Erfolgsbeispiel Papierloses Büro: Digitalisierung des Rechnungswesens und Optimierung der IT-Sicherheit

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Büroorganisation, Digitalisierung und Erfolgsbeispiele

Das seit 1953 bestehende Unternehmen Hans Thormählen ist Marktführer in seiner Nische. Vor allem im Stammgebiet Norddeutschland aber auch darüber hinaus stattet der Spezialist für Blitzschutz und Überspannungsschutz anspruchsvolle Kunden aus. Um in diesem Umfeld fit für die Zukunft zu sein, geht der Firmenchef in Sachen Digitalisierung und IT-Sicherheit sehr progressiv vor.

Von ZDH (Kompetenzzentrum Digitales Handwerk), Sven Hansel

Die Ausgangssituation

Mit seinen 120 Mitarbeitern, 11 bundesweiten Niederlassungen über 100.000 errichteten Blitzschutzsystemen und weit mehr als 20.000 Kunden ist das Unternehmen Hans Thormählen GmbH & Co.KG aus Großenmeer im alten Oldenburger Land ein atypisch großer Player in der Branche. Darüber hinaus bedient der niedersächsische Firmenchef zu 95 Prozent gewerbliche Kunden, die mitunter besondere Ansprüche haben. Diese beiden Faktoren haben maßgeblich dazu beigetragen, dass Thormählen unter Handwerksbetrieben dieser Größenordnung bereits sehr emsig digitalisiert.

So sind es die Großkunden aus Industrie und Petrochemie, die dem Handwerksbetrieb beispielsweise zahlreiche Dokumentationspflichten auferlegen. „Unsere Kunden haben natürlich Angst vor einem Stillstand ihrer Anlagen, deshalb müssen wir hier sehr penibel unsere Arbeiten dokumentieren“, so Geschäftsführer Reyno Thormählen. Und: „Was früher mal ein einziger Zettel war, entwickelte sich in den vergangenen Jahren zu einem Sammelsurium an notwendigen Dokumenten.“

Um das Unternehmen in diesem Bereich zu verschlanken und effizienter zu machen, plante der Firmenchef eine umfassende Digitalisierung der Arbeitsprozesse. Darüber hinaus galt dem Bereich IT-Security besonderes Augenmerk. „Hier müssen wir unseren Kunden mittlerweile ebenfalls attestieren, dass wir in diesem Bereich besondere Vorkehrungen getroffen haben. Andernfalls drohen uns Vertragsstrafen so es unsererseits schuldhaft zu Verzug kommt“, berichtet der Unternehmer.

Das Ziel

Lästige Papierarbeit für den Außendienst soll durch schlanke Digitalprozesse ersetzt werden. Darüber hinaus möchte das Unternehmen seinen Vernetzungs- und Digitalisierungsgrad grundsätzlich steigern. Dem Bereich IT-Security und Risikomanagement soll dabei gesondert betrachtet werden. Darüber hinaus möchte Firmenchef Thormählen seine Mitarbeiter in das Gesamtprojekt intensiv miteinbinden und schulen .

Zusammengefasst:

• Das Gesamtunternehmen digitalfit aufstellen
• Prozesse verschlanken, Vernetzung erhöhen
• Risikomanagement und IT-Sicherheit stärken
• Mitarbeiter schulen

Der Betrieb

Name	Hans Thormählen GmbH & Co.KG
Geschäftsführer	Dipl.-Ing. Reyno Thormählen , Jens Barghorn
Adresse	Meerkircher Straße 40 26939 Großenmeer
E-Mail	info@thormaehlen.de
Telefon	+ 49 (0) 4483 92890
Website	thormaehlen.de

Die Umsetzung

Konzept

Aufstocken der bereits vorhandenen eigenen IT-Abteilung um eine weitere Vollzeit-Stelle, so dass zwei Ganztagskräfte vor Ort sind und sich vertreten können. Einführung eines beleglosen Dokumentenmanagements. Aufbau einer IT-affinen Testgruppe, die im Außendienst das Dokumentenmanagement mit entsprechender Software und geeigneten Tablets als Pilotprojekt testet und deren Erfahrungen dann in das Gesamtunternehmen einfließt. Umfassender Know-how-Aufbau durch entsprechende Schulungen wie beispielsweise E-Learnings, Abschluss einer Cyber-Versicherung, Know-how-Nachweis des Unternehmens durch Ratings und Auditierungen, diverse Softwareprojekte.

Projektdauer

fortlaufend

Technische Umsetzung

Federführend durch Firmenchef und die beiden IT-Fachkräfte, zudem Dienstleister

• Implementierung von DATEV-Software zur Digitalisierung des Rechnungswesens und darauf aufbauend der vollintegrierten Auftragsbearbeitung über das ERP ( KWP Informationssysteme GmbH) des Unternehmens plus Kopplung mit dem Warenwirtschaftssystem
• Eigenständige Programmierung der KWP-Software für den mobilen Einsatz auf den Tablets der Pilotgruppe. Im Projekt Einsatz von Standard-Tablets, nach Abschluss geplante Einführung von baustellentauglichen Geräten („Rugged Tablets“)
• Belegloses Dokumentenmanagement weit reichend eingeführt (Kreditoen, Auftragsbestätigung, Zertifizierungen, Bescheinigungen usw.)
• Maßnahme „E CHECK IT“ : Optimierung der IT-Sicherheit in Unternehmen durch umfassende Schwachstellenanalyse und durch dessen erfolgreich absolvierte Auditierungen Grundlage für Cyber-Versicherungen beispielsweise sind. 90 Punkte umfassende Checkliste, vom Bundeswirtschaftsministerium gefördert. Realisiert durch Alarm- und Sicherheitssysteme ulpts GmbH in enger Zusammenarbeit mit Dipl.-Ing. Werner Schmit, IT-Sicherheitsexperte des Bundestechnologiezentrums für Elektro- und Informationstechnik e.V., Oldenburg.
• Regelmäßige Awareness-Schulungen der Mitarbeiter durch E-Learning zur Stärkung der IT-Security-Kenntnisse, Kosten der Softwareerstellung trägt Bundeswirtschaftsministerium gefördert über die Wirtschaftsförderung des Landkreises (JadeBay GmbH, Entwicklungsgesellschaft, 26382 Wilhelmshaven
• Laufende Kosten: DATEV-Software 1.000 Euro monatlicher Miete, Cyberversicherung vom HDI mit Deckungssumme 1 Million für 5.000 Euro Jahresbeitrag, Sophos-Firewall mit MPLS-Netz 1.000 Euro monatliche Miete

Investitionen

Gesamt: Rund 150.000 Euro Grundinvestition, partielle Förderung durch Bundeswirtschaftsministerium, fortlaufende Kosten durch u.a. Softwaremiete.

Das Ergebnis

Das Unternehmen hat sich als modernes Handwerksunternehmen mit digitalen Prozessen und adäquater IT-Security aufgestellt. Es hat ein zertifiziertes Risikomanagement etabliert und seine IT professionalisiert. Durch regelmäßige Schulungen baut die Hans Thormählen GmbH auch internes Security Know-how auf. Für seine Kunden positioniert sich der Blitzschutzexperte als verlässlicher Partner mit zertifizierten Prozessen.

Fakten zum Betrieb

Branche	Blitzschutz / Elektrotechnik
Gründungsjahr	1953
Anzahl Mitarbeiter	120
Anzahl Auszubildende	6
Geschäftsfelder	Dienstleistungen für anspruchsvolle B2B-Kunden
Umsatz	12,5 Millionen (Geschäftsjahr 2018)
Bundesland	Niedersachsen
Kammer	Handwerkskammer Oldenburg