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Studie von DATEV und handwerk magazin Online-Befragung: Digitalisierung im Handwerk erfolgt zusammen mit dem Steuerberater

Die Digitalisierung der kaufmännischen Prozesse im Handwerk kommt weiter voran. Dabei setzen die Betriebe bei diesem Thema verstärkt auf ihren Steuerberater. Das ist eines der Ergebnisse der bereits zweiten gemeinsamen Studie der DATEV und handwerk magazin.

Themenseiten: TS Digitale Belege archivieren, TS GoBD, TS Kassensysteme, TS Rechts- und Steuerberatung, TS Datenschutz, TS Digitalisierung und TS Plattform-Business

Betriebe, die regelmäßig etwa für die Finanzbuchführung oder Lohnabrechnung mit einer Steuerberatungskanzlei zusammenarbeiten, nutzen häufiger digitale Lösungen für ihre internen kaufmännischen Prozesse als Betriebe ohne Steuerberater. Zudem sind sie auch investitionsfreudiger. Das ist eines der markantesten Ergebnisse der gemeinsamen Studie "Digitalisierung der kaufmännischen Prozesse im Handwerk" der DATEV eG gemeinsam mit handwerk magazin.

„Steuerberater treiben offensichtlich die Digitalisierung in Handwerksunternehmen mit voran und sind für die Verantwortlichen eine Art Digi-Coach, wenn es darum geht, die kaufmännischen Prozesse effizienter zu gestalten", sagte Stefan Wunram, Leitender Berater Trends & Strategien der DATEV, bei der Vorstellung der Studie auf der Internationalen Handwerksmesse (IHM) in München. Die Studie basiert auf einer Online-Umfrage, die im Dezember 2018 und Januar 2019 durchgeführt wurde. Mit 509 Teilnehmern, die alle Fragen beantwortet haben, ist die bereits zum zweiten Mal in dieser Konstellation durchgeführte Studie repräsentativ.

Wer den Begriff Plattformökonomie kennt, hält diese für relevant

Olaf Deininger, Chefredakteur von handwerk magazin, zeigte sich sehr erfreut, wie souverän viele Handwerker auch mit noch vergleichsweise neuen Entwicklungen wie der hin zur Plattformökonomie umgehen. Immerhin rund 18 Prozent der befragten Betriebe kennen den Begriff Plattformökonomie oder haben ihn schon einmal gehört. Der Anteil ist bei den Handwerksunternehmern, die mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, mit 21 Prozent sogar noch höher. „Die Mehrheit der Handwerksunternehmer, die schon einmal von der Plattformökonomie gehört haben, schätzen ihre Relevanz als sehr hoch ein", wertete Deininger. „Über die Hälfte von diesen gehen davon aus, dass das keine Modeerscheinung ist, sondern die Geschäftsmodelle grundlegend verändern wird." Die Umfrage zeige zudem, dass die Entwicklung, die über Amazon und Co. im Geschäft mit Konsumenten schon länger bekannt ist, nun auch im B2B-Bereich Fuß fasst. 31 Prozent geben ihren Kunden die Möglichkeit, über PayPal Rechnungen zu begleichen.

Deutlich weiter vorangeschritten ist die Digitalisierung der kaufmännischen Prozesse in den Handwerksbetrieben. Laut der Befragung setzen bereits rund 70 Prozent von denen, die mit Steuerberatern zusammenarbeiten, in der externen Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und der Kanzlei digitale Lösungen ein. Bei der Rechnungserstellung, Lohnabrechnung und Finanzbuchführung sind es zwischen 50 und 60 Prozent. Bei Betrieben ohne Steuerberater liegen die Werte bei diesen internen Prozessen zwischen 32 und 44 Prozent und damit deutlich niedriger.

„Noch Luft nach oben bei effizienter Gestaltung kaufmännischer Prozesse"

„Bei der effizienten Gestaltung der kaufmännischen Prozesse ist noch Luft nach oben, beispielsweise bei der automatischen Weiterverarbeitung von kaufmännischen Belegen über digitale Schnittstellen", erläuterte Wunram. Denn über 80 Prozent der kaufmännischen Belege, wie etwa Rechnungen, Lieferscheine und Angebote, erreichen die Betriebe per E-Mail – zusätzlich zu Brief und Fax, die ebenfalls parallel noch häufig genutzt werden. So lassen sich teure Medienbrüche kaum vermeiden. Nur in 15 Prozent der Unternehmen kommen digitale Schnittstellen zur automatischen Verarbeitung von Belegen zum Einsatz.

Diese Vielfalt der Eingangskanäle spiegelt sich auch bei der Archivierung der Belege wider. Knapp 90 Prozent der Betriebe betreiben eine doppelte Archivierung, das heißt eine digitale und eine in Papier. Viele Handwerksbetriebe haben allerdings erkannt, dass das überflüssiger Aufwand und Kosten sind, die sich einsparen lassen. Laut der Befragung wollen 37 Prozent in den kommenden zwölf Monaten in effizientere digitale Lösungen für ihre kaufmännische Administration investieren. Bei den Betrieben ohne Steuerberater planen das lediglich 16 Prozent. Besonders investitionsfreudig ist das Lebensmittelhandwerk gefolgt vom Bauhauptgewerbe. Hier wollen durchschnittlich 39 Prozent beziehungsweise 34 Prozent zeitnah dafür Kapital aufwenden.

Steuerberater wird zum Digi-Coach der Handwerksbetriebe

Ganz vorne auf der To-do-Liste stehen hier bei rund der Hälfte der Betriebe Prozessverbesserungen bei der Rechnungserstellung sowie der Belegarchivierung und -verwaltung. Denn hier lassen sich in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater schnell Effizienzvorteile generieren. Betriebe ohne Steuerberater sehen dieses Potenzial offensichtlich deutlich seltener. Hier planen nur 38 respektive 39 Prozent entsprechende Vorhaben.

„Knapp 60 Prozent der Handwerksbetriebe mit Steuerberater lassen sich bei der Verbesserung ihrer kaufmännischen Prozesse eben von diesem beraten. Er oder sie wird für die Betriebe zum Digi-Coach", so Wunram. Die Verantwortlichen in den Handwerksbetrieben wüssten, dass sie sich um das Thema Digitalisierung kümmern müssen. Da sie aber meist weder Zeit noch Mitarbeiter dafür hätten, biete es sich an, mit der Digitalisierung der kaufmännischen Abläufe diese gleich komplett oder in Teilbereichen an die Steuerberatungskanzlei auszulagern. Neben der Finanzbuchführung und Lohnabrechnung beispielsweise auch das Mahnwesen, die Abwicklung von Ein- und Ausgangsrechnungen sowie die Beleg- und Kassenarchivierung. Die rasant steigenden Anwenderzahlen bei Lösungen wie dem digitalen Belegwesen von DATEV zeigten laut Wunram, dass viele Betriebe sich die Vorteile der Digitalisierung bereits zu Nutze gemacht haben. Anfang März hatte die Anzahl der im DATEV-Rechenzentrum von Unternehmen gespeicherten Buchführungsbelege die symbolische Marke von einer Milliarde überschritten.

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