Telematik: Mit smarter Ortung Zeit und Geld im Fuhrpark sparen

Mit KI-gestützten Telematik-Anwendungen sollen Unternehmen ihre Firmenwagen künftig noch besser managen können. Das Versprechen: viel Zeit und Geld sparen sowie mehr Erkenntnisse für den Geschäftsbetrieb erhalten. Die Richtlinien dafür setzt der Datenschutz. Peter Thees, Leiter Fuhrparkmanagement, Lager und Logistik der Thor-Gruppe aus Erfurt, ist von KI-gestützter Telematik überzeugt. Die Welt der Telematik-Systeme ist durch künstliche Intelligenz (KI) in Bewegung. Sie soll nicht nur Touren- und Routenplanung, sondern das komplette Flottenmanagement auf eine neue Stufe bringen – in Sachen Transparenz, Präzision und Effizienz. Auch Peter Thees ist als Leiter Fuhrparkmanagement, Lager und Logistik der Thor-Gruppe aus Erfurt überzeugt, dass die Vorzüge künftig mehr sein werden als reine Auswertungen von Datenbanken. Von der Entwicklung der KI-gestützten Telematik erwartet er sich für seine aktuell rund 700 Firmenfahrzeuge einiges. Aber was ist konkret gemeint, wenn im Telematik-Bereich von KI gesprochen wird? Generell gibt es keine klare Definition davon, was unter den Begriff fällt. Auf der Website des Europäischen Parlaments heißt es etwa: „Künstliche Intelligenz ist die Fähigkeit einer Maschine, menschliche Fähigkeiten wie logisches Denken, Lernen, Planen und Kreativität zu imitieren.“ Weiter: „KI ermöglicht es technischen Systemen, ihre Umwelt wahrzunehmen, mit dem Wahrgenommenen umzugehen und Probleme zu lösen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Der Computer empfängt Daten (die über eigene Sensoren, zum Beispiel eine Kamera, vorbereitet oder gesammelt wurden), verarbeitet sie und reagiert.“ Und: „KI-Systeme sind in der Lage, ihr Handeln anzupassen, indem sie die Folgen früherer Aktionen analysieren und autonom arbeiten.“ Anwendung fände dies unter anderem in autonomen Pkw oder bei IoT-Lösungen, also bei Objekten, die mit dem Internet verbunden seien. Das schließt auch herstellerunabhängige Telematik-Hard- und -Software ein. Bedarfsspezifische KI-Unterstützung für Telematik-Dienste Diese Tools arbeiten bereits seit Langem mit großen Datenbanken, mit denen sie ihre Systeme füttern und breite Analysen für ihre Kunden fahren – etwa für eine bessere Routenführung samt Tourenplanungsalgorithmen zur Anbindung an Bestandssysteme. In diese IT-Welten sollen sich nun clevere KI-Bausteine integrieren, die aus Verarbeitungsprozessen selbst Ausgaben erzeugen (generative KI). Es dreht sich somit nicht um raumgreifende Sprachmodelle oder andere Ansätze, die manche gern als Fortsetzung der Evolution sehen. Vielmehr richten sich die Bestrebungen dahin, Modelle zu entwickeln, die neue Erkenntnisse und Empfehlungen für kundenspezifische Anforderungen aussprechen. Einige Anbieter arbeiten genau darauf hin, wie unsere aktuelle Anbieter-Umfrage zeigt (siehe Download). Ob der KI-Boom bei Telematik-Diensten in Fahrzeugen künftig mehr Vorzüge hervorbringt und neue Erkenntnishorizonte eröffnet, werden die kommenden Jahre zeigen. Die Angebote richten sich jedenfalls nicht nur an Handwerksunternehmen mit großen Fuhrparks, sondern auch an die kleinen und mittleren Betriebe mit Firmenfahrzeugen. Vor der Einführung eines KI-gestützten Telematik-Systems in Handwerksfirmen jedweder Größe gilt allerdings: Der Entscheider muss wissen, was das System kann, wo es ihm hilft und bei welchen Aufgaben es mitunter keine brauchbaren Ergebnisse liefert. Kosten-Nutzen-Verhältnis von Telematik-Anwendungen abwägen Wer sich an eine solche Bedarfsanalyse als Erstes heranwagt und das Kosten-Nutzen-Verhältnis von KI in den Telematik-Anwendungen abwägt, sind meist die großen Unternehmen. Als einer dieser Vorreiter versteht sich die eingangs erwähnte Thor-Gruppe mit Sitz in Erfurt. Derzeit dient die Telematik dem Firmenverbund mit den Sparten Personalvermittlung von Handwerkern, Projektlösungen für Photovoltaikanlagen und Messdienstleistungen vorwiegend als Werkzeug fürs Controlling der rund 700 Firmenfahrzeuge. Begonnen hat dies laut Fuhrparkchef Peters Thees vor etwa zehn Jahren. Er begründet: „Die Einführung sollte Antworten auf eine zentrale Frage geben: Wo befinden sich unsere Autos, die bundesweit und auch grenzüberschreitend unterwegs sind?“ Als erster Baustein wurde daher GPS zur Ortung für die rein dienstlich genutzten Kleintransporter und Kastenwagen bis 3,5 Tonnen zulässiges Gesamtgewicht installiert. Heute ist der Mehrwert der eingesetzten Telematik-Anwendung viel größer. Thees sieht über sein Dashboard nicht nur die Standorte der Kfz, sondern auch weitere Informationen, mit denen er den Fuhrpark steuern kann. Das umfasst etwa Kilometerstände und Laufleistungen, sodass er etwa Werkstatttermine für Wartung- und Service vorausschauend einplant. „Auch die Erfassung der Standzeiten an den jeweiligen Baustellen ist für die exakte Abrechnung und als Nachweis gegenüber Auftraggebern wertvoll“, erläutert Thees. Tipps zu Hard- und Software Die Datenverarbeitung in Echtzeit braucht aber nicht nur eine Software-Applikation, die meist cloudbasiert läuft. Zunächst ist Hardware in den Autos notwendig – seien es die Steuergeräte der Autobauer, die die Daten für deren Lösungen generieren, oder Dongle respektive fest eingebaute Geräte markenübergreifender Anbieter. Um Letztere handelt es sich bei der Thor-Gruppe. In jeden Transporter installiert das fünfköpfige Team in der eigenen Kfz-Werkstatt die Tomtom-Box Link 640. Wird ein Kfz ausgesteuert, baut man diese Box wieder aus- und in den Nachfolger ein. Mit dem GPS-Ortungssystem ist das Unternehmen über die webbasierte Plattform von Webfleet vernetzt. Die Kosten belaufen sich dabei auf rund 200 Euro netto je Box plus rund zehn Euro netto an monatlicher Gebühr pro Kfz für die Softwaredienste. Auch wenn Thees es nicht genau beziffern kann, hat sich seiner Meinung nach das Investment schon mehrfach ausgezahlt. Denn die leichten Nutzfahrzeuge legen pro Jahr rund 20 Millionen Kilometer zurück und benötigen etwa zwei Millionen Liter Diesel. „Da das System datenschutzkonform umgesetzt wurde und folglich die Fahrer ausführlich informiert wurden, sind sie für die Dienste sensibilisiert.“ Das bedeute etwa, dass sie anstelle von Autobahntankstellen günstigere Stationen ansteuern. „Bei den Laufleistungen spart dies enormes Geld“, so der Flottenmanager. „Wir können außerdem Unfälle genau rekonstruieren und damit das Fahrverhalten beeinflussen, was sich in Richtung Kraftstoffverbrauch und Schadenprävention auswirkt.“ Telematik-Dienste mut Auftrags- und Lagermanagement verbinden Als Nächstes will Thees die Telematik-Dienste mit einer neuen Anwendung für das Auftrags- und Lagermanagement verbinden, die Thor gerade im Bereich der Messdienstleistungen implementiert. Das soll die Effizienz steigern und helfen, den Fuhrpark ressourcenschonender zu verwalten. Denn das Unternehmen muss allein für diesen Bereich einen deutlichen Zuwachs an Mitarbeitern managen – von etwa 80 auf rund 300 bis Ende 2026. Die Folge: die schnell steigende Fahrzeugzahl. Thees hat die beeindruckende Marke von 1.000 Einheiten im Visier. Ziel der digitalen Vernetzung: die Beladung der Messgeräte sowie die dazugehörigen Lager- und Logistikprozesse mit der Disposition der Kundentermine, den Standorten und Wohnsitzen der Fachkräfte und einer optimalen dynamischen Tourenplanung zu verbinden. Thees: „Den Flotten- und Telematik-Systemen kommt dann eine noch größere Bedeutung zu.“ Bei ihm haben die Entwickler verschiedener Systeme zu diesem Zweck schon KI-gestützte Tools angekündigt, die etwa den Lageristen bei der Bestückung begleiten und den Disponenten Empfehlungen für die Tourenplanung geben. Gelingt dies, würde die KI Fachkräfte entlasten – sie könnten sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und das gesteigerte Leistungssoll erfüllen. Checkliste: Tipps für die Suche nach einer Telematik-Lösung Wenn Handwerksbetriebe ein Telematik-System einführen wollen, sollten sie laut IT-Spezialist Jörg Zimmermann folgende acht Punkte bei der Abwägung für oder gegen eine Anwendung einfließen lassen: Bedarfsanalyse: Erheben Sie die Ist-Situation im Unternehmen und definieren Sie, was Sie mit dem Einsatz von Telematik erreichen möchten. Funktionsumfang: Bestimmen Sie die für das Erreichen der Ziele benötigten Tools und Services. Integrationsfähigkeit: Achten Sie darauf, dass das System in die bestehenden Tools via API-Schnittstelle einfach eingebunden werden kann. Skalierbarkeit: Die Telematik-Lösung sollte außerdem nach Bedarf um Module erweiterbar sein. Zugangsberechtigung: Entwickeln Sie Richtlinien, welche Inhalte für wen zugänglich sind und wie sie bearbeitet werden dürfen. Benutzerfreundlichkeit: Die Anwendung sollte für die Zugangsberechtigten einfach zu handhaben sein, um Akzeptanz und Effizienz in den Arbeitsprozessen zu erreichen. Datenschutz: Die Implementierung ist datenschutzkonform umzusetzen. Gibt es einen Betriebsrat, holen Sie diesen frühzeitig ins Boot. Beziehen Sie den internen respektive externen Datenschutzbeauftragten ein. Bestimmen Sie Verantwortlichkeiten für das Thema. Auf der Prioritätenliste ganz oben steht ferner, Transparenz gegenüber den Mitarbeitern zu gewährleisten. Schulung der Belegschaft: Machen Sie die Nutzer fit für die Telematik-Dienste. Gefragte Dienste im Handwerk Große Fuhrparks sind aber nicht die alleinigen Profiteure. Das beobachtet Jörg Zimmermann, der bei Thor als Berater den Roll-out begleitet hat und heute laufenden Support leistet. Der Inhaber der Unternehmensberatung Business Telematik im thüringischen Kranichfeld sieht Mehrwerte auch für Firmen mit überschaubarer Zahl an Firmen-Kfz. „Denn Telematik bedeutet nichts anderes als die Übertragung von Daten aus einer Hard- in die Software, aus denen auch KMU neue Erkenntnisse etwa über Fahrverhalten, -strecken und Kraftstoffverbrauch ziehen können.“ Basis dafür ist die Echtzeitortung der Fahrzeuge. Mit dieser Telematik-Funktion fangen Handwerksbetriebe nach Beobachtungen von Zimmermann meist an, um Haltepunkte und Standdauer zu dokumentieren. In den Fokus rückt gegenwärtig auch die Kfz-Überwachung: Man will schließlich die Wartung und Inspektionen optimieren. Telematik-Systeme haben dazu KI-Tools als Werkzeuge integriert, die die sogenannte Predictive Maintenance ermöglichen. Über die vorausschauende Zustandsobservierung sollen Entscheider etwa frühzeitig Werkstatttermine vereinbaren oder Fahrzeugausfälle vermeiden können. Ein weiterer Aspekt ist das Thema Sicherheit. Zimmermann sieht hier derzeit neue Einsatzfelder entstehen. Als Mittel zum Zweck dienen Kamerasysteme, die nach innen oder außen filmen. Ein Anwendungsfall: „Fährt ein Handwerker durch die Stadt und sucht eine Adresse, sinkt nicht selten die Aufmerksamkeit im Verkehr. Registriert das System die mangelnde Konzentration, wird der Fahrer gewarnt, wenn eine für ihn potenziell unerwartete Gefahrensituation auftaucht.“ Als Instrument dazu dient KI, welche die bisherigen Systeme erweitert. Die Risiken von Unfällen und Schadenkosten würden dadurch sinken. Disposition automatisieren Der Consultant sieht die Telematik-Branche emsig an den Entwicklungen feilen. „Man arbeitet schon lange mit großen Datenbanken und Machine-Learning-Modellen als Basis für die Dienstleistungen. Nun knüpfen insbesondere Deep-Learning-Modelle an und können aufgrund des Datenschatzes und Know-hows schnell weitere Anwendungsspielräume erschließen“, so Zimmermann. Unabhängig davon zeigen seine Analysen: Fast alle Lösungen bieten GPS-Ortung, Routenverfolgung, Reporting und Geofencing für die Kfz-Überwachung in einem bestimmten Gebiet an. Er ist der Ansicht, dass diese Basislösungen den kleineren Firmen – eventuell noch mit elektronischem Fahrtenbuch – genügen. Je größer die Unternehmen sind, desto öfter kommt außerdem der Wunsch auf, die Disposition zu automatisieren und Aufträge digital direkt über das System verteilen zu lassen. Gleiches gilt für die Arbeitszeiterfassung. Das würde sich lohnen. Hat die Firma eine Telematik-Lösung eingeführt, sind die Einsparungen nach Angaben von Zimmermann auch zu beziffern. Er schätzt, dass sich dadurch die Gesamtkosten für den Fuhrpark zwischen zehn und 15 Prozent verringern – indirekte Kosten wie den vermiedenen Personalausfall durch Unfallprävention nicht mitgerechnet. Und das sei konservativ gerechnet. Datenschutzrechtlicher Rahmen für Telematik-Anwendungen Will ein Unternehmen ein Ortungssystem einführen, hat dies dem Datenschutz zu entsprechen. Hierzulande regeln grundsätzlich die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) die Möglichkeiten und Grenzen der Nutzung von Telematik-Diensten. Dazu heißt es in Artikel 6 DSGVO gemeinhin, dass personenbezogene Daten nur verarbeitet werden dürfen, wenn eine Rechtsgrundlage vorhanden ist. Fahrzeugbezogene Daten ohne Personenbezug wie Reifendruck, Kilometerstand und Wartungsintervalle sind davon nicht betroffen. Gleichwohl erlaubt Artikel 6 DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG laut Dr. Sebastian Kraska auch die Erhebung weiterer Informationen, wenn diese zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Das wäre etwa der Fall, wenn es der Sicherheit oder der Koordinierung des Einsatzes der Beschäftigten dient. In der Praxis sind allerdings einige Aspekte zu berücksichtigen. „Für die Umsetzung ist zwischen Firmenwagen zu trennen, die beruflich sowie privat zur Verfügung stehen, und denen für rein betriebliche Zwecke“, sagt der Rechtsanwalt und Geschäftsführer der IITR Datenschutz GmbH in München. Er fügt hinzu: „Für alle Fahrzeuge mit dualer Nutzung sind die Datenspeicherung und -verarbeitung nur in engen Grenzen mit wirksamer Einwilligungserklärung und abschaltbaren Lösungen denkbar.“ Dagegen können bei Autos, die die Mitarbeiter nur geschäftlich fahren, auch Daten via GPS ermittelt werden, die beispielsweise die Flottenplanung oder Abrechnung von Arbeitszeiten erleichtern oder Unfallrisiken senken. „Beschränken sich die Daten aus diesen Fahrzeugen auf solche Sacherfordernisse des Unternehmens, genügt es, die Belegschaft darüber zu informieren“, erläutert Kraska aus seiner Erfahrung als externer Datenschutzbeauftragter. KI verändert Spielregeln Arbeitet die Telematik bei der Datenerhebung und -verarbeitung zusätzlich mit KI, ist zum einen Artikel 22 DSGVO zu beachten. Die Norm „automatisierte Entscheidungen im Einzelfall“ besagt gemäß Kraska, dass stets ein Mensch die Entscheidung treffen muss und die Maschine diese vorbereiten kann. Zum anderen greift die KI-Verordnung. Diese tritt bis Ende 2026 sukzessive in Kraft und reguliert den Einsatz von KI in Unternehmen. Der Rechtsanwalt und Diplom-Kaufmann ist der Ansicht, dass sich kein Entscheider davon abschrecken lassen soll. Sein Lösungsansatz: „Die Due Diligence muss man nicht zwingend selbst machen. Hier sind die Anbieter gefordert, Informationen und Mustervorlagen für die rechtssichere Umsetzung bereitzustellen.“ Parallel dazu sollte man den ohnehin schon berufenen Datenschutzbeauftragten im KI-Thema schulen oder den externen, auch entsprechend qualifizierten einbinden. Den Aufwand für die Einführung eines Telematik-Systems hält Kraska dann für überschaubar.

Firmenwagen und KI Telematik: Mit smarter Ortung Zeit und Geld im Fuhrpark sparen

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