Erfolgsbeispiel Digitale Integration der Büroprozesse sorgt für mehr Effizienz

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Büroorganisation, Digitalisierung und Erfolgsbeispiele

Die Rakowski Dienstleistungen GmbH aus der Stadt Könnern in Sachsen-Anhalt ist ein sehr breit aufgestelltes Unternehmen: Von der Abfallentsorgung über Industrieservices bis hin zu Bauleistungen haben die 105 Mitarbeiter sehr unterschiedliche Aufgaben. Dieses diversifizierte Portfolio war mit manuellen Büroprozessen immer schlechter zu organisieren. Eine digitale Integration der Abläufe brachte die Lösung.

Von ZDH (Kompetenzzentrum Digitales Handwerk), Sven Hansel

Die Ausgangssituation

Beim Unternehmen Rakowski Dienstleistungen GmbH sorgt eine heterogene Kundenstruktur für höchst unterschiedliche Anforderungen in Auftragsverwaltung und Fakturierung: So verlangen etwa gleich mehrere Wasserzweckverbände die individuelle Berücksichtigung ihrer Satzungen, eine individuelle Dokumenation und Archivierung der Belege sowie eine kundenspezifische Rechnungslegung. Teilweise müssen mehr als 1.000 Belege pro Woche auch betriebswirtschaftlich weiterverarbeitet werden.

Die Nutzung unterschiedlichster Softwarelösungen (Sage, Outlook, Excel und manuelle Papiererfassung) innerhalb des Betriebs sorgte für hohe Initialaufwände, Rüstzeiten und Software-Kosten. Damit verbundene Medienbrüche brachten zu viele manuelle Arbeiten in der Büroorganisation und in der Auftragsabrechnung mit sich.

Der aufwändige Papierkrieg führte häufig zu zeitlichen Verzögerungen, was etwa die Rechnungslegung immer wieder verzögerte. Es entstand ein hoher personeller und zeitlicher Aufwand für die Datenerfassung und deren anschließende Verarbeitung. Hinzu kam: Manuelle Prozesse sind typische Fehlerquellen (etwa durch fehlerhafte Erfassung oder Abschrift).

Das Ziel

Rakowski Dienstleistungen strebte eine radikale Vereinfachung seiner Prozesse durch eine singuläre Softwarelösung an, anstelle der bis dahin eingesetzten verschiedenen Einzellösungen. Diese sollte sowohl die Arbeitsabläufe im Büro als auch die der Fahrer vereinfachen. Die Belegerfassung sollte digital ablaufen, die Tourenplanung übersichtlicher werden. Belege sollen sich Vorgängen zuordnen lassen, die Belegübermittlung in Echtzeit möglich sein.

Zusammengefasst

• Ermöglichen eines modernen, digitalen Datenmanagements
• Verschiedene Einzellösungen durch eine Rundum-Softwarelösung ablösen, die die Prozesse wesentlich vereinfacht
• Papier durch Automatismen und digitalen Datentransfer ersetzen
• Zudem robuste mobile Hardware mit Fotofunktion zur Dokumentation einführen, die auch Belegdruck vor Ort ermöglicht
• Einfache und schnelle Bedienung der Hardware ermöglichen
• Bereitstellen digital erfasster Belege für alle Beteiligte durch Schnittstellen
• Vereinfachen datenschutzrechtlicher Anforderungen und Datensicherheit schaffen
• Belege für Behörden digital aufbewahren, archivieren und Daten bereitstellen

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Der Betrieb

Name	Rakowski Dienstleistungen GmbH
Geschäftsführer	Erhard Gust
Adresse	Südstraße 6 06420 Könnern
E-Mail	info@rakowski-dienstleistungen.de
Telefon	+ 49 (0) 34691 21096
Website	rakowski-dienstleistungen.de

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Die Umsetzung

Konzept

Umfassend wurde die Software "CDS Office" eingeführt, die einen mobilen Zugriff mit entsprechender Hardware (robuste Tablets von Getac, portable Minidrucker von Zebra) erlaubt. Die Software wurde als auf den Rechnern der Firma installierte Inhouselösung für maximale Datensicherheit eingeführt, ist einfach zu bedienen und kann die anzufahrenden Orte als Karten darstellen (Geographisches Informationssystem, GIS). Eine Fotodokumentation zum Nachweis der erbrachten Leistungen wurde etabliert werden, ebenso Office-Auswertungen. Die Lösung lässt sich ebenso flexibel im breiten Portfolio des Unternehmens einsetzen (Bau, Handwerk Gebäudereinigung, Lieferung). Der Datenaustausch mit dem Wasserzweckverband ist über ein Internetportal möglich.

Projektdauer

Projektstart: März 2017, Projektende: Juli 2018. Seitdem ist die IT-Lösung täglich im Einsatz.

Technische Umsetzung

• Datentechnik R&G GmbH Blankenburg
• B & S GmbH Halle (Saale)
• Handwerkskammer Halle (Saale)

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Investitionen

Gesamt	27.150 Euro (jährlich für die ersten drei Jahre)
Technik (Acht Tablets inklusive Software)	6.000 Euro p.a.
Leasingkosten für die Software (36 Monate 212,12 Euro monatlich)	7.600 Euro p.a.
Datenbanken-Erweiterung	950 Euro p.a.
Wartung und Hotline	5.300 Euro p.a.
Kosten für Schulung (abzüglich Fördermittel von rund 70 Prozent)	7.300 Euro p.a.

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Das Ergebnis

1. Moderne, digitale Prozesse durch eine einzige Software, die die Abwicklung zwischen Fahrern und der Buchhaltung massiv vereinfacht. Inklusive einer Belegübermittlung in Echtzeit. Rechnungen stauen sich nicht mehr, es kommt seltener zum Zahlungsverzug.
2. Präzisere Tourenplanung durch verlässlichere Auskünfte zu verfügbaren Fahrern und Mengen durch Kartendarstellungen (GIS), die mit Fotos angereichert werden.
3. Personalkosten für mindestens eine Sachbearbeiterin gesenkt, da keine Neueinstellung notwendig war, trotz Expansion des Unternehmens.
4. Die Fehlerquoten durch fehlerhafte Rechnungen, falsche Schreibweisen oder unleserliche Namen wurden gesenkt. Es kommt weniger zu Verwechslungen von Hausbesitzern beispielsweise durch die Fahrer nach einmaliger Anlage der Datenbanken und einem Abgleich mit dem jeweiligen Wasserzweckverband.
5. Die Kundenbindung hat sich durch die geschmeidige, digitale Systemabstimmung weiter erhöht. Die Mitarbeiter sind zufriedener, da sie moderne digitale Tätigkeiten ausführen, somit steigt auch die Wertschöpfung ihrer Tätigkeit.
6. Der erste Jahresumsatz ließ sich nach Einführung der Lösung um 3,35 Prozent steigern, das Ergebnis stieg um 1,2 Prozent.

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Fakten zum Betrieb

Branche	Zertifizierter Dienstleister mit Vollservice im Bereich Abfallentsorgung, Industrieservice und Bauleistungen für Betriebe und Kommunen
Gründungsjahr	1992 als Gebäudereinigung
Anzahl Mitarbeiter	105
Anzahl Auszubildende	-
Geschäftsfelder	Abfallentsorgung, Industrieservice, Bauleistungen
Umsatz	-
Bundesland	Sachsen-Anhalt
Kammer	Handwerkskammer Halle (Saale)