Büroorganisation, Datenschutz, Digitale Belege, Digitalisierung, E-Rechnung und Frauen im Handwerk
Das Handwerk ächzt unter der Bürokratie - immer noch. Die Unternehmerfrauen im Handwerk haben gefragt: Wie skurril sind die Auflagen? Und welche können weg? Welche Maßnahmen würden die Betriebe entlasten. Hier sind die Antworten der Handwerkerfrauen.
Vielleicht hat das Ausfüllen des aktuellen Fragebogens der Unternehmerfrauen im Handwerk (UFH) Spaß gemacht. Das Lesen der Antworten hat zumindest zu ungläubiger Erheiterung geführt. Auf die Frage nach der kuriosesten Bürokratieauflage wurde oft die DSGVO im Ganzen genannt. Aber beispielsweise auch "der Antrag auf Sondernutzung öffentlichen Luftraums für ein Baustellenkabel über einer Straße" und „das Herstellen von Flugschneisen für Fledermauskästen.“ Im unten stehenden Kasten lesen Sie mehr.
Immerhin 46 Betriebe beteiligten sich an der Umfrage „Bürokratie – wie viel ist sinnvoll und machbar? Ernüchterndes Ergebnis: Nicht ein einziger der Teilnehmenden hat in den vergangenen fünf Jahren eine Entlastung bei der Bürokratie erlebt. Das ist eine dringende Handlungsaufforderung an die Politik.
Entlastung jetzt – gleichgültig wo
Insgesamt wurden die Fülle der Auflagen und die damit einhergehenden Fallstricke bemängelt. Mehr als zehn Prozent der Arbeitszeit in der Verwaltung wird bei 30 Betrieben für die Erfüllung von Bürokratieauflagen verwendet. Insbesondere für kleinere Handwerksbetriebe sei dieser Umfang nicht handhabbar.
Den größten Abbaubedarf sehen die Betriebe bei den Dokumentationspflichten und beim Datenschutz. Aber auch die Gewerbeabfallverordnung gehört entrümpelt, finden die Teilnehmer.
Welche Maßnahmen helfen würden, ist den Betrieben sonnenklar: Die DSGVO gehöre abgespeckt, die Freistellungsbescheinigung und der Nachweis der Steuerschuldnerschaft abgeschafft und Angebote an Ämter sollten nicht mehr per Mail und zusätzlich per Post geschickt werden müssen – denn digital reiche aus. Zudem sei dies umweltfreundlicher und schneller. Auch die Verlängerung der Gültigkeit von Bescheinigungen würde die Betriebe entlasten.
In welchem Bereich ist Bürokratieabbau am notwendigsten?
| Bereich | Prozent |
|---|---|
| Datenschutz | 26 |
| Dokumentationspflichten zum Arbeitsschutz | 33 |
| Ausschreibungen | 20 |
| Informationspflicht gegenüber Verbrauchern | 22 |
| Aussteuerung oder Kündigung Mitarbeitender | 10 |
| Jahres- bzw. Monatsmeldungen an Finanzamt/Berufsgenossenschaft | 16 |
| Baustellenbescheinigung für Auftraggeber | 13 |
| Gewerbeabfallverordnung | 23 |
Wie hoch schätzen Sie prozentual die Zeit ein, die Sie jährlich aktuell insgesamt für Bürokratiepflichten aufwenden?
Bürokratieauflagen: Können die weg?
Die UFH wollten zudem wissen, welche drei Bürokratieauflagen den Unternehmern am überflüssigsten erscheinen. Hier sind die am häufigsten genannten:
- Die DSGVO ist für fast alle Handwerksbetriebe ein Monsterwerk mit objektiv unerfüllbaren Auflagen. Die Unternehmer und Unternehmerinnen können sie nur in abgespeckter Form handhaben.
- Beim Arbeitsschutz gilt: Die grundsätzliche Prüfung aller beweglichen Elektrogeräte jährlich (sogar für Neugeräte!) gehört, nach Meinung der Umfrageteilnehmer gestrichen. Der Kostenfaktor stehe nicht in Relation zum Ertrag.
- Die Verfahrensdokumentation sei für kleine Handwerksbetriebe vollkommen überflüssig. Es müssten Nachweis über jegliche Änderungen in neuen Versionsdokumenten erbracht werden. Diese Regelung gehöre gestrichen.
- Oft genannt wurden auch die Formvorschriften für beantragte Fördermittel. Denn: "Für die Bearbeitung von Fördermitteln werden dpppelte bis dreifache Nachweise bei einzelnen Tranchen gefordert, obzwar die Positionen im genehmigten Förderantrag bereits enthalten sind. Dies erfolge a) in Schriftform, b) als Überweisungsbeleg und c) im Original-Bankauszug." Aufgrund der Digitalisierung sei die Einreichung des Bankauszuges mit Angabe der jeweiligen Investition vollkommen ausreichend.
- "Eine Rechnung enthält die AUSGESCHRIEBENE Leistung (60 Quadratmeter Sockelleisten für die Räume 14-15) und es wird ZUSÄTZLICH zur Rechnung ein Aufmass gefordert, auf dem dann gelistet sein muss: 30 Quadratmeter Sockelleisten in Raum 14, 30 Quadratmeter Sockelleisten in Raum 15." Das sei völlig überflüssiger Unsinn und verursache unnötige Kosten.
- "Bon ausdrucken und dann wegwerfen, weil kein Kunde ihn haben möchte."
Nennen Sie Ihre kurioseste Bürokratieauflage
- „Flugschneisen für Fledermauskästen herstellen“
- „3 Mal Personalfragebögen erstellen für einen Schnupperer“
- „Dokumentation von Abfallmengen“
- „Dass Lehm plötzlich Sonderabfall ist, ist der größte Bürokratiewitz seit meiner Ausbildung“
- „Belegausgabepflicht in Bäckereien“
- „Verpflichtendes betriebliches Arbeitsschutzkonzept für Schwangere, obwohl keine Frau im gebärfähigen Alter im Unternehmen ist“
- „Datenschutzkonforme Vernichtung von 3G-Nachweisen“
- "Wir haben ein Angebot für eine vom Amt angefragte Leistung abgegeben. Später wurde diese Leistung, auf Anfrage nach Durchführung, von derselben Verwaltung nicht gestattet."
- „Dokumentationsunterlagen mussten beim Amt in einem DIN-A4-Ordner abgegeben werden, dessen Marke, Modell, Rückenschild mit Schriftart und Größe vorgeschrieben waren."
- Erneute Zustellung eines Mahnbescheides gegen nicht zahlende Kunden an neue Adresse ist NUR per Brief beim Gericht beantragbar. Das Gericht hat per Fax und gescannter Mail 3x schriftlich abgelehnt, den Mahnbescheid an die neue Adresse zu schicken. Es hat den Postweg gefordert, da im Gericht nur Briefe digitalisierbar seien.
- "Das Vorhalten JEDER Belehrung und unterschriebenen JÄHRLICHEN Folgebelehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz pro MitarbeiterIn pro Filiale (jährlicher Kopierwahnsinn)."
Bürokratie: Verbesserungsvorschläge aus dem Handwerk
Viele Verbesserungsvorschläge betreffen die DSGVO. Eine große Entlastung könne sein, wenn die Vernichtungspflicht nach 10 Jahren aufgehoben würde. Denn theoretisch muss jeder Datenträger durchsucht werden und entsprechende Dokumente gelöscht werden. "Zur Sicherheit hat man ja mehrere Datenträger, wegen der Aufbewahrungspflicht gegenüber den Behörden. Die komplette Datenorganisation allein schon wegen der DSGVO halte ich für überflüssig bei Handwerksbetrieben - wir treiben ja keinen Handel mit Daten", sagt eine Teilnehmerin der Umfrage.
Der Arbeitsschutz ist besonders wichtig. Doch die Dokumentation nehme so viel Zeit in Anspruch, dass die Betriebe einen externen Arbeitsschutzbeauftragten bestellt haben - der kostet wieder enorm viel Geld. Vorschlag: Im Anstellungsvertrag solle ein Zusatz zur Einhaltung des Arbeitsschutzgesetzes stehen, der für beide Seiten dauerhaft bindend sei.
Auch sollten Vordrucke für die Gefährdungsbeurteilungen (die ja pro Maschine gleich sind) von der Behörde zur Verfügung gestellt werden. Gleiches gelte für die Betriebsanweisung - das wäre eine erhebliche Vereinfachung.
Und noch eine Idee: Informationspflichten zum Verbraucherschutz könnten entfallen, wenn diese in die VOB aufgenommen würden. Dann genüge ein Hinweis darauf.