Gastkommentar von Uwe Engelhardt Produktiv-Tool: Produktivität und Unternehmenserfolg steigern durch mehr verrechenbare Stunden

Sie wollen die Produktivität erhöhen, wissen aber nicht, wo Sie ansetzen sollen? Mit dem Produktiv-Tool der Erfolgsmeisterei in Tutzing können Unternehmer in Echtzeit einen präzisen Überblick zu ihrer finanziellen Lage erhalten. Einfach die eigene BWA per Mausklick integrieren – und endlich sichere unternehmerische Entscheidungen treffen.

Das Bewusstsein für die Bedeutung von Produktivität ist bei den meisten Geschäftsführern und Meistern vorhanden. Häufig fehlt jedoch im Tagesgeschäft die Zeit, sich intensiv diesem Thema zu widmen. Selbst wenn entsprechende Berechnungen angestellt werden und Ergebnisse vorliegen, fehlt oft die Vorstellung davon, wie diese im betrieblichen Alltag umgesetzt werden können.

Produktivität steigern: Die Akzeptanz im Team ist der Schlüssel

Ein weiteres häufiges Hindernis bei der Einführung und Umsetzung von Verbesserungen zur Steigerung der Produktivität ist die fehlende Akzeptanz der Mitarbeiter. Schuld daran ist in vielen Fällen eine mangelhafte Kommunikation. Aufgrund fehlender Planung und Vorstellung, wie Veränderungen durchgeführt werden können, bleibt sie oberflächlich und rein informativ statt anleitend. Aussagen wie „Wir müssen produktiver werden!“ lösen Misstrauen aus, da sie von den Mitarbeitern als Kritik und Abwertung empfunden werden.

Die Folge: Missverständnisse und Konflikte zwischen Führungskräften und Mitarbeitern, die zusätzlich zum Tagesgeschäft wertvolle Energie kosten und deshalb wiederum zu Stress, Überlastung und Burnouts führen. Entsprechend zeigt sich dieses Verhalten bei vielen Chefs.

Arbeitsintelligenz und Erfahrungswissen: Nutzen Sie diese Stellschrauben zur Steigerung der Produktivität

Die Bereitschaft der Mitarbeiter, sich aktiv an Verbesserungsprozessen und Projekten zu beteiligen, wird häufig unterschätzt. Viele Führungskräfte gehen davon aus, dass die Mitarbeiter wenig Interesse haben, sich über das Alltagsgeschäft hinaus zu engagieren. Sie interpretieren passives oder zurückhaltendes Verhalten als Desinteresse. Doch dies ist oft falsch und hat Gründe, die in der Vergangenheit liegen:

• Aufgrund fehlender Informationen über Ziele, Prioritäten und Werte arbeiten die Mitarbeiter nach eigenem Gutdünken sowie besten Wissen und Gewissen. Das kann klappen, doch oft sind Ziele und Prioritäten der Unternehmer und ihres Teams keineswegs deckungsgleich.
  
• Verbesserungsvorschläge wurden in der Vergangenheit ignoriert oder vergessen. Die Mitarbeiter empfinden dies als Abwertung und halten sich mit ihren Ideen zurück.
  
• Traditionelle Hierarchien, die vermitteln, dass nur die „da oben“ etwas zu sagen haben und „die da unten“ still sein sollen.
  
• Misstrauen und Angst vor negativen Reaktionen (Beispiel: Auslachen), weil der Chef sich insgeheim kritisiert fühlt.
  
• Die Angst, Kollegen anzuschwärzen und im Team als Besserwisser dazustehen.
  
• Fehleinschätzungen der Führungskräfte über die Auslastung der Mitarbeiter, etwa, dass diese sowieso keine freien Kapazitäten mehr haben.

Wichtig: Bevor Sie sich damit beschäftigen, mit welchen Maßnahmen sich die Produktivität im Betrieb steigern lässt, sollten sie etwaige Hindernisse und Denkblockaden mit einer klaren Strategie sowie systematischer Kommunikation aus der Welt schaffen.

Das Produktiv-Tool der Erfolgsmeisterei: mit System effizienter arbeiten

Zum 20-jährigen Firmenjubiläum haben wir vom Beraterteam der Erfolgsmeisterei in Tutzing, die Basisversion unserer Software zur Reduzierung unproduktiver Zeiten für Klein- und Mittelbetriebe im Handwerk online gestellt. Interessierte Handwerker können das Tool kostenfrei nutzen.

Neu ab Februar 2025: Die eigene BWA mit einem Klick importieren

Die Software hilft dabei, die unproduktiven Zeiten sowie verlustbringende Zeitfresser nebst Kosten systematisch zu erfassen.Seit Februar 2025 lässt sich die BWA einfach per Mausklick importieren und auch die Auswertung von Teilleistungen ist unkompliziert möglich. Für jede der drei Kategorien, Arbeitsplatz, Organisation und Unternehmenskultur bietet es eine Auswahl klassischer Gründe für Zeitverluste. Die Ergebnisse bieten Unternehmern und Meistern eine solide Grundlage, um gezielte Verbesserungsmaßnahmen durchzuführen.

Hinweis zur Nutzung des Produktiv-Tools:

• Die Inhalte des Produktiv- und Aufgaben- Tools wurden von der ErfolgsMeisterei GmbH auf Basis ihrer 20-jährigen Erfahrung erstellt.

• Die Bedienung ist einfach und wird durch Auswahlmöglichkeiten und programmierte Berechnungen unterstützt.

• Die Auswahlthemen decken die häufigsten Störfaktoren und Zeitfresser ab.

• Das Aufgabenboard erlaubt die Zusammenarbeit im Team mittels entsprechender Berechtigungen. Begleitend stehen Anleitungsvideos zur Verfügung.

• Das Produktiv-Tool ist eine browserbasierte Software und wird in der Basisversion kostenfrei zur Verfügung gestellt.

• Jeder Benutzer erhält einen eigenen Zugang und die Rechte, das Programm zu nutzen. Eine Anmeldung mit der E-Mail-Adresse ist deshalb notwendig.

Zeitfresser beseitigen: Fünf Schritte zu mehr Produktivität im Betrieb

1. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter: Teilen Sie mit, dass ein Projekt und Projektteam zur Steigerung der Produktivität ins Leben gerufen werden. Erklären Sie die Zielsetzung: die Verbesserung der Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens und die Sicherung aller Arbeitsplätze. So verhindern Sie, dass Mitarbeiter das Gefühl haben, im negativen Sinne kontrolliert zu werden.
2. Lokalisieren Sie Engpässe und Schwachstellen und berechnen Sie den Ist-Stand:
   
   • Wählen Sie eine proaktive Einstellung zu diesem Projekt und lösen Sie sich von negativen Gedanken und Bewertungen. Es geht nicht um die Frage, wer was falsch oder schlecht macht. Es geht um die Antwort auf die Frage: Worin können wir besser werden!
     
   • Orientieren Sie sich an den Kategorien: Arbeitsplatz / Produktion / Baustelle, Organisation / Abläufe, Unternehmenskultur / Verhalten, um eine strukturierte, prozessorientierte Analyse zu erstellen (das Produktiv-Tool hält diese Struktur vor und bietet mittels Auswahlfeld entsprechende Themen an).
     
   • Bestimmen Sie auf Basis der konkreten Tätigkeiten in den jeweiligen Kategorien den täglichen Zeitaufwand, die Anzahl der produktiven Mitarbeiter und das gewünschte Einsparziel in Prozent. Beginnen Sie notfalls mit einer Schätzung. Ungenaue Zahlen sind besser als jeder Blindflug.
     
   • Individualisieren Sie die Berechnungen mit Ihren Rahmendaten (Stundensatz netto und Anzahl der produktiven Mitarbeiter; mehr brauchen Sie nicht). Das Programm berechnet sofort die Kosten und stellt die mögliche Einsparung dagegen. Die Differenz bietet Ihnen eine Entscheidungsgrundlage für das weitere Vorgehen.
     
   • Nutzen Sie die KI-Funktion, um innerhalb weniger Sekunden Verbesserungsvorschläge zu erhalten, die auf Knopfdruck in ein Aufgaben-Management-Board übertragen werden können. Selbstverständlich sind die Aufgabentickets für Sie bearbeitbar. Dieses Board dient der weiteren Bearbeitung gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern.
3. Maßnahmenplanung: Bilden Sie ein Projektteam. Je nach Betriebsgröße können es ein bis zwei Personen oder bei größeren Betrieben jeweils ein Vertreter einer bestimmten Abteilung oder eines Bereichs sein. Nutzen Sie die Erfahrung der täglichen Arbeit und Kreativität der einzelnen Personen, um die besten Lösungen zu finden. Mitarbeiter bringen oft sehr einfache, aber wirksame Ideen zur Lösungsfindung bei.
4. Umsetzung der Maßnahmen: Teilen Sie ihre Ergebnisse mit. Diskutieren Sie gemeinsam die Ursachen und Auswirkungen. Arbeiten Sie anschließend mit Ihrem Team die einzelnen Maßnahmen und Schritte aus, die zur Reduzierung unproduktiver Zeiten führen sollen. Erstellen Sie zu jeder Maßnahme ein Aufgabenticket, benennen Sie eine verantwortliche Person für die Umsetzung und terminieren Sie den Zeitpunkt der Erledigung. Nutzen Sie das Aufgabenboard, um die Kommunikation intern und untereinander zu erleichtern.
5. Regelmäßige Treffen und Fortschrittskontrolle: Organisieren Sie regelmäßige Treffen des Projektteams zur Überprüfung des Fortschritts, der Wirksamkeit einzelner Maßnahmen und möglicher Verbesserungen. Kontrollieren Sie, ob entsprechende Einsparungen erzielt wurden. Beziehen Sie die Mitarbeiter in die Analysen und Fortschrittskontrollen ein. Scheuen Sie sich nicht, die Lösung von Problemen an das Projektteam oder einzelne kompetente Personen zu delegieren.

Fazit:

Die Einbindung der Mitarbeiter in Gestaltungs- und Entscheidungsprozesse fördert deren Verantwortungsgefühl und Wertschätzung, was zu höherer Motivation, besserer Teamarbeit und einer stärkeren Identifikation mit dem Unternehmen führt. Gleichzeitig wird die Effizienz gesteigert und eine leistungsorientierte, motivierende Unternehmenskultur geschaffen.