Serie New Work, 2. Folge Kommunikation im Betrieb: ­Schluss mit der Chefansage – warum Austausch auf Augenhöhe so wichtig ist

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Die Termine drücken und das Team muss funktionieren? Je größer der Stress, desto wichtiger ist ein Austausch auf Augenhöhe. Denn ständige Ansagen demotivieren, vermiesen die Stimmung und blockieren Prozesse. Wie Sie mit regelmäßiger Kommunikation Abläufe und Teamzufriedenheit verbessern.

Jörg Julius Kapune
Jörg Julius Kapune, Inhaber von Julius Möbel in Overath, redet mit seinem Team offen über Planzahlen und Kalkulationen, das motiviert und spornt an. – © Markus J. Feger

Die Emotionen mussten raus bei Jörg Julius Kapune: „Noch vor wenigen Jahren habe ich manchmal vor Wut einen der Möbelböcke in der Werkstatt zur Seite gekickt“, erinnert sich der Gründer von Julius Möbel in Overath. Neun Mitarbeiter hat der Tischlermeister damals allein ohne Sekretärin geführt. Oder besser gesagt: zu führen versucht. Denn kaum jemand nahm ihn mehr ernst und durch den offen zur Schau gestellten Frust kippte nicht nur die Stimmung im Team, auch die Fehl­zeiten gingen nach oben. Für den Unternehmer ein klares Indiz dafür, seinen Führungsstil zu überdenken: „Als Chef musst du Ruhe und Souveränität ausstrahlen, das überträgt sich dann auch auf die Mitarbeiter.“

Teambildung durch Reden

Doch wie schafft man es als leidenschaftlicher und emotionaler Unternehmer, aus einer leicht genervten und verunsicherten Truppe ein Team zu formen, das mit Spaß und Engagement die Auf­träge bearbeitet? Kapunes Erfolgsformel „einfach offen und regelmäßig miteinander reden“ klingt zwar fast banal, dahinter steckt jedoch weitaus mehr als die monatlichen Mitarbeiterbesprechungen, die wöchentlichen Gesprächsrunden mit den Projektleitern oder die ausführlichen Jahres- und Personalgespräche mit jedem Teammitglied.

Mitarbeiter mit einbeziehen

So spricht Kapune offen mit seinem Team über die Planzahlen für das Jahr und bezieht die Mitarbeiter bei der Auftragskalkulation mit ein. Schließlich wüssten die besser als er, wie lange sie für eine Aufgabe brauchen. Bei jungen oder neuen Kollegen mit wenig Erfahrung werden dann auch mal vier oder fünf Stunden mehr eingeplant. Das reduziert den Druck und für den Betrieb rechnet es sich nach Aussage des Tischlermeisters immer noch.

Wertschätzung für gute Ideen

Damit jeder seinen Platz im inzwischen auf 24 Mitarbeiter angewachsenen Team finden kann, hat Jörg Julius Kapune mithilfe der Handwerkskammer Köln eine Stärken-Schwächen-Analyse für jeden Mitarbeiter erstellt, die er 2022 weiter ausbauen will. Dabei legt der Unternehmer großen Wert darauf, dass sich die Mitarbeiter mit ihren Ideen einbringen: „Da reagiere ich schnell darauf und unterstütze gerne bei der Umsetzung.“ Wer sich besonders engagiert und einbringt, erhält neben dem persönlichen Lob vom Chef auch mal einen Gutschein zum Essen oder eine kleine finanzielle Zuwendung. Mit schriftlichen Lobkärtchen, die sich die Mitarbeiter gegenseitig gerne auf ihre Arbeitsplätze legen, können die Mitarbeiter auch ihre Wertschätzung für die Leistung des Kollegen ausdrücken. Ein, wie Kapune einräumt, im Handwerk eher ungewöhnlicher Weg, der jedoch für ihn und sein Team perfekt funktioniert.

Firmenwerte offen diskutieren und einhalten

Um die vielen kleinen Alltagsauf­gaben und Verantwortlichkeiten für alle nachvollziehbar zu dokumentieren gibt es ein betriebsinternes Regelbuch, dessen Vorgaben jeder Mitarbeiter durch seine Unterschrift anerkennen muss. Neben technischen Inhalten (Beispiel: Arbeitsschutz) und Verhaltensregeln sind darin auch die Firmenwerte dokumentiert. Dass nicht alle Inhalte im Team auf Begeisterung stoßen, stört den Unternehmer nicht. Auf der Hitliste der unbeliebtesten Regeln steht etwa die Pflicht zum täglichen 15-minütigen Aufräumen für jeden ganz weit oben. Was in anderen Betrieben der klassische Azubi-Job ist, wird bei Julius Möbel eben im Team gestemmt. Firmenchef Kapune ist bewusst, dass nicht jede Fachkraft nach solchen Vor­gaben arbeiten möchte: „Zu Julius Möbel muss man eben auch ein wenig passen.“

Persönliche Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigen

Wer sich darauf einlässt, kann sich nach Aussage des Chefs über einen Arbeitsplatz freuen, an dem die Mitarbeiter nicht nur mitreden, sondern aktiv mitgestalten können. Um Job und Privatleben besser vereinbaren zu können, experimentiert das Team aktuell gerade mit unterschiedlichen Anfangszeiten von 6.30 bis 7.30 Uhr. Ein offenes Ohr hat Kapune auch für Sonderwünsche wie die Vier-Tage-Woche für den Altmeister oder den Wunsch eines Mitarbeiters nach einem längeren Urlaub für eine Weltreise. Obwohl Reden nach seiner Erfahrung fast immer hilft, rät der Tischlermeister dazu, es im Alltag nicht zu übertreiben: „Als Chef muss man die eigenen Werte und Regeln vor allem vorleben, das überträgt sich dann auch auf die Mitarbeiter.“

Das klingt logisch, war aber doch schon immer so. Warum sollte ein regelmäßiger Dialog auf Augenhöhe heute deutlich wichtiger sein als früher? Annette Dietz, Economist beim Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA) in Köln, hat darauf in ihrem Tutorial eine klare Antwort: „In einer sich immer schneller wandelnden Arbeitswelt sind starke Beziehungen ein zentraler Erfolgsfaktor für alle Betriebe.“ Dabei geht es keineswegs darum, den Mitarbeitern jeden Wunsch zu erfüllen. Sondern entscheidend ist es nach Einschätzung der Expertin zu erfahren, was die Mitarbeiter wirklich bewegt. So komme es vor allem darauf an, sich Zeit zu nehmen, Interesse zu zeigen sowie die Mitarbeiter bei Entscheidungen einzubeziehen.

Warum Reden im Alltag so wichtig ist

Klar, das individuelle Gespräch mit dem Mitarbeiter kostet Zeit, die im hektischen Arbeitsalltag oft mühevoll freigeschaufelt werden muss. Doch der Aufwand lohnt sich, weil viele Missverständnisse durch den regelmäßigen Austausch erst gar nicht ent­stehen. Die wichtigsten Vorteile.

  • Transparenz schaffen
    Welche Ziele und Werte hat das Unternehmen? Was kann und will der Mitarbeiter dazu beitragen? Wer seine Rolle und seinen Beitrag zum großen Ganzen kennt, hat mehr Verständnis für die Belange des Unternehmens und fühlt sich anerkannt und wert­geschätzt. Dadurch wächst auch die Zufriedenheit am Arbeitsplatz.
  • Spielraum festlegen
    Die im Gespräch festgelegten Ziele und Prioritäten definieren auch den Freiraum, den der Mitarbeiter bei seinen Entscheidungen im Arbeitsalltag hat. Das sorgt nicht nur für mehr Klarheit und Motivation, sondern reduziert auch Rückfragen und entlastet dadurch den Chef und das Führungsteam.
  • Stimmung checken
    Wie zufrieden sind die Mitarbeiter? Gibt es Dinge, die nerven oder stören? Wer regelmäßig das Ohr am Team hat, kann Unmut und Ärgernisse schneller erkennen und abstellen, bevor sie sich zu einem ernsthaften Problem auswachsen.
  • Vertrauen aufbauen
    Die im Handwerk vorherrschende Du-Ansprache ist kein automatischer Vertrauensbeweis. Vertrauen muss langsam wachsen und es braucht einen regelmäßigen Dialog, um die Erwartungen von Chef und Mitarbeiter aufeinander abzustimmen.
  • Abläufe optimieren
    Wie wollen wir zusammenarbeiten und wer macht was im Team? Arbeitet jeder nach den gleichen Werten und kennt seine Rolle und Aufgaben, geht die Arbeit für alle viel flüssiger von der Hand. Klemmt es trotzdem mal, lassen sich viele Dinge zügig in einem offenen Gespräch klären.
  • Qualifikation verbessern
    Wer regelmäßig mit seinen Mitarbeitern auch über ihre Erwartungen und Ziele spricht, kann die oft verborgenen individuellen Stärken und Fähigkeiten eher erkennen und fördern. Das motiviert den Mitarbeiter, hebt das Qualifikationsniveau im Team und macht unabhängiger vom externen Arbeitsmarkt.

Quelle: Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA), eigene Recherchen

Starke Beziehungen als Basis – der Motivationsbooster für alle

Wie wichtig eine transparente Kommunikation sowie das Reagieren auf persönliche Bedürfnisse für den Vertrauensaufbau sind, zeigt die Salesforce-Studie von 2021 zu den Trends in kleinen und mittleren Unternehmen. Danach steht Transparenz für 51 Prozent der Mitarbeiter ganz oben auf der Hitliste der vertrauensbildenden Maßnahmen, Platz zwei belegt mit 42 Prozent die Berücksichtigung persönlicher Bedürfnisse, auf dem dritten Platz liegt mit 40 Prozent die Möglichkeit, bei Entscheidungen ein Feedback geben zu können. Wer sich als Unternehmer darauf einlässt, kann laut KOFA-Expertin Annette Dietz im Alltag gleich mehrfach profitieren: „Je stärker die Beziehungen, desto leichter ist es, die Motivation hochzu­halten, Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden und die Mitarbeiter für Veränderungen zu gewinnen.“

Insbesondere der Generation Z, wie die jüngeren Mitarbeiter unter 25 Jahre gerne genannt werden, kommt es bei der Wahl des Arbeitgebers vor allem auf die „inneren Werte“ an. Wie die von Zenform, einer Online-Plattform für Nebenjobs 2021 durchgeführte Umfrage bei 1.200 Angehörigen der Generation Z zeigt, steht eine Unternehmenskultur, in der ehrlich und offen kommuniziert wird, ganz oben auf der Wunschliste. Jörg Julius Kapune freut sich, dass sein Betrieb vor allem wegen des ständigen transparenten Austauschs ein sehr positives Image beim Nachwuchs hat: „Wir haben jedes Jahr circa 50 Praktikanten und haben keine Probleme, für die Ausbildung geeignete Kandidaten zu finden.“

Redebedarf: Für jeden Zweck das passende Format

Wenn Kunden und Termine drängen, sind Grundsatzdiskussionen genauso wenig sinnvoll wie wichtige Mitarbeitergespräche zwischen Tür und Angel. Um die Abläufe im Alltag nicht auszubremsen, sondern effizienter zu gestalten, gibt es je nach Gesprächszweck vier unterschiedliche Formate.

GesprächszweckDarum geht esWie oft und wie lange?Teilnehmer
Transparenz schaffen im ­AlltagWas steht heute an? Wo gibt es Probleme? Wie werden diese gelöst? Ziel ist es, alle Mitarbeiter auf den gleichen Wissensstand zu bringen und im Team Lösungen zu finden. Entscheidend ist die Augenhöhe: Keine Ansage vom Chef, sondern jeder Mitarbeiter darf und soll sich einbringen.Je nach Branche und Projekten ist ein täglicher, kurzer Austausch von zehn bis 15 Minuten zu Arbeitsbeginn sinnvoll, mindestens ein Treffen pro Woche ist Pflicht.alle am jeweiligen Projekt oder Auftrag beteiligten Mitarbeiter
Mitarbeiter ­beurteilen und entwickelnWo liegen die Stärken und Schwächen? Wie ist die Rolle im Team? Was möchte der Mitarbeiter erreichen? Hier kommt es darauf an, die Erwartungen ehrlich, offen und wertschätzend abzugleichen und ein für beide Seiten zufriedenstellendes Aufgabenprofil zu finden.Regelmäßig einmal pro Jahr ein ausführlicher Austausch ohne Störungen von 45 bis 90 Minuten. Idealerweise anhand eines Fragenkatalogs inklusive kurzer Dokumentation.Mitarbeiter und Chef sowie (falls vorhanden) der direkte Vorgesetzte
Firmenstrategie und Werte ­vereinbarenWelche Werte sind uns wichtig? Wie wollen wir miteinander umgehen und arbeiten? Worauf kommt es im Umgang mit Kunden und Lieferanten an? Die
von allen akzeptierten und mitgetragenen Leitlinien sind die übergreifende Richtschnur im Alltag, die für Chef und Mitarbeiter gilt.
Für das erste Festlegen braucht es je nach Firmengröße und Ausgangsbasis ein bis zwei Tage plus Vorbereitung, danach genügt alle drei bis fünf Jahre ein Update.je nach Firmengröße alle Mitarbeiter oder alternativ Chef und Führungskräfte
lockerer ­Austausch und TeamaufbauWo gab es Lust oder Frust im Arbeitsalltag? Wie läuft es privat? Sich mal den Ärger über den unmöglichen Kunden von der Seele zu reden, mit den Kollegen zu lachen oder über Gott und die Welt zu reden – der ungezwungene Austausch (meist nach Feierabend) ist genauso wichtig wie der regelmäßige auftragsbezogene Informationsaustausch zu Arbeitsbeginn (siehe Zeile eins).Regelmäßig ein- bis zweimal pro Woche mindestens 15 Minuten, dazu ein- oder zweimal jährlich größere Tages- oder Abendevents (Betriebsausflug, Weihnachtsfeier, Klettergarten, Bootsfahrt etc.).alle Mitarbeiter, die Zeit und Lust auf einen zwanglosen Austausch haben