gar nicht ins Auge fassen.

Businessplan als effektives Controllingtool

Was die meisten Unternehmer nicht wissen: Mit ihrem Businessplan halten sie bereits ein effektives Controllingtool in den Händen. Aus dem Vergleich der im Businessplan beschriebenen Soll- mit den tatsächlich erreichten Ist-Zahlen lässt sich schon viel über die zukünftige Entwicklung eines Unternehmens ablesen. Sie können betriebswirtschaftliche Schieflagen rechtzeitig erkennen und finanzielle, zeitliche oder personelle Engpässe voraussehen und gegensteuern. Denn das ist das Ziel von Controlling: Nicht, wie der Name vermuten lässt, kontrollieren, sondern steuern!

Insofern ist nicht nur der Zahlenteil Ihres Businessplans für Ihr Controlling von Bedeutung, sondern der Plan als Ganzes. Die darin enthaltenen Aussagen zur Zielgruppe, zur Auftragsakquise, zum Markt und zum Wettbewerb sind schließlich nicht aus der Luft gegriffen, sondern geben Aufschluss darüber, in welchem Umfeld Ihr Unternehmen sich behaupten muss. Dieses Wissen brauchen Sie, um die richtigen Schlüsse aus der Analyse der Kennzahlen zu ziehen.

Betrachten Sie Ihren Businessplan nicht nur als Mittel zum Zweck (der Geldbeschaffung). Er ist viel mehr, nämlich eine Anleitung für Ihr Unternehmen, in dem alle wichtigen Schritte beschrieben sind. Natürlich ist es nicht empfehlenswert, sich sklavisch daran zu halten. Ein Unternehmen aufzubauen ist ein Lernprozess, der Flexibilität und Anpassungsbereitschaft verlangt. Aber wenn Sie von Ihrem ursprünglichen Kurs abweichen, sollte das nicht aus Versehen geschehen, sondern gut begründet werden können.

Genau so wenig kann von Ihnen erwartet werden, dass Sie die Zahlen aus Ihrem Businessplan zu 100 % erreichen. Das ist fast unmöglich. Wenn Sie aber feststellen, dass die tatsächliche Entwicklung Ihres Betriebes dauerhaft und erheblich hinter Ihren Erwartungen zurückbleibt, ist es höchste Zeit, nach den Ursachen zu fragen und entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten.

Also, holen Sie Ihren Businessplan doch gleich hervor und werfen Sie mal wieder einen Blick hinein. Vermutlich haben Sie die Vorarbeit für Ihr Controlling nämlich schon geleistet.

Wie sollte Ihr Businessplan aufgebaut sein, damit Sie ihn fürs Controlling nutzen können?

Ideal ist es natürlich, den Businessplan von Vornherein so aufzubauen, dass er später als Controllinginstrument genutzt werden kann. Welche Struktur der Plan dafür haben sollte, hängt von der Art und Größe Ihres Unternehmens ab. Fragen Sie am besten Ihre Bank, Ihren Steuerberater oder die Handwerkskammer nach einer branchentypischen Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA), die Ihnen als Orientierungshilfe dienen kann. Wenn Sie die dort verwendeten Kategorien übernehmen, haben Sie ein gutes Gerüst für Ihren Businessplan, das Sie später fürs Controlling und für Ihre eigene BWA nutzen können.

Selbst wenn Sie Ihren Businessplan schon geschrieben haben, haben Sie darin vermutlich die wichtigsten Zahlen vorausberechnet, die Sie für Ihr Controlling brauchen. Dazu gehören die folgenden Punkte:

  • Umsatz
  • Ertrag
  • Kosten (differenziert nach fixen und variablen Kosten und möglichst genau aufgeschlüsselt)
  • Auftragssituation, Anzahl der Kunden
  • Investitionen und Abschreibungen
  • Eigenkapitalentwicklung
  • Liquidität
  • Rentabilität (Break-even)
Ergänzen Sie Ihren Businessplan, wenn Sie feststellen, dass etwas fehlt. Je nach Branche und Betriebsgröße können weitere Zahlen von Bedeutung sein, zum Beispiel die Auslastung der Mitarbeiter.

Wie können Zahlen aus dem Businessplan helfen, das Unternehmen auf Kurs zu bringen?

Vergleichen Sie die Zahlen, die Sie in Ihrem Businessplan angegeben haben, mit den tatsächlich erreichten Zahlen und zeichnen Sie die Entwicklung im zeitlichen Verlauf nach. Dafür fügen Sie in die entsprechenden Tabellen jeweils hinter die Spalte mit den Plan-Zahlen eine Spalte für die Ist-Zahlen ein und legen Sie für jeden Beobachtungszeitpunkt (etwa für jedes Quartal) eine eigene Spalte an. Erweitern Sie die Tabelle außerdem um eine Zeile, in die sie das Ausmaß der Abweichung gegenüber dem Vorjahr und im Vergleich zu den Plan-Zahlen eintragen. Und vergessen Sie nicht, die Plan-Zahlen für die kommenden Monate fortzuschreiben und Ihre Prognosen ggf. anzupassen.

Am besten, Sie aktualisieren Ihre Tabellen monatsweise, mindestens aber ein Mal im Quartal, damit Sie Ihren Kurs rechtzeitig korrigieren können.

Natürlich können Sie für Ihren Businessplan und für Ihr Controlling einfache Excel-Tabellen nutzen. Das setzt aber ein hohes Maß an Durchblick und Wissen über die Zusammenhänge voraus. Erleichtern können Sie sich die Arbeit mit digitalen Tools wie minicontrol. Damit behalten Sie alle Zahlen im Griff, auch wenn Sie kein Finanzexperte sind.

Ein guter Rat zum Schluss

Nehmen Sie sich jeden Monat einige Stunden Zeit für Ihr Controlling, aber verzetteln Sie sich nicht! Der Aufwand sollte immer in einem angemessenen Verhältnis zum Ertrag stehen. In großen Unternehmen gibt es ganze Controllingabteilungen, die nichts anderes zu tun haben, als Zahlen auszuwerten – da darf man schon sehr ausgefeilte Analysen und umfangreiche Controllingberichte erwarten. Sie als Inhaber eines mittelständischen Handwerksbetriebs müssen diese Aufgabe wohl oder übel selbst übernehmen, neben allem anderen, was ohnehin erledigt werden will. Konzentrieren Sie sich daher auf die für Ihr Unternehmen wichtigsten Zahlen.

Mit einem Businessplan als Basis, der sich schnell aktualisieren lässt, behalten Sie Ihre Finanzen mit wenig Aufwand im Blick und können so die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft stellen.

Über den Autor

Gründungsexperte Dr. Jan Evers ist Inhaber der Beratungsgesellschaft evers & jung in Hamburg. Er hat jahrelange Erfahrung im Entwickeln von Lösungen für Ministerien, Banken und Wirtschaftsförderer. Seine Expertise fließt in die Entwicklung des Gründungstools SmartBusinessPlan  ein, womit das Gründen und die Selbstständigkeit erleichtert werden.

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