Steuerehrlichkeit Tax Compliance und Steuer-IKS: Knowhow für Chefs

Um ein effizientes Steuer-IKS im Betrieb aufzubauen, sollten Handwerksunternehmer das Spielfeld überblicken. Was Sie zur Regelkonformität wissen müssen.

Steuerunterlage, Betriebsprüfung, Tax Compliance
Ob die Einhaltung steuerlicher Fristen, die Benennung von Verantwortlichen oder die Dokumentation diverser Arbeitsschritte - auch das kann Teil eines Steuer-IKS sein. - © Jakkapant - adobe.stock.com

Mit der Digitalisierung gewinnt das Thema Steuerehrlichkeit an Bedeutung. Weil die Finanzverwaltungen ihre Prozesse automatisieren werden Unregelmäßigkeiten deutlich schneller sichtbar. Aber was bedeutet Tax Compliance in der Praxis? Firmen, die sich Tax Compliance auf die Fahnen geschrieben haben, bekennen sich dazu, steuerliche Gesetze und Richtlinien einzuhalten (aus dem Englischen: Tax heißt Steuern, Compliance Regeltreue). Sie dokumentieren Prozesse im Unternehmen und sorgen damit für Transparenz. Das tun sie, um Haftungs- und Strafrisiken gegenüber dem Fiskus zu minimieren. Um dieses Ziel zu erreichen, arbeiten sie mit einem internen Kontrollsystem – dem Steuer-IKS.

Wie sich ein Steuer-IKS definiert

Ein steuerliches innerbetriebliches Kontrollsystem – kurz Steuer-IKS – ist ein auf die Einhaltung steuerlicher Vorschriften gerichtetes System. Es besteht aus einzelnen, aufeinander abgestimmten Bearbeitungs- und Kontrollschritten. Das Ziel eines solchen Systems ist es, Fehler zu vermeiden, aufzudecken und damit Risiken zu minimieren. Es beinhaltet alle Maßnahmen, die dazu dienen, die steuerlichen Pflichten einzuhalten.

Wieso das Finanzamt ein Steuer-IKS positiv wertet

Der Unternehmer zeigt dem Betriebsprüfer mit einem Steuer-IKS, dass er sich seiner steuerlichen Pflichten bewusst ist und sich dafür engagiert, diese einzuhalten. Er belegt, dass er Maßnahmen eingeführt hat, um seine Pflichten termingerecht und korrekt zu erfüllen. Er kann so dem Vorwurf der Leichtfertigkeit oder sogar vorsätzlichen Steuerhinterziehung entgegen wirken. Im Umkehrschluss heißt das: Wurde kein Steuer-IKS eingeführt, kann sich dies bei Fehlern im Zusammenhang mit den steuerlichen Pflichten negativ auswirken.

Diese Prozesse sind besonders risikobehaftet

Wenn Steuererklärungen nicht fristgerecht abgegeben werden, fällt dem Fiskus das sofort auf. Deshalb dient ein Steuer-IKS wesentlich dazu, steuerliche Fristen einzuhalten. Das betrifft beispielsweise die Lohnsteueranmeldungen. Im Bereich der Lohnsteuer sind typischerweise Bewirtung, Fortbildungs- oder Weiterbildungsmaßnahmen, Reisekosten, Pkw-Nutzung, Betriebsveranstaltungen, steuerfreie Extras oder Beschäftigung von Subunternehmern sowie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit. Eine Risikoanalyse dient hier der Identifizierung der betrieblichen Schwachstellen.

Bei der Umsatzsteuer geht es darum, unzutreffend gebuchte, abgerechnete oder erklärte Umsatzsteuer zu vermeiden. Denn dies führt zu Steuernachzahlungen, im Zweifel verbunden mit Zinsrisiken. Beispielsweise müssen Zahlungen zeitlich richtig abgegrenzt sein und die Umsatzsteuervorauszahlungen richtig deklariert sein. Die Bemessungsgrundlagen sind mitunter falsch berechnet, der Steuersatz falsch ermittelt.

Gesetzliche Grundlagen für die Einführung eines Steuer-IKS

Doch wieso reden alle davon, gibt es eine gesetzliche Grundlage für die Einführung eines Steuer-IKS? Zu beachten ist der Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums vom 23. Mai 2016, der sich auf den Paragrafen 153 der Abgabenordnung bezieht. Auch die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) bezeichnen die Einhaltung der steuerlichen Regeln als Steuer-IKS. Das System bildet die in den GoBD geforderten Maßnahmen zur Kontrolle der ordnungsgemäßen Buchführung, zur digitalen Betriebsprüfung sowie zur Verfahrensdokumentation ab. Eine Pflicht zur Einführung eines Steuer-IKS besteht nicht.

Effektive Kontrolle: Diese Fragen helfen Ihnen

Diese Leitfragen können bei der Einrichtung von Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen helfen. Darauf weisen der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) in Kooperation mit der Bundessteuerberaterkammer in ihrer neuen Broschüre Tax Compliance für Handwerksbetriebe hin.

  1. Welche Prozesse, Maßnahmen und Berichte werden von wem, wie, bis wann umgesetzt?
  2. Sind dafür alle benötigten Ressourcen vorhanden?
  3. Wurden die Verantwortlichkeiten auch über die Einführung hinaus festgelegt?
  4. Werden die Mitarbeiter permanent weiter informiert?
  5. Wer stellt fest, ob die Prozesse, Maßnahmen und Berichte wie gefordert umgesetzt wurden und dauerhaft beachtet werden?
  6. Wie unterstützt in diesem Zusammenhand der Steuerberater?
  7. Welche IT-Schnittstellen bestehen zum Steuerberater?
  8. Werden die einzelnen Schritte und Maßnahmen innerhalb des Compliance-Systems schriftlich dokumentiert?
  9. Liegen also Checklisten, Arbeitsanweisungen, Ausgangskontrollen, Protokolle und Schulungsunterlagen sowie Anweisungen von Verantwortlichkeiten vor?
  10. Sind die erforderlichen Unterlagen permanent verfügbar, falls eine Betriebsprüfung avisiert wird?

Ist ein Steuer-IKS als Software zu haben?

Einige Softwarehersteller bieten Steuer-IKS als Komplettlösung an. In der Regel sind dies aber Programme für große Unternehmen mit Buchhaltungsabteilungen. Sie bieten Workshops für die Unternehmen zur Einführung eines Tax Compliance Systems an. Darüber hinaus können die Handwerkskammern Ansprechpartner sein, die Unternehmen in betriebswirtschaftlichen Fragen unterstützen und Unternehmensberater, die sich auf das Thema Regelkonformität bzw. Compliance spezialisiert haben.

Wie findet man die passende Software-Lösung und den geeigneten Hersteller für sein Unternehmen?

Im ersten Schritt sollten Handwerkschefs für sich klären, welche Anforderungen sie an die Software stellen: Welche Funktionen soll sie erfüllen? Wichtig ist es, den Anbieter nach Referenzen zu fragen. Der Hersteller sollte darlegen können, dass er die Software möglichst schon in Kollegenbetrieben eingeführt hat. Bestehen Sie auf einfacher und schneller Bedienbarkeit, damit die Mitarbeiter ohne aufwendige Schulungen damit arbeiten können. Die Software sollte über eine offene Software-Architektur verfügen und sich bei Bedarf im Betrieb anbinden lassen.

Können Software-Lösungen verschiedener Hersteller kombiniert werden?

Handwerksunternehmer arbeiten in der Regel mit diversen steuerlich relevanten Programmen unterschiedlicher Hersteller, wie etwa zur Lohnbuchhaltung, zur Buchführung oder auch zur Kassenführung. Bei der Einführung eines IKS wird es auch darum gehen, mögliche Verknüpfungen und Schnittstellen zu nutzen und zu dokumentieren. Wer mit dem Steuerberater zusammen arbeitet, ist hier im Vorteil. Die Kanzleien sind in der Lage, mit dem Unternehmer auf sicherem Wege Daten auszutauschen und direkt auf diese zuzugreifen.

Nichts desto trotz: Durch die Verkettung von IT-Systemen und Software können Schnittstellenrisiken entstehen. Zum Beispiel verlangen Buchhaltungsprogramme eine Festschreibung, um nicht dokumentierte Veränderungen der Daten auszuschließen. Fehler im System führen zu Fehlern gegenüber dem Finanzamt. Deshalb sollten Unternehmer derartige Schnittstellensysteme in ihrem Betrieb ermitteln und gegebenenfalls optimieren.