Zukunft der Rechnung Interview mit Ivo Moszynski zu E-Invoicing: So verschicken Sie Rechnungen in digitalen Formaten

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Drei Jahre nach Einführung der E-Rechnungspflicht für Betriebe mit öffentlichen Auftraggebern planen Bundesregierung und EU neue Umsatzsteuermeldepflichten. Im Interview sagt Ivo Moszynski, unter anderem Leiter des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), worauf sich Chefs einstellen.

Von Ulla Farnschläder

handwerk magazin: Viele Handwerksbetriebe haben mit der verpflichtenden Einführung von E-Rechnungen für Aufträge der öffentlichen Verwaltung ihre Prozesse der Rechnungsstellung digitalisiert. Gibt es inzwischen mehr Betriebe, die für die E-Rechnung gerüstet sind?

Ivo Moszynski: Zwar hatte sich der Gesetzgeber erhofft, dass die Umstellung mit der Verpflichtung zur E-Rechnung Fahrt aufnimmt, aber die große Digitalisierungswelle ist ausgeblieben. Das hat verschiedene Gründe: Zum einen nutzen die Betriebe gern die kostenlosen Angebote der Verwaltung, die händisch eingegebene Rechnungen in die entsprechenden Formate bringen. Zum anderen beträgt das Rechnungsvolumen der öffentlichen Verwaltung an allen Rechnungen nur ein Prozent. Das fördert nicht gerade die ganzheitliche Umstellungsbereitschaft der Betriebe.

Welche Aussagekraft haben Zahlen aktueller Studien zur E-Rechnung?

Der Anteil elektronischer Rechnungen am gesamten Rechnungsvolumen beträgt in Deutschland etwa 34 Prozent. Der Digitalverband Bitkom legte jüngst eine Studie vor, wonach bereits 59 Prozent der Unternehmen, die Rechnungen digital stellen, E-Rechnungsstandards wie etwa die X-Rechnung oder ZUGFeRD einsetzen. Allerdings haben viele ihre Prozesse nur teilweise umgestellt. Außerdem wurden in der Studie nur Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern befragt. In Deutschland gibt es aber drei Millionen Kleinstunternehmen. Im Handwerk stellen wir hier einen großen Nachholbedarf fest.

Was sagen Sie Handwerkschefs, die um das Thema bislang einen großen Bogen machten, frei nach dem Motto: Das Word- oder Excel-Dokument als PDF-Datei tut es doch nach wie vor?

Tatsächlich versenden sogar immer noch viele Betriebe Papierrechnungen. Aber über kurz oder lang werden sich alle Unternehmen mit der Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse beschäftigen müssen. Innovative Unternehmer stellen ohnehin fest, wie aufwendig das Papierhandling in Zeiten des Fachkräftemangels ist, und digitalisieren im Zuge der Umstellung von Angebotserstellung und Wareneingang auch die Rechnungsstellung. Bereits seit Jahren verpflichten große Player, etwa Industrieunternehmen, ihre Lieferanten zur E-Rechnung. Zudem kommen demnächst gesetzliche Auflagen von Bundesregierung und EU, die zwangsläufig Handlungsbedarf mit sich bringen.

Wie gehen Chefs am besten vor, wenn sie sich für eine Umstellung entscheiden?

Der Unternehmer spricht mit dem Steuerberater und dem Softwarepartner, nachdem er sich die Rechnungsprozesse in seinem Betrieb genau angesehen hat. Branchensoftware bietet den Vorteil, dass sie neben der Rechnungsstellung auch inkludiert, den Wareneingang zu digitalisieren oder Angebote zu erstellen. Auch die Handwerkskammern beraten übrigens zum Thema E-Rechnung. Der Verband elektronische Rechnung bietet einen Info-Leitfaden an, anzusteuern über verband-e-rechnung.org/fachinformationen.

Transparenz ist ja das Stichwort, was die Umsatzsteuer angeht. Auf Bundesebene sind neue Umsatzsteuermeldepflichten geplant, um Umsatzsteuer­betrug quasi unmöglich zu machen. Worauf stellen sich Handwerkschefs in Zukunft ein?

Die Ampel-Regierung hat im Koalitionsvertrag ein nationales Umsatzsteuermeldesystem angekündigt, das die E-Rechnung verpflichtend vorsieht. Und zwar über den Rechnungsverkehr mit der öffentlichen Verwaltung hinaus. Aktuell wird an einem Diskussionspapier gearbeitet (siehe Kasten Seite 60), das von führenden Wirtschaftsverbänden in Deutschland – übrigens auch dem Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) – kommentiert wurde. Mit jeder E-Rechnung sollen die Finanzämter künftig einen Transaktionsbeleg erhalten, um Umsatzsteuerbetrug zu verhindern. Zur Diskussion steht die Einführung auf Bundesebene bereits zum 1. Januar 2025.

Zuletzt hat das EU-Vorhaben „VAT in the Digital Age“, was so viel heißt wie Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter, für Aufsehen gesorgt. Muss sich der Handwerker darum denn kümmern? Worum geht es und sollten Betriebe den Blick nach Brüssel richten?

Die EU-Regelung hat den grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch und Umsatzsteuerbetrug im Fokus, forciert aber auch einheitliche inländische Regeln für die Mitgliedsstaaten. Damit will man die verschiedenen nationalen Systeme gegen Umsatzsteuerbetrug vereinheitlichen. So viel ist schon sicher: Sowohl der deutsche Gesetzgeber als auch die EU sehen die E-Rechnung im B2B-Bereich als verpflichtend vor.

Aber warum wird die Bundesregierung erst jetzt aktiv? Handelt es sich da um eine Art Wettlauf?

Bislang zögerte die Bundesregierung, ein Gesetz auf den Weg zu bringen, weil sie erst Details des EU-Vorschlags abwarten wollte. Man befürchtete, ein System zu etablieren, das mit den künftigen Regeln der EU nicht kompatibel sein könnte. Inzwischen haben alle Beteiligten durch die Veröffentlichung des EU-Vorschlags im Dezember 2022 mehr Sicherheit.

Stichwort XRechnung und ZUGFeRD: Wie stellt sich die Situation für mich als Handwerker dar, nach welchen Kriterien wähle ich ein für mich passendes System aus?

Das hängt ein bisschen davon ab, welche Vorgaben der Geschäftspartner oder Kunde macht. Manche bevorzugen das Format XRechnung. Andere bestehen auf ZUGFeRD, das Format, das neben strukturierten Daten auch eine lesbare PDF-Datei enthält. Wer seine E-Rechnungen etwa über die Datev transferieren lässt und empfängt, hat den Vorteil, dass das System automatisch das für den jeweiligen Partner passende Format generiert. Für kleine Betriebe empfiehlt sich häufig ZUGFeRD, da ihnen in der Regel die weiterverarbeitenden Systeme fehlen. Mit der begleitenden PDF-Datei verfügen sie über ein lesbares Dokument und müssen nicht mit bloßen Daten zurechtkommen.

In Berlin fand im Juni der E-Rechnungs-Gipfel statt. Wirtschaftsverbände, Vertreter des Bundesfinanzministeriums und Softwarehersteller diskutierten über die Vorhaben zur Vermeidung von Geldwäsche und Umsatzsteuerbetrug. Was nehmen Sie von dort mit?

Spannend war zu sehen, wie heterogen sich das Feedback zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung darstellt – von „unmöglich“ bis „super und längst überfällig“ lauteten die Rückmeldungen aus Verbänden und Unternehmen. Natürlich ist allen klar, dass die Umsetzung der Vorhaben nicht total easy ist. Andererseits sollten Unternehmer die Chancen für Kosten- und Zeitersparnisse sehen, wenn die anfänglichen Mühen geschafft sind. Es ist nun Sache der Softwarehersteller, für selbsterklärende Prozesse und an­sprechende Oberflächen zu sorgen. Aber das sind tatsächlich Diskussionen im Maschinenraum, die den Handwerker nicht unmittelbar betreffen sollten.

Unternehmer beschweren sich über die hohen gesetzlichen Anforderungen in Deutschland, die durch EU-Reglementierungen ja noch zunehmen. Wie bewerten Sie die zu erwartende E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich?

Aus anderen EU-Staaten wissen wir, dass die Vorteile einer Umstellung auf die E-Rechnung dominieren. Der Prozess der Rechnungsstellung samt Archivierung geht deutlich schneller und wird viel transparenter. Fairnesshalber muss man aber auch sagen, dass kleine Betriebe erst einmal Anstrengungen auf sich nehmen müssen, ohne direkt mit großen Kostenersparnissen belohnt zu werden. Wünschenswert wären Förderprogramme oder andere Unterstützungsmaßnahmen, die den Aufwand des einzelnen Betriebs so gering wie möglich halten.

Vor allem die Baubranche ist in Sachen E-Rechnung stark gefordert. Sind hier Verbesserungen zu erwarten?

Die E-Rechnungs-Standards, die bislang existieren, nehmen in der Tat wenig Rücksicht auf die Besonderheiten der Baubranche. Wir haben bereits bei der Einführung der E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung zahlreiche Problemstellungen identifiziert, die im Rahmen der Standardisierung noch nicht alle gelöst wurden. Hier arbeiten wir aktuell mit zahlreichen Workarounds. Wenn nun der Bund mit einem neuen Gesetz die Standardisierung auf B2B-Ebene plant, werden wir uns dafür einsetzen, dass die Anforderungen der Baubranche und anderer Branchen berücksichtigt werden.

Haben Sie denn noch einen Praxistipp für die Betriebe?

Beschäftigen Sie sich möglichst frühzeitig mit der Thematik, am besten lang bevor gesetzliche Regelungen greifen. Denn – das konnten wir bei der E-Rechnungspflicht gegenüber der öffentlichen Verwaltung beobachten – kurz vor Torschluss entsteht schnell Hektik. Ganz abgesehen davon, dass die Softwareanbieter dann ausgelastet sind und den Auftrag womöglich gar nicht im gewünschten Zeitfenster umsetzen können. Bedenken Sie, dass Sie die Prozesse völlig neu aufsetzen und Sie auch Mitarbeiter schulen und vor allem mitnehmen müssen. Das dauert erfahrungsgemäß.

Werden Handwerker also über kurz oder lang nur noch mit E-Rechnungen hantieren?

Wenn auf EU- und Bundesebene alles so umgesetzt wird, haben wir ab 2028 nur noch E-Rechnungen in Europa – und schon vorher in Deutschland. Auch wenn Rechnungen an Endverbraucher, sogenannte B2C-Rechnungen, Stand heute noch nicht in den Regelungen erwähnt werden, werden wir in Zukunft eine Diskussion hierzu sehen. Die Italiener haben es uns ja bereits vorgemacht. Deutschland beschränkt sich vorerst bewusst auf den B2B-Bereich. Der Gesetzgeber setzt auf eine stufenweise Einführung, weil er Unternehmer nicht überfordern möchte. Im Übrigen sieht die staatliche Regelung vor, dass Rechnungen vorrangig über Rechnungsplattformen übertragen werden sollen. Dies hätte dann auch wieder einen Effekt auf die bestehenden Prozesse der Unternehmen.