Voraussetzungen, Pflichten und Fristen One-Stop-Shop-Verfahren: Umsatzsteuer im EU-Ausland zentral über eine Plattform abführen

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Handwerksunternehmer, die Dienstleistungen und Waren im EU-Ausland anbieten, nutzen das One-Stop-Shop-Verfahren des Bundeszentralamts für Steuern zur Abführung der Umsatzsteuer. Vorteil: Sie entrichten im EU-Ausland fällige Steuer zentral im Inland.

One-Stop-Shop-Verfahren
Umsatzsteuer abführen im EU-Ausland: Ganz einfach über eine Plattform des Bundeszentralamts für Steuern. – © momius – stock.adobe.com

Das neue, freiwillige Verfahren richtet sich an Unternehmer mit Sitz in Deutschland, die Leistungen an Privatpersonen in Mitgliedstaaten der EU erbringen oder Waren dorthin liefern. Das kann etwa der grenznahe Betrieb sein, der Leistungen in Privathaushalten im benachbarten EU-Ausland anbietet oder der Geigenbaumeister, der seine Instrumente online Privatkäufern im EU-Ausland anbietet und sie dann dorthin versendet. Vorteil: Die anfallende Steuer wird elektronisch und zentral für das jeweilige Quartal über das Bundeszentralamt für Steuern ( BZSt) erfasst und quasi in einem Schwung an die Bundeskasse entrichtet.

Interessant für Unternehmer oberhalb der Lieferschwelle

Zum 1. Juli 2021 wurde eine einheitliche Lieferschwelle von 10.000 Euro pro Kalenderjahr für den Verkauf von Waren und Dienstleistungen innerhalb der EU eingeführt. Das heißt, wird dieser Wert überschritten, muss der Unternehmer im jeweiligen Land Umsatzsteuer entrichten, in dem die Dienstleistung erbracht oder in das die Ware geliefert wurde. An dieser Stelle greift das One-Stop-Shop-Verfahren: Unternehmer melden ihre Umsätze zentral an, und begleichen zentral ihre Umsatzsteuerschuld. Das BZSt übernimmt die Verteilung der Steuer an die jeweiligen EU-Staaten. Der Unternehmer muss sich dann nicht in jedem EU-Land separat registrieren und seine Umsätze anmelden, sobald die Lieferschwelle überschritten ist. „Der One-Stop-Shop ist auf jeden Fall sinnvoll, wenn man sich nicht mit unterschiedlichen Fremdsprachen und Anträgen für jedes einzelne Land herumschlagen möchte“, sagt Ecovis-Steuerberater Daniel Frischkorn in Berlin. Er weist außerdem daraufhin, dass sich mit der neuen Lieferschwelle auch die Begrifflichkeiten ändern: „Versandhandel wird zu Fernverkauf und EU-Lieferung wird zu innergemeinschaftlichem Fernverkauf, sofern es sich um Verkäufe an Privatpersonen handelt.“

So funktioniert die Anmeldung beim One-Stop-Shop (die Plattform beim BZSt heißt „Mein BOP“): Zunächst müssen sich Chefs mit ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (für Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der EU) beim Bzst registrieren, sofern sie nicht bereits am Vorgänger-Verfahren „Mini-One-Stop-Shop“ (MOSS) angemeldet waren. Teilnehmer der früheren Lösung werden automatisch überführt. Registrierungsbeginn ist nach Angaben des BZSt grundsätzlich der erste Tag des Kalendervierteljahrs, das der Antragstellung folgt.

Voraussetzung: Umsatzsteueridentifikationsnummer

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann der Unternehmer etwa im Zuge einer Firmenneugründung direkt beim zuständigen Finanzamt beantragen, oder direkt beim Bzst. Folgende Daten halten Chefs für die Anmeldung bereit:

  • Adresse des Finanzamts, das für das Unternehmen zuständig ist
  • Die Steuernummer des Unternehmens
  • Die Rechtsform des Unternehmens
  • Für Einzelunternehmen: Name, Vorname und Geburtsdatum des steuerpflichtigen Unternehmers;
    Für allen anderen Rechtsformen: Name und Anschrift des Unternehmens.
 

Unternehmer können auch einen schriftlichen Antrag an das Bundeszentralamt für Steuern stellen (Anschrift: Dienstsitz Saarlouis, 66738 Saarlouis) mit folgenden Angaben: Name und Anschrift des Antragstellers, die Anschrift des zuständigen Finanzamtes und die Steuernummer des Unternehmens.  

Pflichten für Teilnehmer des One-Stop-Shop-Verfahrens

Das One-Stop-Shop-Verfahren kann freiwillig angewendet werden, allerdings geht der Unternehmer auch gewisse Pflichten ein:

  • etwa die fristgerechte Abgabe der Steuererklärung, (auch wenn im jeweiligen Kalendervierteljahr keine Umsätze erfolgten);
  • die fristgerechte Überweisung der angemeldeten Steuern bis zum Ende des Monats, der auf den Ablauf des Besteuerungszeitraums folgt;
  • die sofortige Änderung der Registrierungsdaten (unter der Rubrik Formulare im Online-Portal des Bzst) spätestens am zehnten Tag des Monats, der auf die Leistungserbringung folgt.
  • Zudem ist der Betrieb angehalten sich von der Sonderregelung unverzüglich abzumelden, wenn keine Leistungen mehr erfolgen oder der Betrieb verlegt oder geschlossen wird.   

Unternehmer, die ihren Pflichten wiederholt nicht oder nicht rechtzeitig nachkommen, schließt das BZSt aus dem Verfahren aus.

Abgabefrist für die elektronische Umsatzsteuererklärung

Die Abgabe der Steuererklärung muss immer bis zum Ende des Monats elektronisch erfolgen, der auf den Ablauf des Besteuerungszeitraums folgt.

  • Für das erste Kalendervierteljahr bis 30. April;
  • Für das zweite Kalendervierteljahr bis 31. Juli;
  • Für das dritte Kalendervierteljahr bis 31. Oktober;
  • Für das vierte Kalendervierteljahr bis 31. Januar des Folgejahres.

Aufbewahrungsfristen und elektronische Verfügbarkeit

Damit BZSt, das zuständige Finanzamt und die zuständigen Behörden der EU-Länder die Zahlungen auf Richtigkeit prüfen können, müssen Umsätze aufgezeichnet, zehn Jahre aufbewahrt und elektronisch zur Verfügung gestellt werden können. Die Registrierung ist nur vor Beginn des Besteuerungszeitraumes möglich, für den der Unternehmer den One-Stop-Shop nutzen möchte. Gut zu wissen: Der Vorsteuerabzug ist über das Verfahren nicht möglich.

One-Stop-Shop-Verfahren: Nachteile und Verbesserungsoptionen

Florian Kostka, Fachberater Anforderungsmanagement bei der Datev, hat sich mit dem One-Stop-Shop-Verfahren intensiv beschäftigt. Sein Resumée kurz nach der Einführung: „Noch sind nicht alle umsatzsteuerlichen Sachverhalte erfasst, daher wird es mit Sicherheit noch Nachbesserungen geben.“ Zum Beispiel sei es noch nicht möglich, Warenverkehr über das One-Stop-Verfahren abzuwickeln, wenn das Lager des inländischen Händlers im Ausland liege und die Lieferung an den Endkunden in dem Land erfolgt, in dem sich das Lager befindet. „Da ist noch Erweiterungsbedarf“, sagt der Fachmann. Auf EU-Ebene sei bereits geplant, das Verfahren noch auszubauen, so sollen künftig auch B2B-Fälle über den One-Stop-Shop erfasst werden können.

Unsicherheiten aus dem Weg räumen: Registierungszeitraum, Anmeldung und Ort der Leistung

Kostka weist darauf hin, dass, wenn Dienstleistungen erbracht werden, der Ort der Leistung ausschlaggebend ist, ob der One-Stop-Shop zur Abführung der Umsatzsteuer im EU-Ausland genutzt werden kann. Auch für Warenlieferungen sind Besonderheiten zu beachten: „Holt etwa der französische Privatkunde die neue Geige beim Geigenbauer in Deutschland ab, dann ist das kein Fall für den One-Stop-Shop, dann muss die Umsatzsteuer in Deutschland direkt im Rahmen der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung deklariert werden“, weiß der Experte. Auch zur Registrierung hält er einige Tipps parat: „Wer das One-Stop-Shop-Verfahren für das vierte Quartal nutzen möchte, muss die Registrierung bis 30. September vornehmen.“ Wer den Zeitpunkt verpasse, dem bleibe nur, sich in jedem Land einzeln zu registrieren und die Umsatzsteuer dort anzumelden, wenn er die L ieferschwelle von 10.000 Euro überschreitet . Dies gilt auch für alle Vorfälle ab 1. Juli 2021.

One-Stop-Shop-Verfahren und Buchhaltungssoftware

Handwerker, die über ihren Steuerberater Rechnungswesen-Programme etwa der Datev nutzen, können davon ausgehen, dass die Funktionalitäten für das One-Stop-Shop-Verfahren implementiert sind. Jeder dafür relevante Buchungssatz enthalte etwa Angaben zu Ursprungsland und Bestimmungsland. Es lasse sich dann ohne Probleme eine Export-Datei erzeugen, die bei „Mein BOP“ hochgeladen werden könne – auf Wunsch über den Steuerberater oder durch den Handwerker selbst. Kostka: „Das ist noch ein etwas umständlicher, nicht medienbruchfreier Prozess, aber noch fehlt die Infrastruktur beim Bundeszentralamt für Steuern, um eine direkte Schnittstellenanbindung zu ermöglichen.“ Auch „Unternehmen online“ der Datev ist über erweiterte interne und externe Schnittstellen für das One-Stop-Verfahren vorbereitet. „Bereits vorhandene, der Buchhaltung vorgelagerte Softwarelösungen (zum Beispiel E-Comerce-Lösungen, Warenwirtschaftssysteme) lassen sich über Datev-Schnittstellen in den Prozess integrieren,“ sagt Kostka. In jedem Fall empfiehlt er Handwerkern, in Fragen zum One-Stop-Shop den Steuerberater anzusprechen oder den Anbieter der jeweiligen Softwarelösung. „In den meisten Fällen gibt es die Lösung bereits, oder sie lässt sich finden.“