Minimierter Verwaltungsaufwand ERP-System: So digitalisiert ein Nachfolger seinen Familienbetrieb

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Angebote versenden, Rechnungen schreiben: Solche lästigen aber wichtigen To-do’s hat Nico Kreusel, seitdem er den Betrieb übernommen hat, automatisiert. Für seinen Vater sind digitale Tools zwar noch „Teufelszeug“ – doch auch er sieht und schätzt die Vorteile.

Nico Kreusel hat den Bodenleger-Betrieb zum Jahresanfang 2021 übernommen.

Als Nico Kreusel von seinem Vater Jörg Kreusel zu Jahresanfang die Geschäftsführung des Bodenleger-Betriebs im thüringischen Mühlhausen übernahm, stellt er die Prozesse auf digital um. „Vom Angebot bis zur Rechnung soll alles nahtlos ineinandergreifen“, so der Wunsch von Kreusel Junior. Damit will er sich und seinen vier Mitarbeitern den recht umfangreichen Verwaltungsaufwand vom Leib halten. „Angebote oder Rechnungen zu schreiben ist zwar ein Muss, aber wenig wertschöpfend“, begründet der gelernte Kaufmann.

Um sein Ziel zu erreichen, diese wichtigen und zugleich lästigen To-Dos zu automatisieren, hat sich Kreusel intensiv mit den Abläufen seines Betriebs beschäftigt – und sich letztlich für die Enterprise-Resource-Planning-Lösung (ERP) zur Miete von Weclapp entschieden. Im Gegensatz zu einem Programm, das man einmalig kauft und intern auf einem Server laufen lässt, fällt bei der sogenannten Software-as-a-Service-Variante ein monatlicher Abo-Preis an, die Daten werden in der Cloud des Anbieters abgelegt und rechtskonform gepflegt.

Daten sicher in der Cloud

Ob Updates der Software oder neue Datenschutz-Regelungen, alles liegt in den Händen des Anbieters. So muss sich Kreusel selbst um nichts kümmern, und mehr noch: „Wenn ein Rechner ausfällt oder einer unserer Mitarbeiter mal ein Handy verliert, ist das nicht weiter schlimm“, sagt der Betriebschef: „Die Daten liegen sicher in der Cloud und können jederzeit abgerufen werden, egal von welchem Gerät.“ Die Anwendung ist system-unabhängig und kann als Web-Cloud-App von jedem Browser aus bedient werden.

Für die Lösung zahlt Kreusel gut 2.000 Euro pro Jahr. Für den Betriebschef ist dieser Betrag sinnvoll investiert. Aus zwei Gründen: „Es spart uns viel Zeit und Aufwand.“ Das bemerken auch andere: „Viele am Bau Beteiligte schleppen immer noch Berge von Papier mit sich herum. Die staunen oft, wenn wir mit dem Tablet auf der Baustelle erscheinen, viele Daten zur Hand haben und Eingaben direkt vor Ort erledigen können.“

Über eine Lösung mehrere Abläufe steuern

Dass er sich bei der Vielzahl an Software-Programmen mit ähnlichen Funktionen explizit für Weclapp entschieden hat, begründet Kreusel mit der intuitiven Bedienbarkeit des Programms. Zudem zeigt sich der Anbieter flexibel, wenn der Handwerkschef Sonderwünsche äußert, etwa wenn er bestimmte Funktionen für sein Gewerk anbinden will. „Darüber kann ich mit einer Lösung verschiedene Abläufe steuern“, sagt er. Dazu zählen zum Beispiel:

– die Lagerhaltung, bei der in Echtzeit und von überall aus verfolgt werden kann, wieviel Material noch vorhanden ist und welches nachbestellt werden muss.

– die Anbindung an DATEV bei der Buchhaltung: „Indem wir die Buchhaltung bequem in der Software durchführen, nehmen wir unserem Steuerbüro viel Arbeit ab – und es fallen weniger Kosten an“, freut sich Kreusel.

Förderung für Software und Hardware

Für Robin Mathar, der bei Weclapp Kunden wie Nico Kreusel berät, schätzt es mit dem technologie-kundigen Handwerkschef zusammenzuarbeiten, und die Software über dessen Bedürfnisse und Anregungen für das Handwerk weiterzuentwickeln. Für Weclapp macht die Branche einen kleineren, aber bedeutenden Teil der Kundengruppe aus. Weitere Kunden des Software-Anbieters, der 2013 an den Start gegangen ist, stammen aus Agenturen und Handel.

Weil Kreusel die Abläufe erstmals digitalisiert und in Hard- und Software investiert, kommen für ihn Förderungen wie „Go digital“ infrage. „Weclapp ist für uns der erste Schritt in die Digitalisierung„, sagt Kreusel, der derzeit seine Webseite frisch aufbaut. Hat er früher die Büroarbeiten übers Wochenende erledigt, schafft er es heute am Freitagnachmittag. „Für meinen Vater sind digitale Tools zwar noch Teufelszeug“, lacht er, „doch sieht auch er, wie sie uns die Hände freihalten.“