Betriebsprüfung Check im Lohnbüro: Wie Finanzamt und Sozialversicherung die Buchhaltung ins Visier nehmen

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Bei der Gehaltsabrechnung sollten keine Fehler passieren – sonst drohen hohe Nachzahlungen, die Unternehmer oft aus eigener Tasche stemmen müssen. Finanzamt und Sozialversicherung prüfen in der Regel über alle Jahre nach, ob alles ordnungsgemäß gelaufen ist. Was Firmenchefs bei den Terminen zu erwarten haben und wie sie sich vorbereiten.

Von Eva Neuthinger

Wer den Unternehmenserfolg ganzheitlich im Blick behalten möchte, hält die Lohnbuchhaltung auf dem aktuellen Stand – und bleibt jederzeit gewappnet für die Sozialversicherungsprüfung.
Wer den Unternehmenserfolg ganzheitlich im Blick behalten möchte, hält die Lohnbuchhaltung auf dem aktuellen Stand – und bleibt jederzeit gewappnet für die Sozialversicherungsprüfung. – © Yurii – stock.adobe.com

Das eine zieht oft das andere nach sich: Zuerst meldet sich die Lohnsteuerprüfung zum großen Check an – und zeitnah kommt danach die Sozialversicherungsprüfung. „Das macht die Kontrollen für die Behörden effizient, weil sich die Mitarbeitenden der Rentenversicherung am Ergebnis der Lohnsteueraußenprüfung orientieren können“, erklärt Jan Schürmann, promovierter Rechtsanwalt der Kanzlei Mertens & Partner in Hamburg. Im Prinzip geht es jeweils darum, ob Unternehmer die Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge für die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen korrekt abgerechnet haben.

Zur Lohnsteueraußenprüfung:

Die Beamten melden sich schriftlich an. In der Prüfungsanordnung steht dann, welche Jahre geprüft werden und wann der Termin stattfindet. Der Unternehmer muss für diese Zeit alle Lohnunterlagen parat haben. In der Regel stehen eine ganze Reihe Prüffelder regelmäßig auf dem Programm:

  • Zum Beispiel die Spesenabrechnungen: Die Beamten kontrollieren, ob bei Geschäftsreisen die üblichen Pauschalen erstattet wurden oder vielleicht mehr. Bei Letzterem wäre die Leistung in der Regel steuerpflichtig, was hier kontrolliert wird. Falls Fehler passiert sind, müssen Unternehmer wissen: Die Lohnsteuer tragen sie dann zumeist selbst, da man sich das Geld in der Regel eher nicht vom Mitarbeitenden zurückholen kann.
  • Zu Nachzahlungen kommt es auch häufig, wenn Betriebe die Grenzen für lohnsteuerfreie Extras nicht eingehalten haben. Die Leistungen müssen in der Regel zusätzlich zum Lohn gezahlt werden, damit keine Abgaben anfallen. Außerdem ist die Sachbezugsgrenze von 50 Euro im Monat einzuhalten. Zur Erinnerung: Bis 2022 waren es 44 Euro monatlich.
  • Akribisch prüfen die Finanzbeamten auch die Versteuerung der Geschäftswagen. Dann geht es etwa darum, ob der Listenpreis richtig ist und ob auch alle Fahrzeuge im Betrieb, die auch privat im Einsatz sind, korrekt mit dem Finanzamt abgerechnet werden.

Wann die Sozialversicherungsprüfung folgt

Kurz nach der Lohnsteueraußenprüfung folgt dann oft die Sozialversicherungsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung, wobei Unternehmer auch eine zeitgleiche Prüfung beantragen können. Dann geht es darum, inwieweit die Unternehmen ihrer Beitrags- und Meldepflicht zur Sozialversicherung nachkommen. Beanstandungen des Finanzamts haben Auswirkungen auf die Sozialversicherung, weil sich das Beitragsrecht der Sozialversicherung am Einkommensteuerrecht orientiert. „Allerdings kann zum Beispiel auch ein Verdacht auf Schwarzarbeit eine Sozialversicherungsprüfung auslösen“, so Schürmann.  Der Experte kennt Fälle, bei denen eine Anzeige von Nachbarn eine Kontrolle auslöste. Auch wenn die Behörden Anlass haben, von Beitragshinterziehung auszugehen, droht eine solche Prüfung. „Diese findet allerdings durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) und ohne Ankündigung statt“, so Schürmann.

Die Unternehmen erhalten im Fall einer Routineprüfung durch die DRV vier bis sechs Wochen im Voraus ein Ankündigungsschreiben, aus dem auch hervorgeht, welche Dokumente vorliegen müssen. Das werden neben den Lohnunterlagen etwa die Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden sein. „Die Schwerpunkte bei diesen Kontrollen sind seit Jahren mehr oder weniger dieselben, wobei sie auch von der Branche abhängen“, erklärt Rechtsanwalt Schürmann. Die Prüfer kommen ins Haus, oder der Termin findet bei der externen Lohnabrechnungsstelle statt – etwa dem Steuerberater.

Die Beamten prüfen zum Beispiel, ob Scheinselbstständigkeit von Auftragnehmern vorliegen könnte. „Das haben wir beispielsweise häufiger bei Bauhelfern, die dann auf eigene Rechnung mit dem Betrieb abrechnen“, sagt Schürmann. Hier liegt eigentlich „prinzipiell eine abhängige Beschäftigung vor, weil Bauhelfer organisatorisch eingegliedert sind und nicht frei entscheiden können, wann sie arbeiten“, kommentiert Schürmann.

So sehen das die Gerichte. Zum Beispiel hatte das Sozialgericht Dortmund (Aktenzeichen S 34 BA 4/19) zuletzt im Fall eines Bauleiters zu entscheiden, der für seine Tätigkeit vom Auftraggeber 45 Euro netto pro Stunde erhielt. Er setzte kein eigenes Kapital ein, übernahm auch keine Haftung für die Bauleistungen. Er handelte auch keine Preise aus. Damit lag für die Richter eine abhängige Beschäftigung vor.

Hinweis: Um jegliche Zweifel auszuschließen, können Handwerkschefs bei Subunternehmern ein Statusverfahren bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRV) durchführen. Das muss aber innerhalb eines Monats nach Beschäftigungsaufnahme beantragt werden.

Nächster Prüfungsschwerpunkt

  • Auch die Abrechnung der Minijobber und jener, die in der Gleitzone arbeiten, kommt beim Sozialversicherungscheck auf den Tisch. Hier prüfen die Beamten, inwieweit die Verträge mit den geringfügig Beschäftigten eingehalten werden. Außerdem interessieren sich die Prüfenden dafür, ob der Mitarbeitende Mindestlohn erhält – was nicht nur bei Aushilfen relevant werden kann.
  • Ebenso nehmen sich die Prüfer die Aufträge der Werbegrafiker, der Texter oder der Fotografen vor. Hier geht es um die Künstlersozialabgabe. Abgabepflichtig sind Betriebe, die nicht nur gelegentlich einen solchen Auftrag vergeben. Besonders die Kostenstelle Werbung kann Prüfenden Anhaltspunkte geben. Der Unternehmer muss beim großen Sozialversicherungs-Check dazu alle relevanten Rechnungen vorlegen können.
    So unterliegt die Vergütung selbstständiger Fotografen der Künstlersozialabgabe, ebenso wenn ein freier Journalist ein Kundenmagazin oder eine Pressemitteilung formuliert. Die Künstlersozialkasse will auch kassieren, wenn mehrere Jahre hintereinander ein Moderator das Firmenfest eröffnet oder ein Entertainer die Party begleitet. Auf der sicheren Seite sind nur Handwerksunternehmer, die ausschließlich Agenturen beauftragen, die als GmbH oder auch als KGs und OHGs geführt werden. In diesen Fällen muss prinzipiell keine Künstlersozialabgabe gezahlt werden.
  • Dann kommen noch die Bezüge der Gesellschafter-Geschäftsführer: Das Bundessozialgericht hat Anfang 2022 wichtige Entscheidungen getroffen (Az: B 12 KR 37/19 R; B 12 R 19/19 R; B 12 R 20/19 R). Die Selbstständigkeit des Handwerkschefs hängt davon ab, inwieweit die Gesellschaftergeschäftsführer auf die Entwicklung der Firma Einfluss nehmen können und ob sie Entscheidungen, mit denen sie nicht einverstanden sind, verhindern können. In der Regel geht man mehr oder weniger ungeprüft von Selbstständigkeit aus, wenn der Geschäftsführer mindestens 50 Prozent der Anteile hält. Minderheits-Gesellschafter aber brauchen eine qualifizierte Sperrminorität – sie müssen die Unternehmensführung in der Hand halten, umfassend und über alle Unternehmensbereiche.

Checkliste: Was Sie vorab für die Sozialversicherungsprüfung klären sollten

Die Sozialversicherungsprüfung erfolgt über alle Jahre. Anlass genug, permanent auf dem aktuellen Stand zu sein.

  • Sind alle Mitarbeiter – inklusive der Reinigungskraft oder Aushilfen – bei der Krankenkasse oder der Berufsgenossenschaft gemeldet?
  • Liegen für sozialversicherungsfrei Beschäftigte wie etwa Studenten die Immatrikulationsbescheinigungen vor?
  • Sind die Höchstgrenzen für die 450-Euro-Kräfte immer eingehalten, inklusive Weihnachts- oder Urlaubsgeld?
  • Sind die vorgeschriebenen Arbeitstage für Aushilfen eingehalten und dokumentiert?
  • Sind Entgeltumwandlungen zur betrieblichen Altersversorgung korrekt berechnet und beitragsfrei gestellt?
  • Wurden die Mitarbeiter ggf. entsprechend dem geltenden Tarif bezahlt?
  • Verdienen Familienangehörige im Betrieb angemessen, also vergleichbar mit anderen Beschäftigten?

Haben Sie alle Unterlagen vorliegen? Das betrifft zumeist Lohn- und Gehaltskonten inklusive der Aushilfen und Mini-Jobber, Unterlagen zur Versicherungsfreiheit der Mitarbeiter, Anstellungsverträge, Bericht der Lohnsteueraußenprüfung, Hinweise zu Kurzarbeiter-, Schlechtwetter- und Winterausfallgeld, Prüfmitteilungen der Ergebnisse der Sozialversicherungsprüfung vier Jahre zurück.

Checkliste: Lohnsteuerprüfung

Die Betriebsprüfer nehmen sich in der Regel bestimmte Prüffelder auf jeden Fall vor.

  • Angehörigenverträge: Werden die Verträge wie vereinbart durchgeführt? Wird die Familie genauso behandelt wie die gleichgestellten Mitarbeitenden? Halten die Vereinbarungen dem Fremdvergleich stand?
  • Firmenwagen: Wendet der Betrieb für die private Nutzung Fahrtenbücher oder die Ein-Prozent-Methode richtig an? Werden private Fahrten korrekt abgerechnet?
  • Sachbezüge: Werden die Leistungen wie häufig vorgesehen zusätzlich zum Lohn gewährt? Wird die 50-Euro-Grenze eingehalten? Insbesondere Arbeitgeberdarlehen, Kindergartenzuschuss, Hilfen für Versicherungen, stehen auf dem Plan. Sind die Voraussetzungen für die Steuervorteile erfüllt?
  • Aushilfen und Minijobber: Werden die Vorgaben eingehalten wie Mindestlohn, maximale Lohngrenze von 450 Euro im Monat oder maximale Beschäftigungsdauer bei Aushilfen?
  • Reisekostenabrechnungen. Frühstück korrekt abgerechnet? Tagespauschalen eingehalten? Das gilt auch, wenn die Mitarbeiter im Ausland tätig werden? Falls mehr als die vorgesehenen Pauschalen abgerechnet wurden – ist die Lohnsteuer richtig abgeführt bzw. pauschaliert?
  • GmbH Geschäftsführer: Besteht gegebenenfalls Sozialversicherungspflicht aufgrund neuer Urteile? Wurde das gecheckt? Können verdeckte Gewinnausschüttungen ausgeschlossen werden?
  • Betriebsveranstaltungen: Sind alle Belege vorhanden? Wurde die Höchstgrenze von 110 Euro pro Teilnehmer eingehalten? Wurde die Zuwendung andernfalls lohnversteuert?
  • Feiertagszuschläge: Die Mitarbeiter arbeiten mitunter auch an Sonn- und Feiertagen. Erhalten sie dafür steuerbegünstigte Zuschläge?