Das Bundesfinanzministerium hat im Frühjahr 2024 die GoBD angepasst. Das war notwendig, damit die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern mit der Digitalisierung und neuen Gesetzen konform gehen. Hier der aktuelle Stand.
Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – besser bekannt als GoBD – hat das Bundesfinanzministerium (BMF) im Frühjahr 2024 nach mehr als vier Jahren erstmalig verändert. Das BMF-Schreiben dazu (IV D 2 – S 0316/21/10001 :002) finden interessierte Unternehmer und Selbstständige auf der Internetseite des Ministeriums. Die Neuregelungen gelten seit dem 1. April 2024.
Alternativ können Unternehmer sich auf der Seite der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. informieren, was vermutlich ein deutlich einfacherer Weg sein dürfte. Die Arbeitsgemeinschaft hat einen GoBD-Praxisleitfaden entwickelt, in dem die GoBD ausführlich erklärt und erläutert sind. Die Publikation ist kostenlos zu bestellen.
Mit den GoBD-Änderungen wird eine EU-Richtlinie umgesetzt
Die Arbeitsgemeinschaft aktualisiert das Schriftstück, Änderungen werden kurzfristig aufgenommen. Aktuell ist ein Update in Planung. Hintergrund: Mit den Änderungen setzt das Bundesfinanzministerium unter anderem die so genannte DAC 7-Richtlinie der EU um. Hier die wichtigsten Änderungen im Überblick:
- Datenzugriffsmöglichkeit: „Es geht im Wesentlichen darum, dass die Datenzugriffsmöglichkeit Z 3 nicht mehr an einen Datenträger gebunden ist. In den GoBD wurde der Begriff auf Datenüberlassung eingekürzt“, erklärt Martin Lamm, Steuerberater und Partner der BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.
- Datenverarbeitung: Die Finanzbehörden können Daten jetzt zum Beispiel auf ihren Laptops verarbeiten.
- Datenüberlassung und Datenaustauschplattform: Konkret heißt es in Paragraf 167 zur Datenüberlassung: „Die Finanzbehörde (Hinweis am Rande: früher Finanzverwaltung, noch ein neuer Begriff) kann ferner verlangen, dass ihr die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, einschließlich der jeweiligen Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie der internen und externen Verknüpfungen (z. B. zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank), und elektronische Dokumente und Unterlagen in einem maschinell lesbaren und auswertbaren Format zur Auswertung überlassen werden. Dies kann zum Beispiel auf einem Datenträger oder durch Zurverfügungstellung der Daten über eine Datenaustauschplattform erfolgen, für die die Finanzbehörde einen Zugang eröffnet hat (§ 87a Absatz 1 AO).“ Aber die Beamten bzw. die Finanzbehörde sind nicht berechtigt, selbst Daten aus dem DV-System herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen.
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Bei Kleinunternehmern, die ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung erfassen, ist „die Erfüllung der Anforderungen an die Aufzeichnungen nach den GoBD regelmäßig mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten“, so steht es jetzt in Randnummer 15 Satz 3.
- Dokumentationspflichten: Überdies wurde mit dem BMF-Schreiben eine Anlage zu den GoBD eingeführt. Die Finanzbehörden können verlangen, aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten und zur Auswertung notwendige Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form bereitzustellen.
- Digitale LohnSchnittstelle: Für den Bereich der Lohnsteuer-Außenprüfung entwickelte der Fiskus eine Digitale LohnSchnittstelle (DLS). Diese ist eine verpflichtend einzuhaltende Datensatzbeschreibung für den standardisierten Datenexport aus dem Lohnabrechnungsprogramm des Arbeitgebers. Sie stellt eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung der im Lohnkonto aufzuzeichnenden Daten in Dateien und Datenfelder sicher – und zwar unabhängig vom jeweiligen Lohnabrechnungsprogramm des Unternehmens.
Verfahrensdokumentation ist laut GoBD Pflicht
Unternehmer müssen eine Verfahrensdokumentation erstellen. Daraus sollen Betriebsprüfer Inhalt, Aufbau, Ablauf und die Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens ableiten können – und zwar stets auf dem aktuellen Stand. Die Verfahrensdokumentation brauchen auch Kleinunternehmer, weil die Beamten bei Kontrollen sehr häufig danach fragen.
