Abgabenfreie Zusatzleistungen - die sogenannten steuerfreien Extras - bringen Mitarbeitern mehr als eine Gehaltserhöhung, auch für das Unternehmen sind sie von Vorteil. Welche Benefits Sie Ihrem engagierten Team anbieten können.
Viele Chefs unterstützen ihre Mitarbeiter mit steuerfreien Extras, die eventuell sogar das Gehalt smart aufbessern. Denn sie haben ein berechtigtes Interesse, dass sich Fachkräfte in der Werkstatt, auf der Baustelle oder im Büro wohlfühlen. Vorteil: Das Finanzamt erhebt darauf unter bestimmten Voraussetzungen keine Steuer – anders als bei einer Gehaltserhöhung.
Was genau aber sind steuerfreie Extras? Das können Maßnahmen zur Gesundheitsförderung sein, aber auch der Ersatz von Kinderbetreuungskosten oder Berufskleidung. In manchen Betrieben kommt der Physiotherapeut aufs Werksgelände oder der Unternehmer überweist einen Zuschuss zum Fitness-Studio – vieles geht auch aus steuerlicher Sicht.
Maßnahmen zur Gesundheitsförderung der Mitarbeiter – gut angelegtes Geld
Ziel vieler Maßnahmen ist es, den Krankenstand möglichst niedrig zu halten und gleichzeitig auch qualifizierte Mitarbeiter an die Firma zu binden. Auch wenn das Engagement kostet, es ist gut angelegt und reduziert erwiesenermaßen die Krankheitstage.
So sieht das auch der Fiskus. Deshalb unterstützt das Finanzamt Firmenchefs, wenn sie steuerfreie Extras wie etwa Maßnahmen zur Gesundheitsförderung bezahlen. Beispielsweise gibt es pro Arbeitnehmer für betriebliche Gesundheitsförderung (BGF) nach Paragraf 3 Nr. 34 (EStG) einen Freibetrag von 600 Euro im Jahr, der sowohl steuer- als auch sozialabgabenfrei bleibt. Ebenso können Firmenchefs steuer- und sozialversicherungsfrei einen Zuschuss zu bestimmten Sportkursen geben. Es handelt sich um einen Freibetrag, nicht um eine Freigrenze. Das heißt, nur was darüber hinausgeht, unterliegt der Steuer.
Diese 10 Extraleistungen können Sie Ihren Mitarbeitern anbieten:
Der Chef zahlt mit steuerfreien Extras weniger als bei einer Gehaltserhöhung, der Mitarbeiter profitiert in gleichem Maße. Kein Wunder, dass große Unternehmen neben dem Lohn noch andere Leistungen anbieten, wie eine Studie der Unternehmensberatung WTW (ehemals Towers Watson) ergeben hat. Auch kleine Unternehmen haben den Vorteil erkannt, konzentrieren sich aber primär auf wenige, effektive Kernleistungen, um im Wettbewerb um Talente zu bestehen.
Damit das Finanzamt die steuerfreien Extraleistungen anerkennt, kommt es vor allem darauf an, dass das Unternehmen sie zusätzlich zum Arbeitslohn auszahlt. Vorsicht, Chefs, die stattdessen das Weihnachtsgeld aussetzen, dafür aber steuerfreie Extras anstatt einer Gehaltserhöhung gewähren, bewegen sich auf schwierigem Terrain. Eine Verrechnung oder Umwandlung könnte dazu führen, dass die Zusatzleistungen steuerpflichtig werden.
1. Handy, Smartphone und Co.
Besonders beliebt sind zum Beispiel Diensthandys, die privat genutzt werden. 75 Prozent der befragten Firmen gaben an, ihre Mitarbeiter damit zu versorgen. Arbeitnehmer können das betriebliche Telefon, Handy, Fax oder Internet grundsätzlich lohnsteuerfrei einsetzen. Dies besagt Paragraf 3 Nr. 45 EStG. Es ist sogar erlaubt, dass Mitarbeiter auf einen Teil ihres Arbeitslohns verzichten, um von einem Diensthandy zu profitieren. Es handelt sich dann um eine so genannte Barlohnumwandlung. Auf die Leistung fallen dann keine Steuern an.
Anders gestaltet sich die Sache, wenn der Arbeitgeber einen Zuschuss zum privaten Handyvertrag des Arbeitnehmers bezahlt. Dann ist dies nicht in voller Höhe steuerfrei, sondern auf bestimmte Pauschalen gedeckelt. Ohne Einzelnachweise können Arbeitgeber zum Beispiel maximal 20 Prozent des Rechnungsbetrags, höchstens 20 Euro im Monat steuerfrei ausbezahlen.
2. Sachbezüge
Für Benzingutscheine, Belohnungsessen oder zweckgebundene Gutscheine zum regionalen Einsatz können Chefs jeden Monat pro Mitarbeiter bis zu 50 Euro ausgeben. Dann bleibt die Leistung steuer- und sozialversicherungsfrei. Wer in der Summe der Bezüge allerdings nur einen Cent über den 50 Euro pro Monat liegt, muss nachversteuern. Daher müssen Betriebe bei solchen Sachwerten extrem aufpassen. „Unternehmer können natürlich mehrere steuerfreie Extras nebeneinander anbieten. Es sind dann aber die einzelnen Bestandteile jeweils zu überprüfen, inwieweit sie steuerpflichtig sind“, erklärt Sabine Unkelbach-Tomczak, Rechtsanwältin und Mitglied des geschäftsführenden Ausschusses der Arbeitsgemeinschaft Steuerrecht im Deutschen Anwaltverein (DAV).
Die Mitgliedsbeiträge für Sportvereine oder das Fitness-Center können bis zu 50 Euro im Monat bezahlt werden. Es handelt sich um Sachbezug, die Leistung wird also mit anderen addiert. Die Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen hat ein Schreiben herausgebracht (11. März 2025, S 2334 - 14 - 2025 – 3806) und erläutert, wie sich der Wert berechnet. Maßgeblich ist die Differenz zwischen dem vom Arbeitnehmer gezahlten Preis für den Besuch seines Studios und dem marktüblichen Endpreis. Problem: Der Unterschiedsbetrag ist nicht zu ermitteln, falls die Angebote auf die jeweiligen Firmen individuell zugeschnitten sind. Dann wird auf den Arbeitgeber abgestellt. Es geht darum, was der Arbeitgeber inklusive Umsatzsteuer und Nebenkosten pro Teilnehmer mit dem Studio ausgehandelt hat.
3. Geschenke
Kleine Aufmerksamkeiten wie etwa ein Blumenstrauß oder eine Flasche Sekt aus einem persönlichen Anlass des jeweiligen Mitarbeiters dürfen bis zu 60 Euro im Jahr einschließlich Umsatzsteuer kosten. Bei mehreren Ereignissen dürfen entsprechend mehrere Geschenke gemacht werden. Und: Alles, was weniger als 10 Euro kostet, ist für das Finanzamt irrelevant.
4. Kindergartenzuschuss
Auch die Beiträge für die Kita kann der Handwerkschef bezuschussen. Wenn nicht schulpflichtige Kinder tagsüber betreut werden, kann der Arbeitgeber die Beiträge steuer- und sozialabgabenfrei übernehmen. Die Leistung muss zusätzlich zum Lohn fließen. Es gibt keinen Höchstbetrag, allerdings darf der Zuschuss den Beitrag für den Kindergarten, die Tagesmutter oder die Ganztagspflege nicht übertreffen.
5. Krankheit
Bis zu 600 Euro im Jahr dürfen Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei für die betriebliche Gesundheitsförderung pro Mitarbeiter investieren. Der Arbeitgeber kann beispielsweise zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn Kurse etwa zu Bewegung oder zu Ernährung, zu Suchtvorsorge und zu Stressbewältigung finanzieren, wenn sie nach den Vorgaben der gesetzlichen Krankenkassen zertifiziert sind. Die 600 Euro sind ein Freibetrag, keine Freigrenze. Übersteigt die Leistung den Wert, wird der darüber hinausgehende Anteil steuerpflichtig.
6. Bildschirmbrille
Manche Mitarbeiter brauchen für die Arbeit am Computer oft eine spezielle Brille. Soweit ein Augenarzt bescheinigt, dass diese notwendig ist, kann der Chef die Kosten abgabenfrei übernehmen.
7. Massagen
Werden im Betrieb Massagen angeboten und dienen der Vorbeugung berufsbedingter Probleme, sind sie steuer- und sozialabgabenfrei. Der Chef muss nachweisen, dass die Maßnahme betriebsfunktionalen Zielen wie der Senkung des Krankenstands dient.
8. Rabatt
Unternehmer können einen Rabattfreibetrag in Höhe von jährlich bis zu 1080 Euro gewähren. Der Wertansatz beträgt mindestens 96 Prozent des üblichen Endverkaufspreises. Mitarbeiter können bis zu dieser Höhe günstiger als die Kunden bei ihrem Arbeitgeber einkaufen.
9. Berufskleidung
T-Shirt mit Firmenemblem oder Arbeitsschutz-Schuhe können Arbeitgeber abgabenfrei ersetzen, und zwar auch, wenn die Kleidung Eigentum der Mitarbeiter ist. Das kann sogar bar erfolgen, falls der Chef vertraglich oder aufgrund von gesetzlichen Vorschriften dazu verpflichtet ist, die Sachen zu bezahlen.
10. Darlehen
Wer als Arbeitnehmer Finanzierungsprobleme hat, freut sich über ein Darlehen vom Betrieb. Bei Krediten in Höhe von bis zu 2600 Euro bleiben vergünstigte oder erlassene Zinsen steuer- und sozialabgabenfrei.