Arbeitszeit und Arbeitszeitmodelle, Reisekosten, Steuerstrategien und Urlaub
Auch selbstständige Handwerkschefs halten sich inzwischen längere Zeit an Urlaubshotspots auf und räumen freimütig ein, an welch angenehmem Ort sie geschäftlich tätig sind. Doch Vorsicht! Erfährt der Fiskus vor Ort von relevanten Vorgängen eines deutschen Betriebs, kann es zu Steuerforderungen kommen. Wann Chefinnen und Chefs auf der Hut sein müssen.
Selbstständige Handwerker sind beruflich stark eingespannt. Freizeit und Familie erhalten häufig einen viel zu geringen Stellenwert. Allerdings gibt es Möglichkeiten Berufs- und Privatleben besser in Einklang zu bringen: Das Homeoffice bzw. in seiner erweiterten Umsetzung das Arbeiten vom Urlaubsort aus. Da sich dort kaum ein Handwerker die Hälfte des Jahres aufhält, bleibt die Steuerpflicht in Deutschland bestehen und wird im Ausland nicht begründet.
Dennoch sollte einem Sachverhalt die notwendige Aufmerksamkeit eingeräumt werden: der möglichen Begründung einer ausländischen Betriebsstätte. Während Handwerksleistungen physisch beim Kunden erbracht werden, kann bei einem ausschließlich digitalen Geschäftsmodell der Arbeitsort frei gewählt werden, weshalb insbesondere Influencer dem Thema die notwendige Bedeutung einräumen sollten.
Arbeiten im Ausland: Homeoffice der Mitarbeiter als Betriebsstätte
Die erste, einfache Frage ist, ob bereits das Homeoffice eines Mitarbeiters eine Betriebsstätte begründet. Zum Vorliegen einer Betriebsstätte, muss der Arbeitgeber eine Verfügungsmacht am Homeoffice des Arbeitnehmers haben. Dafür muss dem Arbeitgeber Zutritt zu den privaten Räumen des Arbeitnehmers gestattet werden, was in den meisten Fällen und gerade im Ausland eher nicht der Fall ist.
Betriebsstätte im Ausland: Wenn Urlaub und Arbeit sich mischen
Handwerksbetriebe sind typischerweise ausschließlich in Deutschland tätig. Bei Betroffenen wäre das Erstaunen groß, wenn die Gründung einer ausländischen Betriebsstätte festgestellt würde, was aber nicht grundsätzlich auszuschließen ist. Der Grund liegt darin, dass nach der Coronapandemie nicht nur die Tätigkeit im Homeoffice zugenommen hat, sondern aufgrund der vielfältigen Kommunikationsmöglichkeiten grundsätzlich von fast jedem Ort der Welt aus zumindest zeitweise gearbeitet werden kann. Mögen viele Arbeitgeber bei ihren Mitarbeitern einer (zeitweisen) Tätigkeit im Ausland kritisch gegenüberstehen, kann ein Selbstständiger frei entscheiden von welchem Ort aus er seine beruflichen Aktivitäten, zumindest teilweise, wahrnimmt.
Unabhängig vom Geschäftsmodell ist eine zeitweise Abwesenheit von der Betriebsstätte meist möglich, solange die grundsätzliche Erreichbarkeit gewährleistet ist. Die finanziellen Möglichkeiten vieler Selbstständiger erleichtern den Auslandsaufenthalt, manche Betroffene verfügen über Ferienimmobilien, woraus sich oft eine Verlängerung der Anwesenheit über den eigentlichen Urlaub hinaus und/oder die Vermischung von Urlaub und Arbeit ergibt.
Vorsicht: Doppelbesteuerung nicht ausgeschlossen
Die Begründung einer ausländischen Betriebsstätte sollten Chefs allerdings vermeiden, da ansonsten eine Doppelbesteuerung erfolgt, wenn der ausländische Fiskus auf bereits in Deutschland versteuerte Gewinne erneut zugreift. Zwar hat Deutschland mit vielen Staaten Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) abgeschlossen, um einen doppelten Zugriff des Fiskus zu vermeiden, unabhängig davon, scheuen Betroffene aber den administrativen Aufwand.
Begründung einer ausländischen Betriebsstätte
Wird ein Selbstständiger im Homeoffice im Ausland tätig, sind die Anforderungen an eine Betriebsstätte deutlich geringer als bei Mitarbeitern. Vergleichbares gilt für Mitarbeiter mit einer Vertretungsvollmacht, die durch Prokura oder Handlungsvollmacht ihren Ausdruck findet. Grundsätzlich liegt eine Betriebsstätte vor, wenn eine ortsfeste Einrichtung vorhanden ist. Hierunter fallen der Ort der Leitung, Zweigniederlassungen und Geschäftsstellen. Entscheidend ist stets der enge Bezug zum eigentlichen Geschäft des Unternehmens. Erfolgen ausschließlich Informationsbeschaffung, Wareneinkauf oder vorbereitende Tätigkeiten, gilt eine Geschäftseinrichtungen nicht als Betriebsstätte.
Doch darin liegt die Krux: Ist ein Handwerker vom Ausland aus tätig, wird er kaum darauf achten, welche Aufgaben er dort wahrnimmt, er wird vielmehr schlicht seine Arbeit erledigen. Geschäftspartner und Mitarbeiter lassen sich via Internet erreichen, Verträge können rechtssicher auf elektronischem Weg abgeschlossen werden. So fällt Betroffenen die Abgrenzung schwer, welche Aufgaben aus dem Ausland und welche vom heimischen Schreibtisch abgeschlossen werden. Unbewusst kann so eine Betriebsstätte begründet werden, ohne dass sich der Handwerker des Sachverhaltes bewusst ist.
Mitarbeitertätigkeit im Ausland lässt Vertreterbetriebsstätte entstehen
Eine „Vertreterbetriebsstätte“ entsteht, wenn die betreffende Person weisungsgebunden ist, was typischerweise bei einem Arbeitsverhältnis vorliegt. Handwerker, die Mitarbeitern nicht nur eine Tätigkeit im Homeoffice gestatten, sondern auch für einen beschränkten Zeitraum die Verlagerung der beruflichen Aktivität ins Ausland erlauben, sollten das Risiko der Begründung einer Betriebsstätte im Ausland ebenfalls beachten. Insbesondere sollte der Abschluss von Verträgen im Ausland nicht gestattet werden, wobei bereits „normale“ Ein- oder Verkäufe darunterfallen können.
Um dieses Risiko zu umgehen, schließen Chefs am besten eine Betriebsvereinbarung und/ oder eine individuelle Regelung mit Mitarbeitern, die im Homeoffice arbeiten möchten. Darin werden explizit bestimmte Arbeiten im Rahmen von Auslandsaufenthalten wie Verhandlungen und Vertragsabschlüsse ausgeschlossen.
Ausländische Betriebsstätte: Aufdeckungsrisiko unterschätzt
Auf den ersten Blick erscheint das Risiko relativ gering. Wie soll der ausländische Fiskus von relevanten Vorgängen Kenntnis erhalten? Anderseits nehmen entsprechende Aktivitäten stark zu, haben sich spezielle Hotspots entwickelt, an denen sich Ausländer eine längere Zeit aufhalten und freimütig einräumen, an welch angenehmem Ort sie geschäftlich tätig sind. Das so die Begehrlichkeiten der lokalen Steuerbehörden geweckt werden, dürfte nicht erstaunen. Werden höhere Steuereinnahmen angestrebt, erscheinen Ausländer als gute Einkunftsquelle. Mit welchen Mittel im einzelnen Land Informationen erfasst werden und wie eine steuerrechtliche Auseinandersetzung ausgehen würde, bleibt fraglich. Deshalb sollten Chefs das Risiko der Begründung einer ausländischen Betriebsstätte nach Möglichkeit ausschließen oder reduzieren.