Ausstattung, Büroorganisation, Digitalisierung, IT-Trends, Künstliche Intelligenz (KI, AI) und Telekommunikation
Die meisten Schwierigkeiten haben ihren Ursprung in mangelhafter Kommunikation. Neben einem herkömmlichen Anrufbeantworter gibt es mit Tools wie Meiti die Möglichkeit, einzelne Kundenanliegen über Künstliche Intelligenz (KI) schon vorab zu beantworten und Termine zu vereinbaren.
Der Kunde ist genervt. Schon wieder hat er versucht den Handwerkschef zu erreichen, um einen Termin zu vereinbaren – vergebens. „Handwerker verpassen im Schnitt 70 Prozent aller Anrufe und holen diese im Auto oder einer kurzen Pause nach“, schildert Sven Weidner das Problem. Beruflich befasst er sich seit einigen Jahren mit den Belangen von Handwerksbetrieben. Zuletzt hat er bei einem Handwerker-Software-Anbieter gearbeitet.
Aus dieser Zeit – aber auch aus seiner Sicht als Kunde – weiß er: „Weil drei von vier Betrieben keine Bürokraft haben, kümmern sich Chef und Mitarbeiter um alle Kundenanrufe.“ Doch das geht selten glatt. Selbst, wenn der Handwerker den Kunden zwischen einzelnen Arbeitsschritten zurückruft, hat er nicht immer alle Wissensschritte parat. Die Folge: Missverständnisse und vergessene Aufgaben. „Mündliche Absprachen per Telefon oder in Person werden nur selten schriftlich dokumentiert. Unstimmigkeiten bei der Ausführung haben dann oft umfangreiche Diskussionen und Nacharbeiten zur Folge“, weiß Weidner.
Meiti begrüßt und befragt den Kunden
Als er vor einigen Monaten einen Hackathon besuchte, beidem Entwickler auf Handwerker zusammentrafen, reifte die Idee heran, eine App zu entwickelt, die Basisaufgaben wie den Telefondienst übernimmt. Herauskam der KI-Assistent Meiti, der auf Basis der generativen KI funktioniert und auf Apple- und Android-Smartphones als App installiert werden kann. Über die digitale Bürokraft können Anrufe automatisch beantwortet und so vorqualifiziert werden, dass der Handwerker den Kunden zuordnen kann.
Im einzelnen geht das so: "Falls der Handwerker nicht erreichbar ist, begrüßt der Meiti-Anrufbeantworter den Kunden und fragt nach dem Anliegen", so Weidner. Der Kunde wird vom KI-Chatbot per WhatsApp kontaktiert und fragt weitere Informationen zum Anliegen ab. Im Anschluss erhält der Kunde Updates und Termineinladungen über WhatsApp und kann direkt mit dem Betrieb chatten. Laut Weidner können Handwerksbetriebe so gut 20 Prozent mehr Aufträge an Land ziehen sowie natürlich Kunden zufrieden machen, deren Anrufe nicht länger ins Leere gehen.
Resümierte Nachrichten für eine bessere Übersicht
Der Handwerker wiederum muss seine Arbeit nicht unterbrechen. Erst wenn er sich die Zeit dafür nimmt, sieht er auf einen Blick alle Anfragen. Der Vorteil: "Der KI-Assistent hat bereits jeden Anruf zusammengefasst", sagt der Meiti-Gründer. "Der Handwerker kann dann mit einem Klick entscheiden, ob er zurückrufen, absagen oder einen Termin planen will." Als nützliche Zusatzfunktion plant Meiti Termine und Routen für den Chef und seine Mitarbeiter passend zum Terminkalender.