Schnüffler in der Buchhaltung

Lohnsteuerprüfung – Das Finanzamt durchforstet regelmäßig die Lohnbuchhaltung. Kleine Fehler können den Betrieb richtig teuer kommen. Worauf der Prüfer besonders achtet.

„Das Lohnsteuerrecht steckt voller Fallstricke für Betriebe.“Rita Kuhn, Steuerberaterin in Schweinfurt. – © Kuhn

Schnüffler in der Buchhaltung

Elisabeth Renner kennt die Finanzbürokratie. Als Büroleiterin in der Münchener Bauunternehmung ihres Mannes Michael Renner hatte sie es im vergangenen Jahr gleich mehrfach mit der Behörde zu tun. „Das hat Nerven gekostet“, seufzt Renner. Im März 2009 war zunächst eine Lohnsteuerprüferin vor Ort. Die engagierte Dame durchstöberte die gesamte Lohnbuchhaltung des Betriebes mit 86 Mitarbeitern. „Das Problem war, dass sie keine Branchenkenntnis mitbrachte. Deshalb musste sie sich in unser EDV-System erst einarbeiten.“

Genauso wie Elisabeth Renner trifft es jeden Unternehmer. Denn alle vier Jahre findet turnusmäßig eine Lohnsteuerprüfung statt. Die Tücke: Werden Nachzahlungen fällig, haftet in der Regel der Firmenchef für die Lohnsteuer der Mitarbeiter plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. „Ein kleiner Fehler in der Lohnbuchhaltung kann schon teure Folgen haben“, warnt Steuerberater Thilo Söhngen im westfälischen Wetter. Doch wer sich gut vorbereitet und weiß, worauf die Prüfer besonders achten, kann sich wappnen.

Elisabeth Renner war mit der Prüfung im Ergebnis zufrieden „Die Finanzbeamtin monierte nur steuerfrei ausgezahlte Prämien an drei Mitarbeiter, denen wir 500 Euro zur 20-jährigen Betriebszugehörigkeit geschenkt hatten.“ Mit 25 Prozent musste sie der Betrieb nachversteuern.

Arbeitsverträge werden genau geprüft

„So glimpflich laufen Lonsteuerprüfungen meist nicht ab“, sagt Rita Kuhn, Steuerberaterin der Kanzlei Ecovis in Schweinfurt. „Das Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht ist kompliziert und steckt voller Fallstricke für Betriebe.“

Zum Beispiel bei den Arbeitsverträgen: Da wird etwa ein Mitarbeiter als Selbständiger geführt, obwohl er weisungsgebunden arbeitet und damit Arbeitnehmer ist. Hier begnügt sich das Finanzamt nicht mit dem Wortlaut des Vertrages, sondern prüft, wie dieser in der Praxis umgesetzt wird. Gleiches gilt bei Arbeitsverträgen mit nahen Angehörigen. Sie müssen dem so genannten Fremdvergleich standhalten, also so abgeschlossen sein und umgesetzt werden wie mit einem nicht verwandten Mitarbeiter.

Oder das Thema Spesenabrechnung: Steuerberater Söhngen weiß, wie häufig Unternehmer mehr als die steuerfreien Pauschalen erstatten. Dies fällt bei der nächsten Lohnsteuerprüfung auf. „Entscheidend ist es in jedem Fall, sämtliche Belege und Erklärungen zu den Lohnunterlagen zu nehmen sowie die steuerlichen Pauschalen strikt zu beachten“, so sein Rat.

Renner ist jetzt erst einmal froh, dass sie für die nächsten Jahre ihre Ruhe hat. Vor allem musste sie Geduld aufbringen. Die Lohnsteuerprüferin blieb drei Tage. Ihre Kollegin von der allgemeinen Betriebsprüfung später dreieinhalb Monate.

– harald.klein@handwerk-magazin.de