Erfolgsbeispiel ERP-Handwerkersoftware: Digitale Tools sollten für den Chef arbeiten – nicht umgekehrt!

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Dass digitale Tools im Handwerksbetrieb Arbeiten abnehmen sollten, liegt auf der Hand. Doch klappt es dennoch nicht immer, denn eine wichtige Voraussetzung dafür ist eine einzige Lösung statt vieler einzelner Software-Produkte. Der Betrieb HGZ Solutions in Berlin hat das erkannt – und spart sich seither viel Zeit.

Viktor Strasser, Servicetechniker bei HGZ Solutions in Berlin, legt die Termine fest. – © mfr

Über das Kalendertool planen die Mitarbeiter Informationsübergaben, in einer Branchensoftware erfassen sie die Abrechnung – und müssen daher Aufträge doppelt anlegen. Einzelne Leistungen der Angestellten im Außendienst wurden händisch ins System eingepflegt. Lange Zeit bescherte die Digitalisierung dem Berliner SHK-Betrieb HGZ Solutions mehr Mühe als Erleichterung. „Die einzelnen Systeme und Apps zu bedienen, war wirklich aufwendig, umständlich und fehleranfällig und auch absolut nicht mehr auf der Höhe der Zeit“, sagt Strategie- und Marketingmanager Marcel Winkler – und zog die Reißleine.

Vor zwei Jahren machte er sich auf die Suche nach einem Anbieter, der eine Lösung für alle einzelnen Abläufe anbietet. Bei der ERP-Handwerkersoftware von mfr ist er fündig geworden. Über das Tool können die 25 Mitarbeiter alle Daten und Informationen in einer Cloud ablegen, egal ob sie im Büro sitzen oder auf der Baustelle stehen. Das hat viele Vorteile: So müssen die Büromitarbeiter zum Beispiel nicht mehr auf die Leistungsnachweise der Außendienst-Mitarbeiter warten, um sie dann ins System einzupflegen: Jeder kann stattdessen seinen Aufwand direkt selbst eintragen.

Die Software passt sich den Arbeitsschritten an

Der gesamte Workflow ist direkt in der Software abgebildet. Von der ersten Terminierung über das Versenden von Kundeninformationen, die Ausführung des Arbeitsauftrags, die Leistungsdokumentation bis hin zur Rechnungsstellung. Großes Plus: „Jeder kann jederzeit einen Eintrag anlegen, der dann mit weiteren Informationen angereichert und synchronisiert wird. Die Software benötigt keine bestimmte Reihenfolge“, erklärt Winkler.

Im alten System dagegen konnten die Mitarbeitenden beispielsweise einen Termin im System erst anlegen, wenn zuvor Rechnungsempfänger, Adresse, Leistungsempfänger, Projekt und Auftrag hinterlegt waren. Dadurch konnten Aufträge erst mit Verzögerung terminiert und mit dem Kunden abgestimmt werden – und führte dazu, dass die Arbeitsweise der Mitarbeitenden sich an der Software orientierte und nicht am effizientesten, sinnvollsten Weg. „Jetzt kann der Prozess genau dort gestartet werden, wo die Mitarbeitenden aktuell stehen. Wenn ein Auftrag angelegt wird, ist egal, ob bereits die Adresse bekannt ist“, erklärt Winkler. „In mfr können wir die Abfolge entsprechend unserer Prozesse festlegen. Nicht umgekehrt.“

Servicemitarbeiter werden durch den Auftrag geleitet

Das gilt auch für die Arbeit der Servicetechniker beim Kunden. Die Techniker können in frei konfigurierbaren Checklisten alle Informationen während der Arbeit beim Kunden digital erfassen. Zudem können sie die meist sehr unterschiedlichen Auftragstypen wie Serviceeinsatz, Wartung oder Zählerwechsel flexibel darüber abbilden. „Unsere Techniker werden damit Schritt für Schritt durch den Auftrag geleitet“, beschreibt Winkler. „So vermeiden wir, dass wichtige Punkte bei Aufmaßen vergessen werden oder dass keine Fotos gemacht werden.“ Unnötige Fahrzeiten und Doppelerfassungen werden ebenso vermieden.

Die Servicetechniker können zudem über die integrierte Klarpris-Schnittstelle verbrauchte Materialien mit Artikelnummern direkt in der Checkliste dokumentieren. Im Backend werden dann die jeweiligen Artikel inklusive der kundenspezifischen Preise automatisch abgeglichen. „Die Techniker schreiben quasi bereits vor Ort 90 Prozent der Rechnung. Im Backoffice wird dann nur nochmal alles abgeglichen und aus mfr heraus die Rechnung an den Kunden verschickt“, sagt Winkler, der sich über die automatisierten Abläufe im Betrieb freut. „Wir haben jetzt eine komplette, einfach einsehbare Auftragshistorie, in der klar dokumentiert ist, wer was wann gemacht oder geändert hat. Dadurch vermeiden wir aktiv Fehler und werden unserem Qualitätsmanagement gerecht.“ Das kommt letztlich vor allem auch den Kunden zugute. Sein Rat: „Die Digitalisierung ist absolut erfolgskritisch. Daher sollte man lieber heute als morgen beginnen.“