Investitionen in Digitalisierung IT-Ausstattung: 7 Dinge, um die sich 2022 jeder Betrieb kümmern sollte

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Neues Jahr, neues Glück im Geschäft. Damit das nicht dem Zufall überlassen bleibt, tun Betriebe gut daran, ihre IT-Ausstattung für 2022 unter die Lupe zu nehmen. Jürgen Klein und Gusein Guseinov von der Handwerkskammer Koblenz, haben die sieben wichtigsten Punkte zusammengestellt.

Digitalisierung vorantreiben: Das sollten sich Betriebe 2022 unbedingt anschaffen. – © Coloures-Pic – stock.adobe.com

Entspricht die Software dem neuesten, rechtlich notwendigen Stand? Sind die Mitarbeiter in der Lage, ihre Arbeit über moderne Tools schnell und dabei auch sicher auszuführen? Jürgen Klein und Gusein Guseinov von der Handwerkskammer Koblenz, die Betriebe bei der Digitalisierungsstrategie beraten, haben für handwerk magazin eine Top-7-Liste erstellt, was Handwerkschef in diesem Jahr unbedingt anschaffen müssen, um wirtschaftlichen Erfolg zu haben.

1. Mobiles Arbeiten

Das wichtigste ist es, sich für eine zeitgemäße Branchen-Software zu entscheiden. Diese erkennt man daran, dass sie mobiles Arbeiten ermöglicht, das vor allem seit dem Ausbruch der Corona-Pandemie und dem damit verbundenen Homeoffice die Abläufe im Betrieb erleichtert und damit zum Muss für die Zukunft wird. Über Standardgeräte wie PC oder Laptop am festen Arbeitsplatz oder Tablet oder Handy unterwegs können Mitarbeiter so jederzeit auf aktuelle Projekte zugreifen, Informationen abrufen und neue speichern, sowie Aufträge schreiben und abzeichnen – ganz egal, wo sie sich aufhalten.

2. Server raus, Cloud rein

Mobiles Arbeiten gelingt am besten über eine webbasierte Software, bei der alle relevanten Daten in einer Cloud abgelegt sind. Daneben bietet eine solche Software weitere Vorteile: So kann die Hardware im Betrieb auf ein Minimum reduziert werden. Viele Handwerker sind überfordert ihre eigenen Server zu überwachen und zu warten. Über eine Cloud-basierte Software können sie diese Arbeit getrost einem Dienstleister überlassen, der sich auch um den rechtskonformen Umgang der internen Betriebs- und Kundendaten kümmert. Da die Daten zudem in einem hiesigen Rechenzentrum abgelegt sind, sind sie auch vor Zugriffen von Hackern bestmöglich geschützt. Handwerkschefs sollten bei der Auswahl der Software vor allem darauf achten, dass der Anbieter in Deutschland oder Europa ansässig ist und es sich bei der Lösung um eine professionelle Firmen-Cloud handelt.

3. Baustellen-Dokumentation

Die Branchen-Software sollte ebenfalls über eine Baustellen-Dokumentation, auch digitale Bauakte genannt, verfügen. Über Bild, Ton oder Text wird dokumentiert, was der Betrieb auf der Baustelle konkret geleistet hat. Diese minutiöse Protokollierung direkt auf der Baustelle ermöglicht dem Handwerker, etwaige Mängel rückzuverfolgen oder auszuschließen. Gut ist außerdem, dass sich eventuelle Mehrarbeit direkt vermerken und im Anschluss in Rechnung stellen lässt. Manchmal werden solche zusätzlichen Arbeitsschritte in der Abrechnung nicht erfasst, weil sie vom Handwerker vergessen werden aufzuschreiben. Über eine mobile App der Software geht das ganz leicht, indem ganz einfach zum Beispiel ein Foto der erledigten Arbeit aufgenommen wird – und somit dokumentiert ist. Insbesondere bei öffentlichen Aufträgen wird die Baustellen-Dokumentation an Bedeutung gewinnen.

4. Zeiterfassung

Auch die Stundenanzahl auf den Baustellen oder im Office zu dokumentieren, gelingt ganz einfach über ein Zeiterfassungstool. Dieses ist idealerweise auch in der Software enthalten oder kann über eine Schnittstelle angefügt werden.

5. Investition in neue Maschinen

Bei der Hardware sollten sich Handwerkschefs in diesem Jahr überlegen, welche Maschinen ihnen bei wiederkehrenden oder lästigen Arbeiten zur Hand gehen könnten. Auf der Baustelle sind das zum Beispiel computergesteuerte Bagger, die automatisierte Fertigung ermöglichen. Im Zahnlabor sind es Geräte, die Zahnlücken digital erfassen und darauf abgestimmt Inlays fertigen. In einer Bäckerei wiederum kann ein digitaler Backautomat die nächtliche Arbeit abnehmen und dabei helfen, den Beruf für junge Nachwuchskräfte attraktiver zu machen.

6. 3D-Datenerfassung im Gebäude

Über digitale dreidimensionale Datenerfassung im Raum können 360-Grad-Bilder im Handumdrehen und mit allen darin befindlichen Gegenständen angefertigt werden. Für Handwerksmitarbeiter birgt das viele Vorteile: Falls sie ein Maß vergessen haben, müssen sie nicht nochmals auf die Baustelle und mit dem Zollstock händisch nachmessen, sondern können alle erforderlichen Informationen aus der vektorisierten Punktwolke, die beim 3D-Scan entsteht, ablesen. Zudem ist die 3D-Erfassung eine wichtige Voraussetzung fürs digitale Bauen mit der Methode Building Information Modeling, die künftig ebenfalls nicht nur bei öffentlichen Aufträgen an Bedeutung zunehmen wird.

7. Suchmaschinen-Präsenz

Eine Website ist schön zu haben, doch worum sich ein jeder Handwerker zuallererst kümmern sollte, ist ein Eintrag bei Google My Business. Nur so wird er im Netz auch sauber gefunden anstatt dass Google selbsttätig Informationen zusammenstellt und ausspielt, die oftmals lücken- oder mangelhaft sind. Gerade größere Betriebe sollten sich außerdem mit einer eigenen Website beschäftigen. Diese dient nicht nur als digitale Visitenkarte des Betriebs, sondern kann mit weiteren Tools zur Zeitersparnis und Kundenbindung kombiniert werden. Dazu zählt beim Friseurhandwerk etwa eine Online-Termin-Planung, beim Schreiner ein Chatbot, um in Erfahrung zu bringen, ob der Kunde ihn dringend wegen einer Bestattung kontaktieren will oder aber nur einen neuen Fensterrahmen benötigt.