Kontrolle des Finanzamts Betriebsprüfung: Das sind die Schwerpunkte – mit dieser Vorbereitung sind Sie sicher!

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Die Betriebsprüfer der Finanzämter erzielen bei den Kontrollen in den Handwerksbetrieben so hohe Mehreinnahmen wie nie zuvor. Zum Frust der Firmenchefs. Wir analysieren, wie Sie sich und Ihr Unternehmen ideal auf die Prüfer vorbereiten.

Von Eva Neuthinger

Wie weit sich die Gesetze auslegen lassen, erfuhr Handwerksunternehmer Tobias Gregor im rheinischen Alfter nahe Bonn bei seiner ersten Betriebsprüfung. „Wir mussten extrem viele Details zu unserer Geschäftssituation erläutern“, erinnert sich der Tischlermeister. Der Betriebsprüfer stützte die Gewinnprüfung auf Durchschnittswerte der Branche. Das ist durchaus üblich. Die Werte passten aber nicht zur Schreinerei von Tobias Gregor . „Der Mitarbeiter des Finanzamts ging einfach von der maximal möglichen Stundenzahl aus, die unsere Firma mit vier Mitarbeitern hätte leisten können“, so der Handwerkschef. Er wollte eine Steuerlast ermitteln, ohne die Auftragslage zu berücksichtigen. „Er ging davon aus, dass wir das ganze Jahr zum gleichen Stundensatz arbeiten – also selbst wenn wir mit rein bürokratischen Aufgaben beschäftigt waren“, sagt Gregor. Der Finanzbeamte berücksichtigte nicht, dass er als Existenzgründer erst einmal im Markt Fuß fassen musste. „Zum Glück hatten wir sorgfältig alle Belege gesammelt. Damit konnten wir auf eine fundierte Grundlage zurückgreifen“, erinnert sich Gregor.

Kalkulationsgrundlagen und Geschäftsabläufe offen legen

Er legte die Geschäftsabläufe detailliert dar und erklärte, wie in der Firma gearbeitet wird. Der Handwerksmeister reichte diverse Nachweise ein, etwa zum Arbeitseinsatz der Mitarbeiter. Außerdem erläuterte er dem Prüfer seine Kalkulationsgrundlagen. Das alles überzeugte den Prüfer schließlich. „Die gesamte Prüfung zog sich über rund ein halbes Jahr. Das war für uns und auch für unsere Mitarbeiter eine sehr anstrengende und aufregende Zeit. Meine Frau und ich hatten Angst um unsere Existenz,“ sagt Tobias Gregor. Am Ende leistete der Handwerksunternehmer eine Nachzahlung von mehreren Tausend Euro, „weil wir unsere Kassenbuchführung nicht immer tagesaktuell geführt hatten.“

Handwerksunternehmer müssen permanent mit einer Betriebsprüfung rechnen

Das ist kein Einzelfall. Betriebsprüfungen sind häufig mit großem Stress für die Unternehmer verbunden – selbst wenn sie schon mehrere solcher Checks hinter sich haben. Jeder Handwerkschef muss permanent damit rechnen. Nach der aktuellen Statistik des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom November vergangenen Jahres wurden allein 2017 rund 188.000 Betriebe kontrolliert. 13.651 Prüferinnen und Prüfer waren tätig. Sie erzielten ein Mehrergebnis von insgesamt 17,5 Milliarden Euro. Im Bereich sonstige Steuern verdoppelte sich der Betrag fast im Vergleich zum Vorjahr. Der Staat kassierte auch deutlich mehr Zinsen. Das Mehrergebnis beträgt nach Informationen des BMF hier 2,9 Milliarden Euro. Der Grund: Der Zinslauf beginnt 15 Monate nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Steuer entstanden ist. Er endet mit der Wirksamkeit der neuen Steuerfestsetzung durch die Prüfer. Das summiert sich, wenn weit zurückliegende Jahre gecheckt werden.

Insgesamt entfiel der größte Teil der Nachforderungen auf Körperschaftsteuer, mit rund 4,5 Milliarden Euro. Das Ergebnis bei der Gewerbesteuer lag bei 3,8 Milliarden Euro, bei der Einkommensteuer bei rund 2,6 Milliarden Euro. Fehler bei der Umsatzsteuer brachten dem Staat immerhin 1,9 Milliarden Euro.

Zehn Arbeitstage dauert eine Betriebsprüfung

Eine Betriebsprüfung bedeutet momentan also schnell Steuernachzahlungen von mehreren Hundert bis zu vielen Tausend Euro. Sogar sehr kleine Unternehmen waren nach einer Prüfung durchschnittlich mit rund 15.000 Euro belastet, wobei sich die Finanzbeamten meist drei Jahre vornehmen. Besonders engagierte Prüfer stöbern bisweilen so lange, bis sie eine Schwachstelle gefunden haben.

Bei einem kleinen Betrieb kann der Check nach zwei Tagen bereits durch sein. Dann folgt noch eine Besprechung, für die nochmals ein Tag veranschlagt werden kann. Oft dauert die Betriebsprüfung aber auch deutlich länger. Im Schnitt können mittelständische Firmenchefs mit rund zehn Arbeitstagen kalkulieren. Das ist aber nur eine Faustregel. Unterm Strich zeigt das alles: Eine Kontrolle des Finanzamts erweist sich für Unternehmer als Rechnung mit mehreren Unbekannten .

Die Tage der Betriebsprüfung: So verhalten Sie sich richtig

Meist wird eine Prüfung zwei Wochen vorher angekündigt. Genügend Zeit also, um die relevanten Unterlagen und die notwendigen elektronischen Daten zu sortieren. Der Finanzbeamte erhält nur Material, das steuerlich relevant ist. Darüber hinausgehende Notizen und Hinweise speichern Unternehmer besser separat ab. Gefragt sind regelmäßig beispielsweise folgende Details zur Gewinnermittlung:

1. die Buchungsbelege
2. das Kassenbuch
3. alle Arbeitsverträge oder auch Verträge mit Angehörigen
4. die für den Prüfungszeitraum relevanten Fahrtenbücher
5. Darlehens- oder Gesellschaftsverträge.

Wichtig: Meist findet die Betriebsprüfung in der Firma statt. Niemand erwartet, dass der Unternehmer den Prüfer mit Speis und Trank versorgt. Eine Tasse Kaffee gilt jedoch als freundliche Geste. Plätzchen sind schon übertrieben. Ein freundlicher Umgangston sollte für beide Seiten selbstverständlich sein. Falls kein Raum zur Verfügung steht, kann die Betriebsprüfung auch beim Steuerberater ablaufen. Der Finanzbeamte sollte auf jeden Fall einen Ansprechpartner genannt bekommen. Die Mitarbeiter geben besser keine Auskunft, weil sie schnell Falsches sagen könnten. „Unternehmer sollten schon zur Anfangsbesprechung einen Steuerexperten mit ins Boot holen. Der Betriebsprüfer erläutert in dieser Sitzung, wie er vorgehen wird und stellt gegebenenfalls erste kritische Fragen“, sagt Dr. Christine Varga-Zschau, Rechtsanwältin mit Schwerpunkt Steuerstrafrecht der renommierten Kanzlei Rödl & Partner in Nürnberg. Ahnungslose Unternehmer können sich an dieser Stelle um Kopf und Kragen reden.

Die aktuellen Prüfschwerpunkte

Der Steuerberater weiß, worauf die Beamten hinaus wollen. Außerdem kennt er die Schwerpunkte eines solchen Betriebschecks. Neben den individuellen betrieblichen Abläufen werden die Prüfungsschwerpunkte massiv durch den jeweiligen Beamten beeinflusst. Die Finanzämter setzen außerdem unterschiedliche Schwerpunkte. Und die ändern sich auch von Jahr zu Jahr. Dennoch lassen sich Trends ableiten. Momentan nehmen die Fiskaldiener beispielsweise besonders akribisch diese Bereiche unter die Lupe:

Rechnungen

Sobald Unternehmen elektronische Rechnungen versenden oder in Empfang nehmen, unterliegen sie strengen Formvorschriften gegenüber dem Fiskus. Werden diese nicht eingehalten, kann der Fiskus Fehler finden und hohe Nachzahlungen fordern. Zum Beispiel sind elektronische Rechnungen manipulationssicher abzuspeichern – sonst ist Ärger vorprogrammiert.

Rückstellungen

Bei Betriebsprüfungen kommen regelmäßig die Rückstellungen auf den Tisch. Unternehmen bilden diese für ungewisse Verbindlichkeiten. Die Rückstellungen mindern den Gewinn. Deshalb lassen sich damit kräftig Steuern sparen. Tipp: „Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Unternehmer im Vorfeld mit ihrem Steuerberater gut überlegen, in welcher Höhe sie angesetzt werden. Wichtig ist es, die Rückstellungen auch gut begründen zu können“, sagt Varga-Zschau.

Bestände

Anlass für einen kritischen Blick liefern oft die Bestände. Im Prinzip wollen die Fiskaldiener klare Verhältnisse. Die Kriterien, nach denen halbfertige Arbeiten und die Höhe der Bestände bewertet werden, sollen nachvollziehbar sein. „Ein Grund für einen niedrigen Ansatz des Lagers kann beispielsweise sein, wenn sich ähnliche Ware nur über Rabattaktionen mit Nachlass verkaufen lässt,“ so Varga-Zschau. Hintergrund: Bei der Bewertung des Anlage- und Umlaufvermögens haben Unternehmer Spielräume, die der Fiskus nicht zu sehr ausgereizt sehen will. Teilwertabschläge führen immer wieder zu Zoff mit dem Finanzamt. Vorsicht ist geboten. Hier sind bewusst niedrige Ansätze zu wählen.

Geschenke

„Sie erweisen sich oft als ein beliebter Zankapfel“, sagt Varga-Zschau. So dürfen Firmenchefs ihre Geschäftspartner mit Präsenten im Wert von höchstens 35 Euro netto im Jahr beglücken. Zumindest, wenn sie die Aufmerksamkeiten als Betriebsausgaben absetzen wollen. Die Betriebsprüfer gleichen ab, in welchem Verhältnis der Empfänger zu der Firma steht und welche Position er innerhalb des Unternehmens einnimmt. „Der Anlass für das Geschenk sollte penibel vermerkt und nachvollziehbar sein“, rät Varga-Zschau. Bei allzu großzügigen Gaben hegen die Beamten schnell den Verdacht der Korruption – mit der Folge eines Strafverfahrens. „Das kann schon bei Geschenken im Wert von 50 Euro losgehen, falls solche Präsente öfters vorkommen“, so Varga-Zschau. Und sollte den Prüfern etwas auffallen, dann fordern sie auch gerne zu anderen Bereichen Belege und Nachweise an – etwa zu Reisekosten oder zur Bewirtung externer Mitarbeiter.

Geschäftswagen

Bei der Versteuerung des Eigenverbrauches der Pkws wird häufig sehr genau hingesehen. Regelmäßig sind Fahrtenbücher dabei der Zankapfel. Oft werden sie nicht anerkannt, weil Tankbelege oder Werkstattrechnungen gefunden werden, die nicht zum Fahrtenbuch passen. Bei Poolfahrzeugen sind zwingend Fahrtenbücher zu führen. Ansonsten gehen die Beamten automatisch davon aus, dass die private Nutzung nicht versteuert wurde. Im schlimmsten Fall drohen hohe Steuernachzahlungen und ein Steuerstrafverfahren wegen hinterzogener Lohnsteuer.

Bewirtung

Belege sind Pflicht. Die Aufwendungen lassen sich geltend machen, wenn das Finanzamt genau den Anlass, die Teilnehmer und den Umfang der Bewirtung kontrollieren kann. Die Prüfer checken diese Belege meist sehr kritisch. Je mehr Notizen zur betrieblichen Bewirtung vorliegen, desto besser.

Angehörigenverträge

„Unternehmer schließen gern Verträge mit nahen Angehörigen, die ebenfalls Gegenstand einer Betriebsprüfung sein können“, sagt Varga-Zschau. Nicht selten scheitert die steuerliche Anerkennung der Verträge am sogenannten Fremdvergleich. Die Vereinbarungen haben dem zu entsprechen, was zwischen fremden Dritten üblich ist. Zudem müssen sie auch tatsächlich durchgeführt werden. Das Geld fließt also regelmäßig über ein Konto. „Handwerksbetriebe müssen darauf achten, dass die Verträge zivilrechtlich wirksam sind und genauestens eingehalten werden“, so Expertin Varga-Zschau.

Auslandsgeschäfte

Diese erfreuen sich bei Prüfern immer größerer Beliebtheit. Ab einem gewissen Umfang war das zwar schon immer ein Prüfungsschwerpunkt. Das ändert sich aber gerade. Zum einen wird hierfür mehr Personal eingestellt. Zum anderen werden zahlreiche Prüfungen inzwischen ohne spezifische Fachprüfer durchgeführt.

Nachfolge

Noch vor Jahren war es fast undenkbar, dass sich ein Betriebsprüfer mit dem Thema Erbschaftsteuer und Unternehmensbewertung beschäftigt hätte. „Die steigende Zahl an Unternehmensnachfolgen, die komplexeren Bewertungsregelungen, die Quoten zum schädlichen Verwaltungsvermögen und die Überwachung von Haltefristen und Ausgangssummen schlagen sich mittlerweile auch in laufenden Prüfungen nieder“, erklärt Jeannette Olivie, Steuerberaterin bei Ecovis in Berlin. Die Finanzverwaltung hat für erbschaftsteuerliche Sachverhalte sogar Experten ausgebildet, die entweder selbst prüfen oder ihre Kollegen vor Ort unterstützen.

Einlagen

Mitunter leisten Unternehmer Einlagen aus dem Privat- ins Firmenvermögen. Dagegen ist im Prinzip nichts einzuwenden. Heikel wird es allerdings, falls der Firmenchef nur über ein geringes Vermögen verfügt. Dann fragen die Beamten sicherlich nach, woher das Geld kommt. Handwerksunternehmer sollten also sauber die betriebliche von der privaten Sphäre trennen und dies anhand von eindeutigen Belegen gegenüber dem Finanzamt dokumentieren. Das gilt genauso für die privaten Entnahmen. Sie sollten sich im üblichen Rahmen halten.

Wer von Richtwerten des Finanzamts abweicht, sollte das von sich aus erläutern

Genau da liegt oft ein Problem. Denn die Prüfer orientieren sich in allen Bereichen der Unternehmensführung eben an Durchschnittswerten. Den Fiskaldienern liegen ausführliche Tabellen zur Ertrags- und Gewinnsituation sowie zu den einzelnen Kostenpositionen vor. Wer von diesen Richtwerten abweicht, sollte das im Vorfeld von sich aus erläutern. Verzeichnet der Handwerkschef zum Beispiel in einem Jahr einen dramatischen Umsatzeinbruch, lässt sich das mit schlechteren Rahmenbedingungen an seinem Standort begründen, etwa durch Kaufkraftverlust in der Region. Veränderte Kostenstrukturen ergeben sich etwa durch höhere Energieaufwendungen, gestiegene Miete oder viele Reparaturen in einem Jahr.

Mittlerweile kommen auch zunehmend spezielle Fachprüfer und Beamte des Bundeszentralamtes in die Firmen. Sie kennen sich mit den Usancen der jeweiligen Branche gut aus, können also gezielt nach Schwachstellen in der Buchhaltung suchen.

Schlussbesprechungen immer mit Steuerberater durchführen – Ergebnisse schriftlich festhalten!

Schlussbesprechungen bieten eigentlich eine gute Möglichkeit, um Zweifelsfragen zu klären und zu verhandeln. „Da sollte der Steuerberater dann aber unbedingt dabei sein. Denn der Schritt von der Betriebsprüfung zum Steuerstrafverfahren ist recht klein“, so Varga-Zschau. Wenn Fragen nicht zur Zufriedenheit des Prüfers beantwortet werden können und Ungereimtheiten bei den Steuererklärungen nicht nachvollziehbar sind, muss der Finanzbeamte schon weit vor der Abschlussbesprechung die Prüfung unterbrechen. Doch solche Unterbrechungen sind eigentlich nicht vorgesehen. Deshalb sollten Firmenchefs es durchaus ernst nehmen, wenn der Mitarbeiter des Finanzamts sich plötzlich entschuldigt – weil er zum Beispiel krank ist. Oder wenn er einfach nicht mehr kommt. Bei einem Verdacht schaltet er die Bußgeld- und Strafsachenstelle oder die Steuerfahndung ein.

Doch selbst wenn alles perfekt gelaufen ist, sollte der Firmenchef auf keinen Fall auf die Schlussbesprechung verzichten. Es lassen sich daraus Erkenntnisse für die nächste Prüfung ziehen. Wichtig ist es, Beanstandungen schriftlich festzuhalten. Damit der Unternehmer und sein Steuerberater Stellung nehmen können.

Risikofaktoren: Was eine Betriebsprüfung auslösen kann

Das Finanzamt kennt mehrere Anlässe und Problemfelder, die zu einer intensiven Kontrolle veranlassen können. Hier eine Liste von Risikofaktoren, die mit großer Wahrscheinlichkeit einen Check auslösen können.

• Abweichende Zahlen. Einmal im Monat oder alle drei Monate reichen Firmenchefs ihre Umsatzsteuervoranmeldung beim Fiskus ein. Am Ende dann kommt die Umsatzsteuererklärung. Wenn hier Fehler auffallen oder die Steuererklärung nicht plausibel ist, zeigen sich die Beamten kritisch.
• Horrende Umsatzsteuererstattung. Bei hohen Ausgaben gucken die Fiskaldiener genauer hin. Die Belege sollten umfassend vorliegen.
• Verluste in Folge. Wenn mehrere Jahre keine oder weitaus schlechtere Gewinne realisiert werden als zu erwarten, fragen die Beamten konkret nach. Sie wollen wissen, wovon der Firmenchef lebt.
• Starke Schwankungen. Genauso können extrem gute Jahre zu einer Prüfung führen. Auch kapitalintensive Projekte, die zu steuerrelevanten hohen Ausgaben führen, lösen den Check schnell aus.
• Späte Reaktion. Das Finanzamt zeigt sich streng, was die Fristen angeht. Unternehmer, die notorisch ihren Pflichten nicht oder zu spät nachkommen, müssen mit einer Betriebsprüfung rechnen. Jede Nachlässigkeit bei der Abgabe der Steuererklärung oder in puncto Steuerzahlungen rächt sich früher oder später.
• Hohe Nachzahlungen. Wenn bei der vergangenen Betriebsprüfung viel zu beanstanden war, drohen engmaschige Kontrollen.
• Vorliegende Meldungen. Die Finanzämter tauschen sich aus, auch mit anderen Behörden. Unternehmer können aufgrund von Kontrollmitteilungen ins Visier der Prüfer kommen oder bei Verdacht auf Steuerhinterziehung.
• Änderung der Rechtsform. Das Finanzamt will Details kontrollieren, wenn ein Unternehmen seine Rechtsform ändert. Hier sollte der Firmenchef vorab Erläuterungen parat haben und die Situation mit seinem Steuerberater besprechen. Genauso sollte man vorbereitet sein, wenn beispielsweise neue Verträge mit Gesellschaftern unterschrieben werden.
• Losverfahren. Selbst wenn es keinen Anlass gibt und selbst wenn es sich um einen Kleinbetrieb handelt, kann das Finanzamt kontrollieren. Niemand soll sich in Sicherheit wiegen, ohnehin nicht geprüft zu werden. Schätzungsweise drei Prozent der Betriebsprüfungen werden per Losverfahren ausgewählt. Der Fiskus möchte nicht, dass die Unternehmen die nächste Betriebsprüfung berechnen und ihr Verhalten darauf abstimmen. Prüfungen werden also auch unabhängig von der Größe und den Einkünften nach dem Zufallsprinzip durchgeführt.

Das sollten Sie vor der Prüfung tun

Verstärkung sichern, Belege bereitlegen (auch die elektronischen auf dem Rechner), unwichtige Dinge entfernen, Mitarbeiter instruieren, Kaffee kochen: Diese Vorbereitungen sollten Sie unbedingt treffen, wenn eine Betriebsprüfung angekündigt wurde.

• Haben Sie einen Steuerberater mit ins Boot geholt, der sowohl dem Prüfer als auch Ihnen als Unternehmer zur Seite steht?
• Ist er bei der Anfangsbesprechung anwesend? Der Betriebsprüfer erläutert in dieser Sitzung, wie er vorgehen will. Er stellt hier schon kritische Fragen.
• Haben Sie alle Unterlagen parat? Das betrifft insbesondere auch die elektronischen Dateien. Der Finanzbeamte sollte nur solche Daten bekommen, die steuerlich relevant sind.
• Haben Sie entsprechend darüber hinausgehende Notizen und Hinweise aus den Ordnern genommen bzw. sie separat abgespeichert?
• Haben Sie einen Raum für die Prüfung frei gemacht oder geklärt, ob die Prüfung beim Berater stattfindet?
• Haben Sie Ihre Mitarbeiter angewiesen, über Small Talk hinaus nicht mit dem Berater zu sprechen? Er sollte einen Ansprechpartner im Haus haben, der bei Rückfragen zur Verfügung steht.

So wehren Sie sich gegen Verzugszinsen

Unternehmer sind oft auch deshalb mit hohen Steuernachzahlungen belastet, weil der Fiskus einen Zinssatz von sechs Prozent pro Jahr berechnet. Dagegen laufen Steuerexperten und Finanzrichter Sturm. Das sollten Sie jetzt tun:

1. Das Finanzamt kalkuliert mit einem Zinssatz in Höhe von 0,5 Prozent pro Monat. „Sechs Prozent Zinsen gibt es nur noch beim Finanzamt. Die Hälfte ist genug“, plädiert deshalb Reiner Holznagel, Präsident des Bundes der Steuerzahler in Berlin.
2. Darum geht es: Der hohe Zinssatz besteht schon seit mehr als 50 Jahren. Da die allgemeinen Zinsen in den vergangenen Jahren stark gesunken sind, setzt sich der Bund der Steuerzahler für eine Anpassung nach unten ein. „Weil es oft nicht in der Hand der Steuerzahler liegt, wann der Steuerbescheid verschickt oder die Betriebsprüfung abgeschlossen wird, ärgern sich die Steuerzahler über die hohen Zinsen“, so Holznagel.
3. Wie Handwerkschefs reagieren sollten: Vor dem Bundesfinanzhof ist derzeit ein Verfahren dazu anhängig (AZ: III R 25/77). Schon im April vergangenen Jahres hatten die Richter Zweifel angemeldet. Außerdem liegen zwei Verfassungsbeschwerden vor. Für Zeiträume ab dem 1.April 2015 können betroffene Unternehmer daher Aussetzung der Vollziehung beantragen. Die Finanzämter akzeptieren das.