Studie von DATEV und handwerk magazin Digitalisierung der kaufmännischen Prozesse im Handwerk

Eine aktuelle Studie von DATEV und handwerk magazin zeigt, dass die Digitalisierung der kaufmännischen Abläufe im Handwerk weiter fortgeschritten ist, als viele bislang angenommen haben. Doch es gibt auch etliche Problemfelder, die die Betriebe schleunigst angehen sollten.

Handwerker treiben die Digitalisierung in ihren Betrieben voran“, fasst Stefan Wunram, Leitender Berater Trends & Strategien der DATEV eG, eines der Ergebnisse einer groß angelegten Studie zur Digitalisierung der kaufmännischen Abläufe in Handwerksunternehmen zusammen. Dabei haben die Betriebe auch einen Blick auf die effizientere Gestaltung der kaufmännischen Prozesse, sagt Experte Wunram.

Das zeigt die repräsentative Umfragestudie, die durch das Institut ResearchNow im Auftrag von der Nürnberger DATEV eG und handwerk magazin durchgeführt wurde. Dabei wurden im Januar dieses Jahres über 500 repräsentativ ausgewählte Handwerksbetriebe im Rahmen eines Business-to-Business-Panels zu ihren Plänen, Erfahrungen und Einschätzungen bei der Digitalisierung der Betriebsabläufe befragt.

Das Handwerk hat die Chancen der Digitalisierung erkannt

Die Ergebnisse der Umfrage machen deutlich, dass die Betriebe im Handwerkmit der Digitalisierung ihrer Prozesse schon weiter sind, als viele Experten bislang vermutet haben. Das gilt insbesondere im Kunden- und Lieferantenkontakt sowie bei Rechnungserstellung, Lohnabrechnungund im Einkauf. Mehr als 63 Prozent der befragten Betriebe gaben an, dass sie die Kommunikationmit Lieferanten, die Warenwirtschaft und den Einkauf bereits digital erledigen.

Dies liegtmit großer Wahrscheinlichkeit auch daran, dass die Großhändler und Lieferanten der Handwerksbetriebe bereits vor Jahren begonnen haben, ihren Vertrieb, ihre Logistik und ihre Auslieferung zu digitalisieren, und heute ausgereifte und bequeme digitale Lösungen und Kanäle für die Betriebe anbieten können, die auch gerne genutzt werden.

Nicht nur große Betriebe treiben die Digitalisierung

Digitale „Early Adopters“, also Handwerksbetriebe, die frühzeitig neue Technologien ausprobieren und anwenden, sind unter allen Betriebsgrößen gleich vertreten. Die kleinsten Betriebemit einem bis fünf Mitarbeitern sind sogar führend bei der Kommunikationmit Kunden und Steuerberatern über moderne digitale Lösungen. Hier kann auf einen großen Effizienzdruck der Betriebe geschlossen werden. Die kleinenUnternehmen gehörten auch zu den Vorreitern beim Einsatz moderner Technik im Kundenkontakt, im Marketingund im Verkauf. Damit wird deutlich, dass das Handwerk die Chancen der Digitalisierung erkannt hat und diese Chancen auch nutzt oder zeitnah nutzen möchte.

Der Kontakt zum Verbraucher wird digitaler

Die Betriebe, die im Business-to-Consumer-Markt aktiv sind, das sind solche Firmen, die den privaten Verbraucher als Kunde ansprechen, sind unter den Gewerken die „Early Adopters“: Sie sind führend bei der Digitalisierung des Einkaufs, der Rechnungserstellung und der Personalführung. Rund 81 Prozent der Betriebe, die für den privaten Bedarf produzieren und arbeiten, gaben an, dass sie ihre Beschaffung und ihren Einkauf digitalisiert haben. Dies dürfte auch an dem bereits beschriebenen Effekt liegen, dass viele Handwerkslieferanten frühzeitig ihre Kunden digital integriert haben.

Vergleicht man den Digitalisierungsgrad von Einkauf, Rechnungsstellung und Personalführung miteinander, zeigt sich, dass die digitale Rechnungsstellung unter allen Gewerken die größte Verbreitung aufweist. Die digitale Personalverwaltung wies durch alle Gewerke hinweg die geringste Zahl anwendender Betriebe auf.
Im Gewerksvergleich wurde deutlich, dass das Gesundheitsgewerbe bei Einkauf, Rechnungsstellung und Personalführung am wenigsten digital unterwegs ist.

Business-to-Consumer-Markt

Führend beim Einkauf. Betriebe, die beim Einkauf, der Rechnungserstellung und der Personalführung moderne digitale Lösungen einsetzen, die über E-Mail sowie Text- und Tabellenverarbeitung hinausgehen.

Quelle: Datev; Basis: Alle Befragten | n = 501

Im Geschäftskundenmarkt wird stark digital produziert

Die Betriebe im Business-to-Business-Markt sind führend in der Digitalisierung der Produktion. Das zeigte sich in der Umfrage besonders in den Bereichen Warenwirtschaft, Lagerhaltung, Produktion sowie Produktionsplanung und -vorbereitung. Die Gründe dafür könnten in der mittlerweile recht tiefen Integration vieler Zulieferbetriebe in die Produktions- und Wertschöpfungsketten der Industrie und hier ganz besonders der Automobilbranche liegen. Im Gegensatz zu den Bereichen Rechnungsstellung, Personal und Einkauf zeigen die Gesundheitshandwerke bei der Produktion sowie der Produktionsplanung und -vorbereitungmit 50 Prozent einen recht hohen Digitalisierungsgrad. Bei der digitalen Produktionsplanung zeigte das Ausbaugewerbemit 28 Prozent einen der niedrigsten Werte.

Business-to-Business-Markt

Führend in der Produktion. Betriebe, die in der Warenwirtschaft, Lagerhaltung, Produktion sowie Produktionsplanung und -vorbereitung moderne digitale Lösungen einsetzen, die über E-Mail sowie Text- und Tabellenverarbeitung hinausgehen.

Quelle: Datev; Basis: Alle Befragten | n = 501

Belege werden immer häufiger digital verwaltet

„Insbesondere bei der Kommunikation und dem Datenaustausch hat sich in den vergangenen Jahren viel verändert“, sagte Wunram auf der Pressekonferenz zur Vorstellung der Studie anlässlich der Internationalen Handwerksmesse 2018 in München. In den Unternehmen würden ganz selbstverständlich die Vorteile der Digitalisierung genutzt, die die Menschen aus ihrem Alltag kennen. Deutlich werde das daran, dass inzwischen über 80 Prozent der befragten Handwerker kaufmännische Belege per E-Mail erhalten. Über 47 Prozent setzten zudem im Kontaktmit dem Steuerberater auf moderne digitale Lösungen.

Kaufmännische Abläufe sollen optimiert werden

Insgesamt wollen fast drei Viertel der Betriebe „sicher“ oder „eher ja“ in den kommenden zwölf Monaten ihre kaufmännischen Prozesse effizienter gestalten. Dabei steht das Thema Rechnungserstellung bei über 52 Prozent der Handwerker in der Prioritätenliste ganz oben, obwohl hier bereits ein hoher Digitalisierungsgrad erreicht ist, erklärt Joanna Jakolis, die bei der Nürnberger DATEV eG für Marktforschung und Strategie zuständig ist. Denn knapp 60 Prozent geben an, dass sie beim Erstellen von Rechnungenmit digitalen Lösungen arbeiten, die über die bloße Nutzung von E-Mail, Tabellenkalkulation und Textverarbeitung hinausgehen.

Hohe InvestitionsBereitschaft in digitale Lösungen

Die Ergebnisse der Studien legen nahe, dass es unter den Betrieben im Handwerk immer weniger „Digital-Muffel“ zu geben scheint. So wollen fast drei Viertel (73,4 Prozent) der Betriebe „sicher“ oder „eher ja“ in den kommenden zwölf Monaten in die effizientere Gestaltung ihrer kaufmännischen Prozesse investieren und neue digitale Lösungen prüfen und anschaffen. Hohe Investitionsbereitschaft zeigten in diesem Bereich insbesondere die eher größeren Firmen, aber auch die kleineren Betriebe.

Der Spitzenreiter ist hier das Lebensmittelhandwerk: 50 Prozent der Betriebe aus dieser Branche wollen in den kommenden zwölf Monaten „sicher“ in neue Lösungen für ihre kaufmännischen Prozesse investieren. Allerdings geben die Marktforscher zu bedenken: Das könnte ein zeitlicher Sondereffekt sein. Den geringsten Anteil von Betriebenmit digitalen Investitionsabsichten zeigte das Bauhauptgewerbe.

Die Papierablage lebt länger als gedacht

Angesichts der hohen Bereitschaft zum Einsatz digitaler Lösungen überraschte es bei der Auswertung der Umfrageergebnisse dagegen, dass trotzdem zwei Drittel (66,9 Prozent) der befragten Unternehmen angaben, doch noch eine Papierablage zu pflegen, teilweise parallel zur digitalen Archivierung der Belege undUnterlagen .
„Hier gibt es eindeutig noch Optimierungspotenzial“, sagt Wunram. Denn so wie dies aussehe und auch oft noch beobachtet werde, drucken viele ihre E-Mail-Rechnungen aus und archivieren sie auf diesem Wege. „Das ist aber weder effizient noch ist es GoBD-konform. Hier besteht also dringender Beratungsbedarf durch den Steuerberater“, so der Leitende Berater.

Der DATEV-Experte verwies darauf, dass laut einer Studie der Goethe-Universität in Frankfurt a.M. sich alleinmit einem durchgängig digital gestalteten Prozess zur Rechnungserstellung und Rechnungsprüfung, etwa unter Einsatz des ZUGFeRD-Formates für elektronische Rechnungen, 60 bis 80 Prozent der Kosten dafür einsparen ließen. „Durch die digitale Anbindung an die Steuerberatungskanzlei erschließt sich zusätzlicher Mehrwert“, so Wunram.

Steuerberater als Digitalisierungs-Coach

Ganz allgemein scheint es demnach den meisten befragten Handwerkern nicht bewusst zu sein, dass der eigene Steuerberater sie bei der effizienteren Gestaltung ihrer kaufmännischen Prozesse mithilfe digitaler Lösungen unterstützen kann. Nur knapp 18 Prozent sprechen laut der Umfragemit ihren Steuerberatern darüber: „Das überrascht, denn Steuerberater arbeiten seit über 50 Jahrenmit digitalen Lösungen und haben ein entsprechendes Know-how aufgebaut.“

Über das Auslagern etwa des betrieblichen Rechnungswesens an den Steuerberater könnten Unternehmen mit geringem Aufwand schnell den größten Mehrwert erhalten. „Viele kaufmännische Daten liegen heute digital vor und werden vom Steuerberater elektronisch für das Finanzamt aufbereitet. Da ist es nur ein kleiner Schritt, diese Daten stets aktuell auch für denUnternehmer nutzbar zu machen, um damit etwa das Zahlungswesen und das Mahnwesen gleichmit zu erledigen.“

Kassen-Nachschau wird zum Glücksspiel

Als „Glücksspiel“ bezeichnet Wunram den Umgangmit dem Thema Kassen-Nachschau, der sich in den Umfrageergebnissen zeigt. Demnach fühlen sich nur 27,2 Prozent aller Befragten gut bis sehr gut, 18,8 Prozent eher schlecht oder gar nicht informiert.

Nur etwas über 13 Prozent der Betriebe, die eine Kasse haben, sind angesichts der seit Anfang dieses Jahres möglichen unangekündigten Kassen-Nachschau bereits tätig geworden. Hier sind die Branchen Lebensmittel (21,1 Prozent) und Privater Bedarf (23,1 Prozent) noch am besten vorbereitet. Auch da sei dringend ein Gesprächmit dem Steuerberater angeraten, resümiert Wunram.

Die Kunst der klaren Kalkulation

Viele Betriebe haben auch bei der Angebotskalkulation noch Optimierungsbedarf. Vor allem die Anzahl der Chefs, die sich nur auf ihr Bauchgefühl verlassen, ist noch erstaunlich hoch.

Es ist immer wieder die gleiche Situation: Spricht manmit Steuerberatern über das Handwerk, dann dauert es meist nicht lange, bis das Gespräch auf das Thema Kalkulation kommt. Hinter vorgehaltener Hand erklären manche Steuerexperten dann: Viele Betriebe im Handwerk „können einfach nicht kalkulieren“. Oder – falls sie es können – tun sie es einfach nicht. Darin läge etwa die Ursache, weshalb trotz voller Auftragsbücher, Überstunden und Wochenendarbeit manche Betriebe trotzdem nur mickrige Gewinne einfahren und sich die Stimmung des Chefs der schlechten Rendite wegen zunehmend verdüstert.

Die Datenbasis: Bauchgefühl noch weit verbreitet

Grund genug für handwerk magazin und die Nürnberger DATEV, auch diese Beobachtung durch die groß angelegte Studie zur Kalkulationspraxis der Betriebe genau unter die Lupe zu nehmen. Dazu wurden wie beschrieben im Januar dieses Jahres über 500 repräsentativ ausgewählte Handwerksbetriebe vom internationalen Marktforschungsinstitut ResearchNow im Rahmen eines Business-to-Business-Panels befragt. Wir wollten wissen: Auf welche Art und Weise kommen ihre Angebotskalkulationen zustande, welchen Daten liegen ihnen zugrunde, welche Kalkulationsmethoden werden gewählt, und welche technischen Hilfsmittel kommen zum Einsatz?

Die Ergebnisse geben den Steuerberatern recht: Bei der Frage, auf welcher Datenbasis neue Angebote kalkuliert werden, antworten immerhin rund zwölf Prozent der befragten Betriebe, dass sie nach dem Bauchgefühl kalkulieren würden. Geht man davon aus, dass Menschen sich grundsätzlich in einem eher besseren Licht darstellen möchten (so kommen Umfragen im Bereich Gastronomie etwa regelmäßig zu dem Ergebnis, dass praktisch niemand zu McDonalds geht; laut Medienumfragen kauft kaum jemand die Bildzeitung), dann steht zu vermuten, dass die reale Zahl der Bauchkalkulierer noch wesentlich höher liegt.

Stark verbreitet ist diese Kalkulationsweise aus dem Bauch in der Kfz-Branche und im Dienstleistungs-Handwerk. Der höchste Anteil der Betriebe, diemit dieser „Methode“ arbeiten, lag in der Gruppe der Firmenmit 6 bis 20 Mitarbeitern. Kaum Anwendung findet das Bauchgefühl hingegen bei Untenehmenmit mehr als 50 Mitarbeitern .
Betriebemit 6 bis 20 Mitarbeitern setzten am häufigsten von allen auf interne Systeme. Am stärksten ausgeprägt ist das im Bau und Ausbau, beim gewerblichen Bedarfund im Kfz- und Lebensmittelhandwerk.

Auf die eigene Erfahrung setzen die Handwerksunternehmen vor allem in den Branchen Gesundheit und persönlicher Bedarf. Große Unternehmen nehmen bei ihren Kalkulationen tendenziell häufiger die Wettbewerber in den Blick: Wahrscheinlich steigtmit zunehmendem Auftragsvolumen auch der Wettbewerbsdruck .

Kaum wahrgenommen werden Empfehlungen von Kammern und Verbänden . Dieser Wert liegt in der Regel im einstelligen Bereich. Lediglich die Betriebe im Ausbau und gewerblichen Bedarf widmenmit rund 13 Prozent den Informationen der Handwerksorganisationen ihre Aufmerksamkeit. Insgesamt trauen Betriebemit 51 bis 100 Mitarbeitern den Informationen von Kammern und Verbänden noch am ehesten. Rund ein Viertel der Befragten recherchieren Hinweise zur richtigen Kalkulation im Internet.

Zuschlagssätze: Die Betriebsgröße entscheidet

Zuschlagssätze sollen anfallende Gemeinkosten möglichst genau auf einzelne Dienstleistungen und Aufträge übertragen. Auf diese Weise ist es am besten möglich, deren Wirtschaftlichkeit zu überprüfen und adäquate Preise zu bestimmen. Kleine Betriebe setzen nur selten Zuschlagssätze ein. Demgegenüber ist die Kalkulationmit Zuschlagssätzen bei den großen Betrieben nicht nur am stärksten verbreitet – alle größeren Unternehmen arbeitenmit einem Zuschlagssatz für die Allgemeinen Geschäftskosten sowie zu mehr als 80 Prozentmit einem Zuschlagssatz für Material. Das ist über alle Größenklassen hinweg jeweils einsame Spitze. Eher kleinere Betriebemit 6 bis 20 Mitarbeitern setzen im Vergleich zu den anderen Größenklassen am häufigsten auf Zuschläge für die Baustellengemeinkosten (BGK).

Zur Erklärung: Unter Baustellengemeinkosten versteht man die Kosten, die auf einer bestimmten Baustelle anfallen, aber keiner Teilleistung direkt zugerechnet werden können. Oft werden siemit den betrieblichen Gemeinkosten, den Allgemeinen Geschäftskosten (AGK), verwechselt. Die BGK werden vor allen bei größeren Baustellen in einer gesonderten Berechnung erfasst, wenn sie dort besonders stark zu Buche schlagen. Doch im Wesentlichen zählt hier die Erfahrung der Betriebe.

Große Betriebe halten dagegen wenig von den Baustellengemeinkosten. In der Baubranche setzen die Betriebe ebenfalls am häufigsten den Zuschlagssatz für Material und/oder den für Allgemeine Geschäftskosten ein.

Firmenmit 21 bis 50 Mitarbeitern setzen Zuschlagssätze für Allgemeine Geschäftskosten und den Satz für Fremdleistungen am wenigsten ein. Unternehmenmit 51 bis 100 Mitarbeitern setzen im Vergleich am häufigsten auf Zuschlagssätze für Fremdleistungen. Kleinere Betriebe halten dagegen Zuschlagssätze für Material für überflüssig.

Verrechnungslöhne: Nicht wirklich weit verbreitet

Insgesamt arbeiten über 40 Prozent der befragten Unternehmen ohne Verrechnungslöhne . Besonders die kleinen Betriebe verzichten darauf (67 Prozent). Wenn Verrechnungslöhne zum Einsatz kommen, dann meistens ein Kalkulationslohn (39,9 Prozent). Im Vergleich noch am häufigsten auf den Mittellohn setzen Betriebemit 21 bis 50 Mitarbeitern. Am häufigsten wird – das ist nicht überraschend – in der Baubranchemit dem Mittellohn gerechnet. Die Kfz-Branche setzt dagegen auf den Kalkulationslohn (das ist der Mittellohn inklusive der Sozial- und Lohnnebenkosten) und steht damitmit Abstand an der Spitze. Diese beiden Branchen haben die niedrigste Quote der Betriebe, die ganz ohne Verrechnungslöhne arbeiten.

Neben dem Kfz-Gewerbe setzen auch das Ausbau- und das Baugewerbe vor allem auf den Kalkulationslohn. Alle anderen Branchen rechnen eher wenigermit Verrechnungslöhnen. Kalkulationsfehler, sagen uns Steuerberater, treten häufig im Bereich Lohnkosten auf.

Technische Hilfsmittel: Excel ist (noch) der Klassiker

Excel ist Trumpf bei der Angebotskalkulation . Über alle Branchen verteilt, kommt die Excel-Kalkulation den höchsten Zuspruch. Das Programm ist das am häufigsten eingesetzte Hilfsmittel für Betriebe bis 100 Mitarbeiter. Lediglich im Ausbau-Gewerbe wird genauso häufig Branchen-Software eingesetzt. Bei Firmenmit mehr als 100 Mitarbeitern kommt auch genauso häufig branchenspezifische Software zum Einsatz. Grundsätzlich gilt: Je größer dasUnternehmen, desto häufiger wird branchenspezifische Software eingesetzt. Die Gesundheitsgewerke arbeiten am meistenmit branchenspezifischer Software.

Die Betriebe in der Lebensmittelbranche fragen noch am ehesten auch ihren Steuerberater. Der Steuerberater oder gar keine Hilfsmittel kommen bei den ganz kleinen Betrieben zum Einsatz. Die häufigsten „Ignoranten“ gibt es in der Baubranche: Dort nutzen 13 Prozent gar keine Hilfsmittel.