Vom papierlosen Büro bis zum vernetzten Baustellenteam bieten digitale Tools neue Potenziale zur Automatisierung, Materialbeschaffung und Prozessoptimierung. Sarah Tietjen, Marketingleiterin beim Rotenburger Spezialisten für cloudfähige Handwerkersoftware pds GmbH, stellt zentrale Entwicklungen der ERP-Systeme vor und zeigt auf, wie Handwerksbetriebe schon heute davon profitieren.
Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), Cloud-Computing und digitale Workflows halten Einzug in moderne Enterprise-Resource-Planing-Softwarelösungen (ERP). Diese Systeme, die den Betrieb managen, setzen diese Lösungen gezielt ein, um wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen, Zeit zu sparen und die Fehleranfälligkeit zu reduzieren und die Arbeit im Handwerk sichtlich zu erleichtern. Das sind die größten fünf Trends für ERP-Systeme im Handwerk:
1. KI-basierte Texterkennung und mobile Anwendungen mit Spracherkennung
KI-basierte Texterkennung ist heute vielerorts eine große Unterstützung, da sie es Unternehmen erleichtert, Rechnungsdaten automatisiert auszulesen, zuzuordnen und für die weitere Bearbeitung bereitzustellen – ganz gleich, ob die Rechnung als PDF oder Scan vorliegt. Aber auch die Spracherkennung spielt eine immer größere Rolle: So können Monteure oder Servicetechniker ihre ausgeführten Arbeiten etwa dank mobiler Anwendungen und KI-Unterstützung über die ERP-Systeme einfach ins Smartphone sprechen – eine Spracherkennung wandelt das Gesagte automatisch und bequem in strukturierten Text um.
2. Offene Schnittstellen und Multi-Cloud-Dienste erweitern digitales Lösungsportfolio
Ein weiterer Trend in der Digitalisierung des Handwerks ist die Integration spezialisierter Dienste über moderne Multi-Cloud-Schnittstellen. Immer mehr Betriebe setzen auf eine flexible Systemlandschaft, um Bewerbermanagement-Lösungen, digitale Formulare oder Kassensysteme nahtlos mit der ERP-Software zu verbinden – abgestimmt auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens. Durch die Anbindung externer Anwendungen an die Handwerkersoftware über offene Schnittstellen wie REST-APIs lassen sich so Prozesse nach Bedarf gezielt erweitern und automatisieren. Auch branchenspezifische Dienste, etwa zur Heizlastberechnung oder Kundenkommunikation, können auf diese Weise einfach integriert werden. So entsteht ein vernetztes System, das die Prozesse im Arbeitsalltag beschleunigt und den Weg zu einer durchgängig digitalen Betriebsorganisation ebnet.
3. Intelligente Workflows vieler ERP-Systeme entlasten Verwaltung und steigern Effizienz
Ebenfalls von großer Relevanz im Handwerk ist die Automatisierung wiederkehrender Abläufe im Büro. Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen, die Pflege von Artikelkatalogen oder die Angebotserstellung binden oft viel Ressourcen – Zeit, die im Tagesgeschäft oftmals fehlt. Moderne ERP-Systeme bieten Fachhandwerksbetrieben eine praktische Lösung für den digitalen Empfang und die Erstellung von E-Rechnungen sowie den Datenaustausch zum Handel. Auch hier sorgen moderne Schnittstellen dafür, dass Informationen in Echtzeit zwischen Handwerksunternehmen, Großhandel und weiteren Partnern ausgetauscht werden. So lassen sich etwa Preise, Artikelbilder, Verfügbarkeiten oder produktspezifische Informationen wie Montageanleitungen in laufende Prozesse integrieren.
Auch Eingangsrechnungen können automatisch geprüft und freigegeben werden, indem sie von der Software mit Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen werden. Der oft aufwendige Datenaustausch mit dem Steuerberater läuft auf Wunsch ebenfalls automatisiert über standardisierte DATEV-Schnittstellen.
4. ERP-Systeme und Mobile Apps: Digitale Werkzeugkasten und Projektakte für unterwegs
Projekt- und auftragsrelevante Daten können dank mobiler Apps direkt von der Baustelle abgerufen werden. Ob Kundendienst, Materialwirtschaft, Werkzeugverwaltung, Arbeitszeiterfassung oder das digitale Bautagebuch – erledigte Arbeiten, Bautagesberichte, Arbeitszeiten oder verbrauchtes Material lassen sich direkt vor Ort digital erfassen. Anschließend werden die erfassten Daten direkt in das Büro übermittelt, sodass Folgeprozesse, wie die Rechnungsstellung oder Stundenprüfung, deutlich vereinfacht werden. Auch Monteure profitieren von digital bereitgestellten Informationen, wie Kontaktdaten der Kunden, Historien zu bereits erledigten Serviceeinsätzen und Anlageinformationen.
Auch administrative Prozesse können einfach mobil erledigt werden: Über einen digitalen Urlaubs-Workflow können Mitarbeitende ihre Anträge per App einreichen. Nach Freigabe werden genehmigte Urlaube automatisch in die Ressourcenplanung übernommen. So werden Handwerksbetriebe mit mobilen Lösungen nicht nur effizienter, sondern auch flexibler. Und sie gewinnen wertvolle Zeit für das Wesentliche: die Arbeit beim Kunden.
5. Cloud-Betrieb und Managed Services entlasten IT-Strukturen im Betrieb
Immer mehr Handwerksbetriebe stoßen mit eigenen Servern und interner IT an ihre Grenzen: Der technische Aufwand, um Sicherheit, Verfügbarkeit und Aktualität sicherzustellen, ist groß und teuer. Cloud-Kunden profitieren von Firewall-Systemen, Gebäudesicherung, Klimatisierung, Brandschutz, redundanter Stromversorgung sowie hochverfügbarer Server- und Dateninfrastruktur. Ohne selbst in Hardware investieren zu müssen.
Ein weiterer Aspekt dabei: Managed Services. Dabei übernimmt der Cloud-Dienstleister zentrale Aufgaben wie Cybersicherheit, Softwarepflege, Datensicherung und Systemüberwachung. So können sich Betriebe stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und gleichzeitig von modernster IT profitieren.
