Pünktlich zum Jahresbeginn stehen wieder viele Unternehmer vor der Frage: Welche Unterlagen kann ich nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dem Reißwolf übergeben und welche Dateien unwiderruflich löschen? handwerk magazin gibt hier die Antwort – anhand von Informationen von Iron Mountain und dem Softwarebüro Krekeler.
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Aufbewahrungsfristen(PDF, 84,78 KB)
Grundsätzlich gilt, dass Geschäfts- oder Buchhaltungsunterlagen, egal ob elektronisch oder auf Papier, über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Die Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen sind gesetzlich festgeschrieben und liegen zwischen 6 und 10 Jahren.
Im Einzelnen bedeutet dies, dass Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen 10 Jahre und Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen 6 Jahre archiviert werden müssen. Unterlagen wie Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte dagegen sind nicht aufbewahrungspflichtig. Solche Papiere können nach eigenem Ermessen und bei Bedarf vernichtet werden. Nachfolgend ein Überblick über die wichtigsten Fristen. Die vollständige Liste der Aufbewahrungsfristen finden Sie hier.
Diese Unterlagen mit 6-jähriger Aufbewahrungsfrist können Sie vernichten (Auszug):
Folgende Unterlagen, die im Jahr 2019 oder früher erstellt wurden, dürfen Sie laut dem Archivierungs- und Informationsmanagement-Dienstleister Iron Mountain dem Reißwolf übergeben oder unwiderruflich löschen:
- Import- und Exportunterlagen
- Handels- und Geschäftsbriefe
- Kalkulationsunterlagen
- Betriebsprüfungsberichte
- Mahnbescheide
- abgelaufene Versicherungspolicen
- Angebotsunterlagen mit Auftragsfolge (ohne Auftrag dürfen Angebote sofort vernichtet werden)
- weitere steuerrelevante Unterlagen
Diese Unterlagen mit 8-jähriger Aufbewahrungsfrist können Sie vernichten (Auszug):
Folgende Unterlagen, die im Jahr 2017 oder früher erstellt wurden, können Sie ebenfalls vernichten. Grundlage: Für einen Teil der Buchungsbelege wurden mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen ab 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 3 Satz 1 AO sowie § 257 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 4 HGB).
- Rechnungen
- Quittungen
- Kassenbons
- Lieferscheine
- Frachtbriefe
- Kontoauszüge
- Eigenbelege
- Notbelege
Diese Unterlagen mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist können Sie vernichten (Auszug):
Warum nur ein Teil der Buchungsbelege? Die Regelung zur Verkürzung von zehn auf acht Jahre wurde im August 2025 teilweise wieder rückgängig gemacht. Wie das Bundesfinanzministerium am 6. August 2025 mitteilte, müssen Buchungsbelege bei Banken, Versicherungen und Wertpapierinstituten doch wieder zehn Jahre aufbewahrt werden. Grund sei die Bekämpfung von Steuerhinterziehung. Folgende Unterlagen, die im Jahr 2015 oder früher erstellt wurden, können Sie somit vernichten:
- Lohnunterlagen wie beispielsweise Lohnlisten und Lohnsteuerbescheide
- Steuerunterlagen
- Arbeitsanweisungen, Projektunterlagen, Fertigungsunterlagen
- Eröffnungsbilanz
- Firmenlagebericht
- Jahresabschluss
- Inventur
- Handelsbücher
- Steuerbescheide
- Buchungsbelege bei Banken, Versicherungen und Wertpapierinstituten
Bürokratieentlastungsgesetz III: Verkürzte Aufbewahrungsfristen
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz III reicht es künftig aus, wenn der Steuerpflichtige 5 Jahre statt 10 Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung einen Datenträger mit gespeicherten Steuerunterlagen vorhält. Dies wird laut "Haufe"-Informationen in § 147 Abs. 6 S. 6 AO und im Einführungsgesetz zur Abgabenordnung Art. 97, § 19b Abs. 2 AGAO geregelt. Die Neuregelung gilt allerdings nur für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1. Januar 2020 beginnt.
Fristen beginnen stets mit Schluss des Kalenderjahres
"Bei der Berechnung der Aufbewahrungsfristen sollten Unternehmer bedenken, dass die Frist stets mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem in einem Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist oder Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen wurden, beginnt", macht Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler in Königs Wusterhausen aufmerksam, und verdeutlicht anhand eines Beispiels: "Wenn 2008 die letzte Buchung für 2006 gemacht und der Jahresabschluss erstellt wurde, können zum 1. Januar 2019 erst diese Unterlagen aus dem Jahr 2006 vernichtet werden."
