Dienstwagenüberlassung: Wie Sie Rahmenbedingungen klar regeln

Sobald Handwerksbetriebe ein Firmenfahrzeug für den dienstlichen und privaten Einsatz stellen, sollten die Entscheider dafür mit dem Mitarbeiter die Rahmenbedingungen für die Dienstwagenüberlassung festzurren. Denn es gilt Fallstricke von vornherein aus dem Weg zu räumen. Hier ist der Autoschlüssel: Doch bei der Dienstwagenüberlassung sollten Sie aufpassen – etwa bei Haftungsfragen, dem Nutzungsrecht von Dritten oder dem Recht auf Widerruf. Ob für den erfahrenen Zimmermeister mit Projektverantwortung, den bundesweit aktiven Bauleiter oder den Kfz-Mechatroniker mit Spezialwissen im Wohnmobilbau: Etliche Handwerksbetriebe stellen ihren Beschäftigten einen Dienstwagen als Gehaltsbestandteil zur Motivation und Bindung ans Unternehmen, den sie nicht nur dienstlich, sondern auch privat fahren dürfen. Das gilt nach Beobachtungen von Roman Kasten auch für kleinere Fuhrparks mit zehn oder 20 Fahrzeugen. Zur privaten Nutzung bestehen oft keinerlei Regelungen Zugleich nimmt der Rechtsanwalt sowie Fachanwalt für Arbeits- und Verkehrsrecht in der Kanzlei Voigt in Wiesbaden wahr, dass bei der Dienstwagenüberlassung zur privaten Nutzung oft keinerlei Regelungen bestehen. Das fällt auf, wenn sich Entscheider bei internen Spannungen an ihn wenden. Und diese treten immer wieder auf. Beispielsweise wenn ein Aufhebungsvertrag oder eine Kündigung anstehen, der Fahrer bei Ordnungswidrigkeiten zu ermitteln ist oder mit dem Dienstwagen ein Unfall auf der Urlaubsreise in einem Land passiert, in dem die Fahrt dorthin gemäß den Kfz-Versicherungsbedingungen nicht dem Schutz unterliegt. Dienstwagenüberlassung häufig im Arbeitsvertrag geregelt Die gute Nachricht: Viele Arbeitgeber haben zumindest die Eckpunkte der Dienstwagenüberlassung im Arbeitsvertrag festgehalten, wenn sie einen Dienstwagen stellen. Darin steht in der Regel, dass der Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur dualen Nutzung erhält, welches Modell ihm zusteht und wie die Versteuerung erfolgt. Doch es empfehlen sich nach Ansicht von Roman Kasten detailliertere Regelungen, etwa zu den Rechten und Pflichten des Nutzers, zur Bezahlung beziehungsweise zur Aufteilung der Kosten, Haftung und Versicherung. Das Rechtliche: Einordnung und Aufbau Das Mittel dafür ist ein Dienstwagenüberlassungsvertrag. „Und je besser die Regelungen ausgearbeitet sind, desto eher können sich Arbeitgeber und -nehmer an die Vereinbarung halten. Klarheit schafft Vertrauen und sorgt auch bei Kündigung für eine saubere Trennung“, betont Roman Kasten. Dienstwagen: Auswahlkriterien für Fahrzeuge Die Hälfte der Dienstwagenfahrer, genau genommen 51 Prozent, wählt ihren Dienstwagen selbst aus. Das sind dabei die Top-Drei-Auswahlkriterien: Preis-Leistungs-Verhältnis Marke Fahrkomfort bzw. Ausstattung Quelle: Dataforce, „User Chooser 2026“ Grundsätzlich berühre der Dienstwagenüberlassungsvertrag drei Themenbereiche im Arbeitsrecht: das Direktionsrecht, das Kollektivrecht – wenn ein Kontrollorgan wie ein Betriebsrat vorhanden ist – und die Pflicht auf individuelle Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und -nehmer. Ersteres liegt in der Hand des Arbeitgebers, etwa die Entscheidung, ob er einen Dienstwagen und welches Modell er bereitstellt und wie viel Geld er ausgeben möchte. „Ein Kollektivorgan ist einzubinden, wenn beispielsweise technische Einrichtungen im Kfz verbaut werden sollen, die der Überwachung dienen können, oder unter dem Blickwinkel der Gleichbehandlung, welche Mitarbeiter überhaupt einen Dienstwagen bekommen“, sagt Roman Kasten. Dort, wo die beiden ersten Themenbereiche enden, beginnt prinzipiell die Gestaltung der individuellen Vereinbarungen zwischen den Beteiligten. Hier kommt der Dienstwagenüberlassungsvertrag ins Spiel. Er knüpft an den Arbeitsvertrag an, weshalb als Erstes nochmals die Pkw-Klassifizierung und die Versteuerung aufgenommen werden sollten. Im nächsten Schritt sollte laut Roman Kasten konkretisiert werden, welches Fahrzeug der Arbeitnehmer genau bekommt – inklusive Kennzeichen und Daten wie Kilometerstand – und über welchen Zeitraum. Die Kosten: Wer zahlt was? Im Übrigen ist zu regeln, wer welche Kosten übernimmt. Je nach Unternehmensphilosophie kann der Arbeitgeber die Kosten nur für die dienstliche Nutzung tragen – und der Arbeitnehmer zum Beispiel anteilig den privaten Anteil. Kasten rät, das Verfahren bei Nutzung von Lade- und Tankkarten einzubeziehen. „Letztlich geht es stets um die Frage, wer etwas zu welchem Zeitpunkt zahlt. Will der Arbeitgeber beispielsweise alles zahlen, wenn der Mitarbeiter Tausende Kilometer in den Urlaub reist? Zahlt der Mitarbeiter dann zu oder darf er mit dem Dienstwagen nicht ins Ausland fahren? All das kann Niederschlag finden“, so der Fachanwalt für Arbeitsrecht. In dieser Hinsicht sollte bei der Dienstwagenüberlassung zudem abgesteckt sein, wie mit zusätzlichen Kosten für nicht vom Unternehmen bezahlte Extraausstattung verfahren wird. Seine Empfehlung, wenn der Arbeitgeber so etwas zulässt: „Verstehen Sie dies als reine Mitarbeitermotivation. Die Gerichte lassen eine Beteiligung des Mitarbeiters nach Kündigung nicht zu. Etwaig dann noch bis zum Ende der Leasingzeit anfallende Raten trägt der Arbeitgeber.“ Der Umgang mit dem Kfz: Rechte und Pflichten Ein weiterer Themenblock ist der Umgang mit dem Dienstwagen. Dazu ein Tipp des Rechtsanwalts bei dual genutzten Leasingfahrzeugen: „Es sollten die Rechte und Pflichten gemeinsam definiert werden, die im Rahmen des Leasingvertrags zu erfüllen sind.“ Denn man müsse sich im Klaren darüber sein, dass man als Arbeitgeber vertragliche Pflichten gegenüber der Leasinggesellschaft hat. „Diese müssen in der Praxis, zum Beispiel nach einem Unfall und der Frage der Hinzuziehung der Polizei, vom Mitarbeiter erfüllt werden. Der kann aber nur erfüllen, was er auch weiß“, sagt Kasten. Außerdem können die Regelungen zur Dienstwagenüberlassung etwa die Einhaltung der Wartungsintervalle, das Achten auf Hauptuntersuchungstermin und Unfallverhütungsvorschriften (UVV) sowie das regelmäßige Reinigen des Kfz und eine saubere Rückgabe umfassen. In diesem Punkt fließt somit ein, was der Arbeitgeber generell von einer optimalen Nutzung erwartet und ein Halter auch bei seinem Privatwagen machen muss oder würde. Mit der Unterschrift werden diese Pflichten anerkannt. Roman Kasten, Rechtsanwalt in der Kanzlei Voigt in Wiesbaden: "Klarheit schafft Vertrauen und sorgt auch bei Kündigung für eine saubere Trennung." Die Kündigung: Wichtige Widerrufsrechte Daneben sollte formuliert sein, was mit dem Fahrzeug geschieht, wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise längere Zeit wegen Krankheit ausfällt, in eine neue Position oder in die Altersteilzeit wechselt, eine Mitarbeiterin in Mutterschutz oder ein Elternteil in Elternzeit geht. „Die schriftliche Fixierung, in welchen dieser Fälle das Fahrzeug zurückzugeben ist, schafft von vornherein Klarheit und es entstehen keine Streitigkeiten“, betont Kasten. Gleiches gilt für das Prozedere bei Kündigung durch den Arbeitgeber oder -nehmer. Diese sogenannten Widerrufsrechte von Dienstwagen sind allerdings oft ein Thema, mit dem sich die Gerichte auseinandersetzen. Jüngst wurde wieder das Bundesarbeitsgericht (BAG) angerufen (siehe Infokasten). Aus diesem Fall lassen sich nach Bewertung von Roman Kasten für die Praxis unter anderem folgende Schlussfolgerungen ziehen: „Wenn der Arbeitgeber die Stellung eines dual genutzten Dienstwagens widerrufen will, sollte er dies bei Versteuerung nach der Ein-Prozent-Regelung nur noch zum Ende des Kalendermonats tun. Zudem wurde bestätigt, dass die Widerrufsklauseln im Arbeitsvertrag transparent geregelt und die Gründe beschrieben sein sollten.“ Das private Umfeld: Mögliche Spielräume Ein anderer wichtiger Sachverhalt ist die Dienstwagennutzung durch Dritte. Der Arbeitgeber muss hier bestimmen, wie weit er den Kreis der Nutzer über den Mitarbeiter hinaus ziehen will. Soll beispielsweise neben dem Partner und den Arbeitskollegen für den Bedarfsfall auch Kindern das Fahren erlaubt sein? „Will ich dann erst das Fahren ab einem Alter von 25 Jahren zulassen oder schon begleitetes Fahren ab 17 Jahren? Solche Aspekte sind dringend zu regeln. Ist dies nicht erfolgt, kann der Arbeitnehmer mit dem Kfz umgehen wie mit einem reinen Privatwagen und allen Personen Zugang gewähren“, erläutert Kasten. „Räumt der Arbeitgeber bestimmten Dritten die Nutzungsrechte ein, sollte er zusätzlich die Verpflichtung zur Führerscheinkontrolle für diese Personen dem Arbeitnehmer im Dienstwagenüberlassungsvertrag übertragen.“ Eine Pflicht des Arbeitnehmers zur Nennung der Person, die am Steuer saß, sollte auch für den Fall festgelegt sein, dass Ordnungswidrigkeiten begangen wurden. Der Rechtsanwalt begründet: „Das ist ein bedeutender Aspekt, weil das Unternehmen als Halter nach wie vor in der Pflicht steht, diese Information den Ordnungsbehörden bei Aufforderung mitzuteilen.“ Ansonsten riskieren die Betriebe bei der Dienstwagenüberlassung groß angelegte Fahrtenbuchauflagen (siehe VGH-Beschluss im Infokasten). Dienstwagen: Urteile rund um die Stellung Rechtsanwalt Roman Kasten von der Kanzlei Voigt verweist auf zwei aktuelle grundlegende Urteile rund um die Überlassung von Dienstwagen. Einige Kernaussagen kurz zusammengefasst: BAG-Urteil – Widerruf der privaten Nutzung (Nutzungsausfallentschädigung): Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat sich jüngst damit beschäftigt, ob ein Arbeitgeber den Dienstwagen sofort zurückfordern darf, wenn er den Arbeitnehmer nach Kündigung freistellt. Dieses Vorgehen lässt das höchstrichterliche Urteil vom 12. Februar 2025 zwar grundsätzlich zu, allerdings nicht ohne Einschränkungen. Im konkreten Fall (Aktenzeichen: 5 AZR 171/24) ging es um einen Angestellten, dem laut Arbeitsvertrag auch ein Mittelklassewagen zur privaten Nutzung zustand und den er pauschal nach der Ein-Prozent-Regel als geldwerten Vorteil versteuerte. Nach seiner ordentlichen und wirksamen Kündigung stellte der Arbeitgeber ihn frei und forderte ihn auf, das Kfz umgehend zurückzugeben. Dem kam der Gekündigte nach. Im Gegenzug klagte dieser und verlangte eine Nutzungsausfallentschädigung. Der Arbeitgeber hat dies wiederum abgelehnt mit Verweis auf eine Widerrufsklausel im Arbeitsvertrag, die bei berechtigter Freistellung – in diesem Fall betriebsbedingte Kündigung – zur entschädigungslosen Rückgabe verpflichtet. Diese ist nach Auffassung der BAG-Richter gemäß § 308 Nr. 4 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) auch wirksam, weil der Widerruf der privaten Nutzung eines Dienstwagens im Kontext einer wirksamen Freistellung während der Kündigungsfrist zumutbar sei. Allerdings: Die Ausübung des Widerrufsrechts entsprach in diesem Fall nicht billigem Ermessen (§315 BGB). Hintergrund: Die Pauschalversteuerung hat der Arbeitnehmer stets für den gesamten Kalendermonat zu tragen. Hier konnte er das Kfz aber nur über einen anteiligen Zeitraum nutzen. Ergo: Ihm wurde über die Zeit, in der ihm das Kfz trotz Versteuerung nicht zur Verfügung stand, Nutzungsentschädigung bis zum Ende des Monats zugestanden, in dem die Freistellung erfolgt ist. VGH-Beschluss – Fahrtenbuchauflage für Handwerksbetrieb: Gegen einen in Bayern ansässigen Handwerksbetrieb mit 34 Fahrzeugen wurde der Bescheid über eine Fahrtenbuchauflage nach bereits vorher erfolgten Fahrtenbuchauflagen für einzelne Kfz über die Dauer von zwölf sowie für neun Monate über den gesamten Fuhrpark erlassen, weil mit den Kfz Verkehrsordnungswidrigkeiten begangen wurden und der jeweilige Fahrer nicht ermittelt werden konnte. Eine dagegen gerichtete Beschwerde des Unternehmens wurde vom Verwaltungsgerichtshof (VGH) München in einem Beschluss vom 5. Mai 2025 (Az.: 11 CS 24.2017) verworfen. Demnach stellt die Anordnung eines Fahrtenbuchs keinen unmittelbaren betriebsbezogenen Eingriff dar, der sich gegen den Betrieb als solchen richte, und fällt damit nicht in den Schutzbereich des Rechts am ausgeübten und eingerichteten Gewerbebetrieb. Zudem entbindet dieses Recht etwa nicht von der jeden Kraftfahrzeughalter treffenden Mitwirkungsobliegenheit bei der Aufklärung eines mit seinem Kfz begangenen Verkehrsverstoßes. Ein separater Passus sollte ferner das Thema Alkohol am Steuer regeln. Eine klare Übereinkunft bringt eine Null-Promille-Grenze für alle berechtigten Nutzer. Wird nichts dokumentiert, gelten die gesetzlichen Bestimmungen. Die Versicherung: Aspekte der Haftung Überdies sollten die Nutzer definiert sein, weil diese Einfluss auf den Versicherungsabschluss haben und in der Police aufzuführen sind. Unabhängig davon ist im Dienstwagenüberlassungsvertrag niederzuschreiben, wie das Kfz versichert wird, ob und in welcher Höhe sich der Arbeitnehmer daran beteiligen muss und wofür er im Rahmen des gesetzlich Zulässigen etwa bei selbst verschuldeten Unfällen selbst haftet. „Wir nehmen in den Dienstwagenüberlassungsverträgen außerdem stets auf, wie sich der Nutzer bei einem Unfall zu verhalten hat. Primär geht es hier nicht um potenziellen Regress, sondern es wird damit klargestellt, auf was dabei zu achten ist“, sagt Kasten. Im Zuge dessen kann auch der Rahmen für ein Ersatzfahrzeug abgesteckt werden. „Ist so etwas nicht vereinbart, hat der Mitarbeiter immer Anspruch auf Ersatzmobilität“, so der Experte. Kfz-Rückgabe: Entscheidende Knackpunkte Nicht zuletzt gibt die Rückgabe bei der Dienstwagenüberlassung immer wieder Anlass zu Streitigkeiten. Wenn das Arbeitsverhältnis endet, kann es vorkommen, dass der Schlüssel einfach in den Briefkasten des Unternehmens geworfen wird. Solchem Verhalten kann ebenfalls vorgebeugt werden. Dazu Roman Kasten: „Deshalb sollte auch festgehalten sein, wo und in welchem Zustand das Kfz zurückzugeben ist und was alles dabei sein muss, einschließlich Schlüssel und Papiere.“

Vertraglicher Gehaltsbestandteil Dienstwagenüberlassung: Wie Sie Rahmenbedingungen klar regeln

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