Internet-Telefonie Homeoffice-Büroausstattung: So sichern Sie die telefonische Erreichbarkeit Ihrer Mitarbeiter

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Mit IP-basierten Telefonie-Lösungen können Mitarbeiter von Handwerksbetrieben, die nicht an die Werkstatt gebunden sind oder zum Kunden müssen, auch von Zuhause aus arbeiten. Telefonie-Experte Michael Brenner, Geschäftsführer von MyTelefon, zeigt, welche Vorteile sich ergeben – ohne dass Betriebe auf ihre bestehende Telefonanlage verzichten müssen.

Internet-Telefonie erleichtert die Arbeit im Homeoffice. – © pictworks – stock.adobe.com

Das Homeoffice ist auch für etliche Mitarbeiter in Handwerksbetrieben heute der zweite Arbeitsort. Ein Tisch findet sich zuhause immer genauso wie ein Stuhl. Und während sich das Laptop aus dem Büro mit nach Hause nehmen lässt, gelingt das mit dem Telefon nicht so gut. Mitarbeiter nutzen daher häufig ihren privaten Telefonanschluss für dienstliche Telefonate. Doch auch für dieses Problem gibt es eine Lösung: Telefonie-Experte Michael Brenner, Geschäftsführer MyTelefon, zeigt die Möglichkeiten auf und liefert Tipps für die Umstellung.

1. Auswählen eines IP-basierten Kommunikationssystems

Wenn Firmen Ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schicken müssen, dann ist es oft ein Vorteil, wenn das Unternehmen auf ein modernes IP-basiertes Kommunikationssystem umstellt. Dafür eignen sich zum Beispiel 3CX-Lösungen, die flexibel, preisgünstig und technisch relativ rasch umsetzbar sind. Eine solche IP-basierte Lösung bietet meist, neben den bekannten Funktionen im Betrieb, auch eine Möglichkeit, die Mitarbeiter mit einer Telefonie-App einzubinden. Das kann von Mitarbeitern im Außendienst genutzt werden oder eben auch von denen im Homeoffice.

Der Mitarbeiter muss lediglich die entsprechende App für das Handy herunterladen und schon kann er über das betriebliche Telefonsystem telefonieren. Eine andere Variante ist die Installation eines Web- oder Softclients auf dem Computer, dann kann der Mitarbeiter direkt über den Computer telefonieren und dabei von überall seine Büronummer nutzen. Zusätzlich kann er wählen, ob er mit oder ohne angezeigter Nebenstelle telefonieren möchte. Wenn er im Homeoffice ein Handy verwendet oder einen Computer, wird dem Gesprächspartner dennoch die Büronummer angezeigt. Ein weiterer Vorteil: Falls es sich um das private Handy des Mitarbeiters handelt, entstehen keine zusätzlichen Kosten, da die Verbindung über WLAN oder die mobilen Daten läuft.

2. Umrüstung von bestehenden ISDN-Anlagen

Viele Betriebe haben bereits eine ISDN-Telefonanlage im Einsatz, die jedoch häufig nicht mehr zeitgemäß ist und deren Zusatzfunktionen überschaubar sind. Wer von einer solchen Anlage auf eine flexible IP-basierte Anlage wechseln möchte, scheut oft vor der zu erwartenden Investition und eventuellen Umstellungsproblemen zurück. Doch die Sorge ist unnötig: Man kann eine bestehende ISDN-Anlage mit einer IP-basierten Anlage kombinieren, so die bestehende Infrastruktur weiter nutzen und gleichzeitig von den Vorteilen der IP-basierten Telefonie profitieren.

Beispiel 1: Kombination von VOIP mit einer bestehenden ISDN-Anlage

Ein Betrieb hat eine bestehende ISDN-Anlage mit vier ISDN-Anschlüssen und möchte diese weiterhin verwenden. Hier bietet sich ein Business Gateway auf Bereitstellungsbasis an. Die Kosten dafür liegen je nach Endgerät zwischen fünf und 20 Euro pro Monat. Nach dem erfolgreichen Anschluss mit zeitlichem Vor-Ort-Aufwand von circa einer Stunde ergibt sich dann folgende Situation für das Unternehmen: Es belässt seine vier ISDN-Leitungen mit den acht Sprachkanälen parallel und nutzt die Hinzufügung des Gateways für die ausgehenden Gespräche. Es hat dadurch seine Kommunikationskapazität verdoppelt und könnte somit in Summe 16 Gespräche parallel führen. Die Kosten für die bestehende ISDN-Anlage bleiben gleich, diese für die zusätzlichen Sprachkanäle kommen hinzu. Eine Datenleitung mit entsprechender Bandbreite muss allerdings vorhanden sein. Der Richtwert hierfür liegt bei 100 KB/Sekunde im Down- & Up-Load pro aktives Gespräch. Eine feste IP-Adresse wäre von Vorteil.

Beispiel 2: Installation einer neuen VOIP-Anlage

Ein anderer Betrieb entscheidet sich dagegen dafür, seine bestehende ISDN-Anlage nicht weiter zu nutzen und stattdessen auf eine VOIP-Anlage mit derselben Ausgangsleistung umzustellen. Fällt die Wahl auf eine 3CX-Anlage, hat der Betrieb die Möglichkeit, die System-App von 3CX auf allen Mitarbeiter- oder Dienst-Handys einzurichten. Der Vorteil: Ist ein Mitarbeiter nicht im Büro und telefoniert er von unterwegs über die App, wird dem Gesprächspartner die Büronummer angezeigt und nicht die Mobilfunknummer. Bei eingehenden Anrufen entfallen die Kosten für eine eventuelle Rufweiterleitung. Bei diesem Beispiel zahlt der Kunde nach der Umstellung natürlich keine ISDN-Kosten mehr. Eine dem Erfordernis entsprechende Datenleitung sollte allerdings auch in dieser Konstellation bereits vorhanden sein. Ein Security Gateway oder ein Micro Server wird dem Unternehmen zur Verfügung gestellt. Endgeräte können gekauft oder auf Bereitstellungsbasis bezogen werden.

3. Datenleitung anlegen

Sollte keine geeignete Datenleitung vorhanden sein, kann diese entweder direkt über einen Telefonanbieter bestellt werden oder ein netzneutraler Kommunikationsanbieter bietet sie nach Standortverfügbarkeit an, um die für das Unternehmen optimale Anbindung zu schaffen.