Wenn sich das Finanzamt anmeldet Betriebsprüfung: Diese 4 Punkte muss die Prüfungsanordnung erfüllen

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Die Finanzbehörden kündigen die Betriebsprüfung in der Regel schriftlich an. In der sogenannten Prüfungsanordnung finden Unternehmer schon viele Informationen dazu, worum es dem Fiskus geht. Was sich aus dem Schreiben im Vorfeld herauslesen lässt.

Der Betriebsprüfer kann Unterlagen von Vorgängen aus anderen Jahren anfordern. – © DOC RABE Media – stock.adobe.com

Mindestens zwei Wochen vor der Betriebsprüfung kommt Post vom Finanzamt: Die Beamten teilen in der Regel schriftlich mit, wann es losgehen soll und welche Unterlagen über welche Jahre unter die Lupe genommen werden. Unternehmer sollen Zeit haben, sich auf eine so genannte Außenprüfung vorzubereiten. In diesem Moment ist es für Handwerkschefs wichtig, das Prozedere zu kennen und zu wissen, ob und wie sie auf den Ablauf der Prüfung Einfluss nehmen können.

1. Das Schreiben: Diese Inhalte enthält die Prüfungsanordnung

Die so genannte Prüfungsanordnung muss diverse Angaben enthalten:

  • was soll geprüft werden

  • um welchen Prüfungszeitraum wird es sich handeln

  • welche Rechte und Pflichten hat der Unternehmer

  • Angaben zum Finanzamt und ggf. zum Betriebsprüfer, der die Außenprüfung durchführt

  • die rechtlichen Grundlagen der Abgabenordnung auf der die Prüfung basiert

  • der Ort, an dem die Prüfung stattfinden soll Dies ist in der Regel der Betrieb. Sie kann aber auch beim Steuerberater, in den Wohnräumen des Unternehmers oder auch als Amtsprüfung im Finanzamt erfolgen

  • wann die Prüfung beginnen soll – also der Termin.

Falls Angaben fehlen, wird das Schreiben nicht gleich nichtig oder unwirksam. Man kann sich aber gegen die Betriebsprüfung mit einem Einspruch und gegebenenfalls mit einem Antrag auf Aussetzung der Vollziehung wehren – am besten mit dem Steuerberater an der Seite. „Das wird aber sehr selten gemacht und führt in der Regel auch nicht zum Erfolg, sondern eher zu einem schlechten Klima“, sagt Steuerberaterin Evelyn Karstädt von der Kanzlei Ecovis in Ahlbeck. Es müssen schon gravierende Fehler von Seiten des Finanzamts passiert sein, um die Betriebsprüfung aufgrund einer mangelhaften Anordnung zu verschieben.

„Daher sollten die Erfolgsaussichten vorher ausführlich analysiert werden, um sich nicht selbst zu schaden, wenn der Prüfer dann dadurch erst angestachelt wird und noch eifriger sucht“, so Karstädt.

2. Der Termin: Was tun, wenn das Datum nicht passt?

Das Finanzamt sagt in der Prüfungsanordnung, an welchen Tagen die Außenprüfung stattfinden soll. Was aber, falls der Termin für den Handwerkschef so gar nicht passt? „Das Finanzamt lässt häufig mit sich reden, wenn der Unternehmer aus gutem Grund verhindert ist. Oft ruft der Betriebsprüfer vorher sogar persönlich an, um einen gemeinsamen Termin für den Prüfungsbeginn zu vereinbaren“, sagt Steuerberaterin Karstädt. Krankheit, nicht verschiebbarer Urlaub, saisonbedingtes hohes Arbeitsaufkommen oder eine Überlastung des eigenen Steuerberaters können akzeptable Argumente dafür sein, einen neuen Termin zu vereinbaren.

3. Der Zeitraum: Nennung in der Prüfungsanordnung

 In der Prüfungsanordnung steht normalerweise auch, welcher Zeitraum gecheckt werden soll. Das sind üblicherweise drei aufeinanderfolgende Jahre. Diese sind aber nicht starr. So kann der Prüfer die Zeitspanne um ein oder mehrere Jahre nach vorne wie nach hinten ausweiten. Dies kann der Fall sein, falls der Prüfer dafür Gründe wie etwa ein sich über mehrere Jahre erstreckender Sachverhalt findet.

Der Betriebsprüfer kann aber in besonderen Fällen sogar Unterlagen von Vorgängen aus anderen Jahren anfordern.  Er muss den Unternehmer allerdings in der Prüfungsanordnung darüber informieren. Das Finanzgericht Düsseldorf (Az: 13 K 4630/129) hatte entschieden, dass selbst mehr als zehn Jahre zurückliegend noch geprüft werden kann – etwa falls Anhaltspunkte für eine Steuerhinterziehung vorliegen. Dann geht es darum, eine Steuerstraftat aufzudecken. Wichtig: „Eine Erweiterung des Zeitraums kann der Unternehmer anfechten, wenn für die jeweiligen Jahre bereits Steuerfestsetzungen vorliegen und diese sich nicht mehr ändern lassen“, so Steuerberaterin Karstädt.  

4. Der Datenzugriff: Die Finanzverwaltung muss Ort und Umfang mitteilen

In einem Fall vor dem Bundesfinanzhof vom Juni 2021 (Az: VIII R 24/18) hielten die Richter es für rechtswidrig, wenn das Finanzamt pauschal einen Datenträger nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) einfordert.

In dem Verfahren ging es um einen Steuerpflichtigen, der seinen Gewinn im Wege der Einnahmen-Überschussrechnung ermittelte. Das Finanzamt hatte in der Prüfungsanordnung nicht gesagt, welche Daten ausgewertet werden sollten und auch nicht, wo die Betriebsprüfung erfolgen sollte. Das sei ein unbegrenzter Zugriff auf elektronisch gespeicherte Unterlagen und daher rechtswidrig.

Die Expertin:
Evelyn Karstädt von der Kanzlei Ecovis in Ahlbeck
Evelyn Karstädt, Ecovis in Ahlbeck – © ecovis.com

Evelyn Karstädt ist Steuerberaterin bei Ecovis in Ahlbeck. Für das Beratungsunternehmen Ecovis arbeiten in Deutschland rund 2.500 Mitarbeiter in mehr als 100 deutschen Büros sowie weltweit mehr als 9.000 Mitarbeiter in Partnerkanzleien in fast 80 Ländern.