Unterlagen bis 2011 und 2015 Aufbewahrungsfristen: Diese Dokumente dürfen Sie 2022 vernichten

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Pünktlich zum Jahresbeginn stehen wieder viele Unternehmer vor der Frage: Welche Unterlagen kann ich dem Reißwolf übergeben und welche Dateien unwiderruflich löschen? handwerk magazin und das Softwarebüro Krekeler geben die Antwort.

Schredder
Die Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen sind gesetzlich festgeschrieben und liegen zwischen sechs und zehn Jahren. Danach kann vernichtet werden. – © LoloStock – stock.adobe.com

Grundsätzlich gilt, dass Geschäfts- oder Buchhaltungsunterlagen, egal ob elektronisch oder auf Papier, über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Die Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen sind gesetzlich festgeschrieben und liegen zwischen 6 und 10 Jahren.

Im Einzelnen bedeutet dies, dass Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen 10 Jahre und Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen 6 Jahre archiviert werden müssen. Unterlagen wie Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte dagegen sind nicht aufbewahrungspflichtig. Solche Papiere können nach eigenem Ermessen und bei Bedarf vernichtet werden. Nachfolgend ein Überblick über die wichtigsten Fristen. Die vollständie Liste der Aufbewahrungsfristen finden Sie hier.

Diese Unterlagen mit 6-jähriger Aufbewahrungszeit können Sie vernichten (Auszug):

Folgende Unterlagen, die im Jahr 2015 oder früher erstellt wurden, dürfen Sie nun dem Reißwolf übergeben oder unwiderruflich löschen:

  • Handelsbriefe
  • Einfuhrunterlagen
  • Exportunterlagen
  • Doppelbesteuerungsunterlagen
  • Dauerauftragsunterlagen
  • An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen
  • Bankbürgschaften
  • Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben (solche, die nicht zum Auftrag geführt haben, können sofort vernichtet werden)
  • Schriftwechsel und Geschäftsbriefe
  • Versicherungspolicen
  • Depotauszüge
  • Betriebsprüfungsberichte
  • Kreditunterlagen (Korrespondenz)
  • Kurzarbeitergeldlisten- und Anträge
  • Leasingunterlagen
  • Mahnvorgänge, Mahnbescheide
  • Tansportschadenunterlagen
  • Unfallversicherungsunterlagen
  • Verträge (nach Vertragsende, soweit kein Buchungsbeleg)

Diese Unterlagen mit 10-jähriger Aufbewahrungszeit können Sie vernichten (Auszug):

Folgende Unterlagen, die im Jahr 2011 oder früher erstellt wurden, können Sie ebenfalls vernichten:

  • Preislisten
  • Kassenzettel
  • Jahresabschlusserklärungen
  • Geschäftsberichte
  • Gehaltslisten
  • Ausgangs- und Eingangsrechnungen
  • Quittungen
  • Kontoauszüge
  • Bilanzunterlagen
  • Kassenberichte
  • Kreditunterlagen (Buchungsbelege)
  • Steuerunterlagen
  • Spendenbescheinigungen
  • Lieferscheine
  • Inkassobücher, -karteien, -quittungen
  • Inventare
  • Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften
  • Reisekostenabrechnungen
  • Telefonkostennachweise
  • Überstundenlisten
  • Wareneingangs- und -ausgangsbücher
  • Werbekostenbelege
  • Zahlungsanweisungen
  • Zinsabrechnungen
  • Zollbelege
Bürokratieentlastungsgesetz III: Verkürzte Aufbewahrungsfristen noch nicht relevant

Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz III reicht es künftig aus, wenn der Steuerpflichtige 5 Jahre statt 10 Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung einen Datenträger mit gespeicherten Steuerunterlagen vorhält. Dies wird laut „Haufe“-Informationen in § 147 Abs. 6 S. 6 AO und im Einführungsgesetz zur Abgabenordnung Art. 97, § 19b Abs. 2 AGAO geregelt. Die Neuregelung gilt allerdings nur für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1. Januar 2020 beginnt. Somit ist diese Neuregelung im Jahr 2022 noch nicht relevant.

Fristen beginnen stets mit Schluss des Kalenderjahres

„Bei der Berechnung der Aufbewahrungsfristen sollten Unternehmer bedenken, dass die Frist stets mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem in einem Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist oder Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen wurden, beginnt“, macht Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler in Königs Wusterhausen aufmerksam, und verdeutlicht anhand eines Beispiels: „Wenn 2008 die letzte Buchung für 2006 gemacht und der Jahresabschluss erstellt wurde, können zum 1. Januar 2019 erst diese Unterlagen aus dem Jahr 2006 vernichtet werden.“