Auslandsgeschäft Umsatzsteuer-ID: Wie Sie eine falsche Identifikationsnummer auf Rechnungen erkennen

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Bei Geschäften mit Geschäftspartnern im europäischen Binnenmarkt spielt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eine wichtige Rolle. Bei Unregelmäßigkeiten ist Ärger mit dem Finanzamt vorprogrammiert. Deshalb: Prüfen Sie die Umsatzsteuer-ID Ihrer Geschäftspartner vor Leistungserbringung! Das geht kostenlos und recht einfach.

Von Marcus Creutz, Nicole Geffert

Umsatzsteuer-ID prüfen lohnt sich: Unternehmer, die bei Auslandsgeschäften hier ihrer Sorgfaltspflicht nicht nachkommen, riskieren Ärger mit dem Finanzamt und bleiben unter Umständen auf der Umsatzsteuer sitzen. – © denisismagilov – stock.adobe.com

Warum sollte man die Umsatzsteuer-ID seiner Geschäftspartner prüfen?

Voraussetzung für das umsatzsteuerbefreite B2B-Geschäft ist, dass beide Vertragspartner tatsächlich Unternehmer sind. Als Nachweis fürs Finanzamt genügt eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) auf beiden Seiten. Dabei sollte sich der Unternehmer nicht einfach auf die Angabe des Kunden oder Lieferanten verlassen.

Mit einer kostenlosen „qualifizierten Anfrage“ beim Bundeszentralamt für Steuern im Internet kann er feststellen, ob die USt-ID besteht: Unter bzst.de gibt der deutsche Unternehmer seine eigene Identifikationsnummer, das Land des Geschäftspartners und die Identifikationsnummer ein, die ihm dieser genannt hat.

Von dort bekommt er die Bestätigung, ob die Nummer, Name und Geschäftsadresse des Partners stimmen. Wer versäumt, die Umsatzsteuer-ID zu prüfen, riskiert viel Ärger mit dem Finanzamt. Hat der Partner im Ausland keine Identifikationsnummer, weil er kein Unternehmer ist, dann muss der Auftragnehmer das Geschäft erneut abrechnen und die Steuer aus der eigenen Kasse überweisen. Prüfen Sie daher immer als erstes die Umsatzsteuer-ID, bevor Sie ein B2B-Geschäft im europäischen Ausland eingehen.

Hintergründe: Was ist die Umsatzsteuer-ID?

Mit dem Wegfall der Binnengrenzen der EG zum 1. Januar 1993 entfielen auch die Grenzkontrollen und damit die Erhebung der Einfuhrumsatzsteuer. Als Ausgleich hierfür wurde zur Sicherung des Steueraufkommens das sogenannte Umsatzsteuer-Kontrollverfahren entwickelt. Dieses beruht auf einem IT-gestützten Informationsaustausch bestimmter Daten zwischen den Mitgliedstaaten. In diesem Informationsaustauschverfahren kommt der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) eine Schlüsselfunktion zu. Sie dient der korrekten Anwendung von umsatzsteuerlichen Regelungen im europäischen Binnenmarkt. Die USt-IdNr. ist eine eigenständige Nummer, die Unternehmerinnen und Unternehmern zusätzlich zur Steuernummer erteilt wird.

Wofür wird eine solche Identifikationsnummer benötigt?

Unternehmer benötigen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, wenn sie

  • Waren im Inland oder in das übrige Gemeinschaftsgebiet liefern oder
  • aus dem übrigen Gemeinschaftsgebiet erwerben, Lieferungen i.S.d. § 25b Abs. 2 UStG ausführen (innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte),
  • steuerpflichtige sonstige Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG im übrigen Gemeinschaftsgebiet erbringen, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet,
  • oder sonstige Leistungen eines im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmers in Anspruch nehmen.

Wer ist berechtigt, eine Umsatzsteuer-ID zu beantragen?

Antragsberechtigt sind:

  • Unternehmerinnen und Unternehmer im Sinne des § 2 UStG,
  • seit 2017 werden juristische Personen des öffentlichen Rechts nach den Grundsätzen des § 2 UStG beurteilt, aber:
    § 2b UStG regelt hierzu eine Ausnahme, nämlich, dass eine juristische Person des öffentlichen Rechts nur noch dann unternehmerisch tätig ist, wenn sie Tätigkeiten ausübt, die ihr im Rahmen der öffentlichen Gewalt obliegen, wenn es zu keinen größeren Wettbewerbsverzerrungen kommt. Größere Wettbewerbsverzerrungen liegen dann nicht vor, wenn die entsprechenden Tätigkeiten 17.500 Euro nicht übersteigen oder die Umsätze nach § 4 UStG steuerbefreit wären.

Wo kann eine USt-IdNr. beantragt werden?

Für die Beantragung einer USt-IdNr. stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Firmenneugründung
    Bei einer Firmenneugründung kann die Erteilung einer USt-IdNr. direkt beim zuständigen Finanzamt beantragt werden. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, welchen Neugründerinnen bzw. Neugründer bei Ihrem zuständigen Finanzamt einreichen, ist zu diesem Zweck ein entsprechendes Feld anzukreuzen. Dieser Antrag wird, zusammen mit den erforderlichen Angaben über die Erfassung für Zwecke der Umsatzsteuer, an das Bundeszentralamt für Steuern weitergeleitet.
  • Antragstellung über das Internet beim Bundeszentralamt für Steuern unter www.bzst.de
    Dieser Service steht Unternehmern täglich von 05:00 bis 23:00 Uhr zur Verfügung.

  • Schriftlicher Antrag
    Der schriftliche Antrag ist zu richten an das

    Bundeszentralamt für Steuern
    Dienstsitz Saarlouis
    66738 Saarlouis
    Telefon: +49-(0)228-406-0
    poststelle-saarlouis@bzst.bund.de

Was ist Voraussetzung für eine erfolgreiche Vergabe der Umsatzsteuer-ID?

Eine Vergabe der USt-IdNr. durch das Bundeszentralamt für Steuern erfolgt unter der Voraussetzung, dass zum Zeitpunkt der Antragstellung die Unternehmereigenschaft nachgewiesen wird. Dieser Nachweis wird durch Übermittlung der hierfür erforderlichen Daten durch das zuständige Finanzamt an das Bundeszentralamt für Steuern erbracht. Die Datenübermittlung erfolgt in der Regel automatisch mit der Registrierung als Unternehmerin oder Unternehmer.

Wie wird die Umsatzsteuer-ID bekannt gegeben?

Die Bekanntgabe einer neu zugeteilten oder einer bereits bestehenden, gültigen USt-IdNr. erfolgt ausschließlich auf dem Postweg – und zwar grundsätzlich an die Anschrift der jeweils betroffenen Unternehmerin bzw. des Unternehmers. Existiert eine entsprechende Vollmacht, erfolgt die Bekanntgabe an die Bevollmächtigte bzw. den Bevollmächtigten, z. B. eine Steuerberaterin bzw. einen Steuerberater.

Erhält man mehrere Umsatzsteuer-IDs, wenn man mehr als ein Gewerbe betreibt?

Auch dann, wenn Sie mehr als ein Gewerbe betreiben, erhalten Sie für das gesamte Unternehmen nur eine einzige USt-IdNr. (Unternehmereinheit). Das Unternehmen umfasst dabei die gesamte gewerbliche und berufliche Tätigkeit.

Was müssen im Ausland ansässige Unternehmerinnen und Unternehmer beachten?

Im Ausland ansässige Unternehmerinnen und Unternehmer, die noch nicht bei einem deutschen Finanzamt als Unternehmerin oder Unternehmer geführt sind, müssen sich zuerst an das für sie zuständige Finanzamt zum Zwecke der umsatzsteuerlichen Erfassung wenden.

Gilt die Umsatzsteuer-ID auch im privaten Bereich?

Die USt-IdNr. gilt nur für den unternehmerischen Bereich. Für den privaten Bereich erhält man keine USt-IdNr.. Eine für den unternehmerischen Bereich erteilte USt-IdNr. gilt nicht für den privaten Bereich.

Erwirbt beispielsweise eine Unternehmerin oder ein Unternehmer, die bzw. der über eine USt-IdNr. verfügt, Waren bzw. sonstige Leistungen für andere als unternehmerische Zwecke (z. B. als Privatperson im Urlaub), bleiben die Waren oder sonstigen Leistungen mit der ausländischen Umsatzsteuer belastet.

Ist die Beantragung einer Umsatzsteuer-ID kostenpflichtig?

USt-IdNrn. werden ausschließlich vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben. Hierfür entstehen dem Antragsteller keine Kosten.

Was ist zu tun, wenn die Umsatzsteuer-ID ungültig ist, damit Sie wieder gültig wird?

Voraussetzung für die Gültigkeit einer USt-IdNr. ist, dass ein Unternehmen beim zuständigen Finanzamt als Unternehmer im Sinne des § 2 UStG registriert ist. Damit eine ungültige USt-IdNr. wieder gültig gesetzt werden kann, muss beim zuständigen Finanzamt eine solche Registrierung beantragt werden. Diese (Neu-)Registrierung wird dem Bundeszentralamt für Steuern automatisiert übermittelt. Nach erfolgter Übermittlung haben Unternehmer die Möglichkeit, eine aktuelle Mitteilung ihrer USt-IdNr. über den Online-Antrag anzufordern.