Fakturierung: Forderungsmanagement mit E-Rechnung optimieren

Unternehmer sollten bei der Fakturierung schnell sein sowie ihre Zahlungseingänge kontrollieren, nachdem sie die E-Rechnung versendet haben. Das läuft in modernen Betrieben standardisiert und mit digitalen Tools. Warum ein optimiertes Forderungsmanagement ohne Digitalisierung nicht mehr funktionieren kann. Fans der schnellen und digitalen Fakturierung via E-Rechnung: Matthias Conrad (rechts), Mitinhaber des Steinmetzbetriebs Conrad & Klammes GbR in Zweibrücken, Rheinland-Pfalz, gemeinsam mit seinem Steuerberater Martin Dort. Viel Zeit lässt sich Steinmetz Matthias Conrad bei der Fakturierung nicht: „Wir stellen in der Regel kurzfristig unsere Rechnungen, häufig innerhalb weniger Tage“, sagt der Geschäftsführer des Meisterbetriebs Conrad und Klammes GbR in Zweibrücken. Das muss er auch. „Viele unserer Lieferanten machen das genauso. Wir bekommen von ihnen meist digital eine E-Rechnung geschickt und zwar auch viel rascher, als das noch vor einigen Jahren der Fall war. Also brauchen wir die Liquidität, um bei ihnen nicht in Verzug zu kommen und selbst Skonto ziehen zu können“, erläutert Conrad. Der Unternehmer führt mit seinem Co-Geschäftsführer Sascha Klammes den Betrieb mit fünf Mitarbeitern. Die Fakturierung übernimmt er selbst, die Finanzbuchhaltung erledigt sein Steuerberater Martin Dort mit eigener Kanzlei in Zweibrücken. „Wir erstellen die Ausgangsrechnungen mit unserer Branchensoftware, die wir mit der Plattform Unternehmen Online der Datev verknüpft haben. So sind wir im Zusammenspiel mit der E-Rechnung in der Lage, automatisiert steuerrelevante Daten zu verarbeiten“, erklärt Conrad. Fortgeschrittene Digitalisierung mit der E-Rechnung Der Unternehmer steht der Digitalisierung – E-Rechnung und Fakturierung – sehr aufgeschlossen gegenüber, „weil wir erkannt haben, wie viele Vorteile uns diese im Tagesgeschäft bringt“, so der Steinmetz. Zum Beispiel laden er, sein Kollege oder seine Mitarbeiter morgens per Drag-and-drop erst mal Belege hoch, anschließend übertragen sie Quittungen mobil an den Steuerberater. Rückfragen entfallen, weil sowohl Conrad als auch Steuerberater Dort jederzeit auf dieselben Informationen zurückgreifen können. Das verschafft dem Team enorm viel Luft. „Wir mussten früher samstags immer noch die Buchhaltung erledigen. Die Zeiten sind passé“, freut sich Conrad. Außerdem reduziere die Digitalisierung das Fehlerpotenzial. Vor allem aber hat der Unternehmer auf dem Schirm, welche Rechnungen noch zu schreiben und wie viele Forderungen noch offen sind. So funktioniert Fakturierung: Zügiges Mahnverfahren Falls Kundinnen und Kunden Forderungen nicht pünktlich ausgleichen, versendet Conrad zeitnah eine freundliche Erinnerung. Das macht die Branchensoftware automatisiert. „Wir schreiben extra nicht Mahnung darüber, weil sich das gerade für private Kunden zu förmlich und unfreundlich anhört.“ Mit der „Erinnerung“ ist das Thema meist geklärt. „Gegebenenfalls rufen wir sonst nach 30 Tagen direkt beim Kunden an und fragen, warum unsere Forderung nicht beglichen wurde. Meistens haben wir den Betrag einen Tag später auf dem Konto“, erklärt Conrad weiter. Wichtig sei, so die Erfahrung des Handwerksunternehmers, bei Verzug konsequent am Ball zu bleiben. Fakturierung: Verspätete Zahlungen kommen oft vor In vielen Branchen verzeichnet ein großer Anteil der Unternehmen Zahlungsverzögerungen, so das aktuelle Ergebnis der Zahlungserfahrungsstudie 2025 des Kreditversicherers Coface. Bau86 %Metall77 %Automotive76 %Holz74 %Nahrungsmittel77 %Groß- und Einzelhandel80 % Quelle: Coface Zahlungserfahrungsstudie Deutschland 2025 E-Rechnung: Anzahlungen dürfen sein Conrad passt aber schon beim Auftragseingang auf: „Mit neuen Kunden, von denen wir einen großen Auftrag bekommen, telefoniere ich möglichst vorab. Wenn es sich um einen geübten Schuldner handelt, höre ich das meist heraus. Im Zweifel verlangen wir bei Auftragserteilung eine Anzahlung in Höhe von 30 Prozent oder mehr, sodass wir sicher aufgestellt sind. Letztendlich machen wir es davon abhängig, wie viel der Kunde verträgt. Falls jemand bei der Anzahlung schon Stress macht, gehe ich auf Distanz“, erklärt Conrad. Nur einmal kam es zu einem kompletten Forderungsausfall bei einer Kundin, die einen Grabstein nicht bezahlte. Er entschied sich am Ende, das Objekt wieder abzubauen. Meistens bekommt Conrad reibungslos sein Geld. „Unsere Kunden überweisen in der Regel sehr zuverlässig. Wir haben eigentlich wenig Probleme mit der Zahlungsmoral unserer Auftraggeber“, erklärt der Steinmetz. Wohl auch deshalb, weil er darauf achtet, dass seine Rechnungen so aussehen, wie seine Kunden diese benötigen. Privatkunden erhalten ein Schreiben per Post oder gegebenenfalls eine PDF-Datei. Geschäftskunden können von ihm seit Jahresanfang ebenso eine E-Rechnung bekommen, sofern sie diese wollen. Analog ist es für ihn kein Problem, sie von seinen Lieferanten zu empfangen. E-Rechnung versenden: Die Pflicht im B2B-Bereich kommt Damit ist der Unternehmer in Sachen Digitalisierung und optimierte Fakturierung sicher deutlich weiter als viele Handwerkskollegen. „Insbesondere an das Thema E-Rechnung, das bei jeder mittelständischen Firma aktuell oben auf der Agenda stehen sollte, trauen sich viele Betriebe nicht so richtig ran“, meint Steuerberater Dort. Zur Erinnerung: Ab 2027 ist der Versand von E-Rechnungen im B2B-Geschäft Pflicht für Handwerksbetriebe, die mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielen. Ab 2028 dann betrifft dies genauso Unternehmen, die weniger als 800.000 Euro machen. Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Nur Kleinunternehmer dürfen weiter sogenannte sonstige Rechnungen stellen, etwa in Form einer PDF-Datei oder klassisch als Papierdokument. Auch Rechnungen mit Beträgen bis zu 250 Euro bleiben unberührt von den neuen Regeln. Wer wie Steinmetz Conrad mit Privatkunden zusammenarbeitet, darf an diese wie bisher sonstige Rechnungen verschicken. Hintergrund: „E-Rechnungen sind nicht menschenlesbar. Man benötigt eine Software, um sie zu erstellen und zu lesen. Verbraucher haben diese in der Regel nicht installiert, daher gibt es hier die Ausnahme“, erklärt Dort. Fakturierung und E-Rechnung: Software notwendig Das bedeutet für Handwerker, dass sie sich bei der steuerlich korrekten Fakturierung neu orientieren müssen. Word oder Excel reichen nicht mehr. „Wir sehen, dass zahlreiche mittelständische Unternehmen, insbesondere KMU, keine entsprechenden Fakturierungsprogramme in ihre Prozesse implementiert haben“, erklärt Oliver Lohmar, Steuerberater der Kanzlei dhpg Tax & Management Services GmbH in Bonn. Er beobachtet überdies, dass „momentan noch einige technische Fehler passieren“. Vorsicht mit kostenlosen Tools zur Erstellung einer E-Rechnung: Fehlerhafte Programmierung macht Fakturierung unmöglich Zum Beispiel stehen im Internet kostenlose Tools zur Verfügung, um die neuen Formate der E-Rechnung zu generieren. „Aber einige unentgeltliche Lösungen erfüllen die Anforderungen des Finanzamts nicht“, warnt Lohmar. Wenn deren Programmierung fehlerhaft ist – falls etwa falsch summiert wird –, ist Stress mit dem Finanzamt oder mit dem Kunden programmiert. Unternehmer, die damit arbeiten wollen, sollten ihre Rechnungsstellung unbedingt überprüfen und selbst validieren. Das Bundesfinanzministerium unterscheidet zwischen Format- und Geschäftsregelfehlern. Formatfehler liegen vor, wenn die E-Rechnung nicht die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format erfüllt. „Geschäftsregelfehler ergeben sich, soweit die Rechnungsdatei gegen die technischen Vorschriften zur Überprüfung der logischen Abhängigkeiten der in der E-Rechnung enthaltenen Informationen verstößt“, erläutert Lohmar. Ursache können unvollständige Informationen in der Rechnung sein oder widersprüchliche Angaben. Der Steuerbetrag passt zum Beispiel nicht zum Steuersatz. E-Rechnung: Die Formate ZUGFeRD und XRechnung eignen sich Man muss überdies wissen: Die gängigsten E-Rechnungs-Formate sind XRechnungen, diesen liegt eine XML-Datei zugrunde, oder die hybriden ZUGFeRD-Dateien. Letztere kombinieren menschenlesbare PDF mit XML-Daten. An sich ist das eine gute Sache, doch kann es bei den kostenlosen Fakturierungslösungen vorkommen, dass die PDF-Datei anderes ausweist als die XML-Variante. Das wiederum liegt dann vermutlich an der Programmierung oder an der jeweiligen Schnittstelle. „Für das Finanzamt zählen nur die strukturierten Daten der XML-Datei“, weiß Lohmar. Also sollten Unternehmer die in ZUGFeRD enthaltene XML im Zweifel visualisieren. Rechnung inhaltlich prüfen Ein Grund, warum sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen validiert sein sollten. „Wenn man das regelmäßig macht und wenn man den Bericht dazu aufbewahrt, ist die Rechnung für das Finanzamt ordnungsgemäß. Das Format stimmt. Die inhaltliche Prüfung ist davon allerdings nicht betroffen. Die muss man separat vornehmen“, rät Lohmar. Ein vernünftiges Fakturierungsprogramm erledigt die Validierung automatisch – nicht aber die inhaltliche Kontrolle. Bisher ist der E-Rechnungsversand noch freiwillig. Daher besteht kein großes Risiko bei Fehlern. Aber spätestens ab 2028 sollten Unternehmer Ausgangs- wie Eingangsrechnungen immer validieren. „Ansonsten können Kunden Jahre später eine Korrektur wollen, weil ihnen bei der Umsatzsteuerprüfung der Vorsteuerabzug gestrichen wurde. Oder aber der Unternehmer muss bei falschen Eingangsrechnungen selbst einen Lieferanten kontaktieren, weil sonst sein Vorsteuerabzug im Nachhinein entfällt“, sagt Lohmar. Unterm Strich empfiehlt Lohmar Unternehmerinnen und Unternehmern, die professionell fakturieren wollen, einen festen Prozess zu installieren. Dazu gehört es, jeweils eine E-Mail-Adresse für den Empfang und für den Versand der elektronischen Rechnungen einzurichten. „Diese kann man zum Beispiel mit der Plattform Unternehmen Online der Datev verknüpfen, womit die Weiterleitung an die Steuerkanzlei gewährleistet ist“, erklärt Lohmar. Falls der Unternehmer selbst bucht, ist der Aufwand für die optimierte Fakturierung meist größer. „Die elektronische Weiterleitung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen muss individuell implementiert werden“, so Lohmar. Eines sei klar: „Digitalisierung ist aufgrund der E-Rechnungspflicht für die allermeisten Handwerksunternehmer unumgänglich“, ist Lohmar überzeugt. Know-how: So gelingt die perfekte Fakturierung Dem Chef steht es frei, Monate verstreichen zu lassen, ehe er die Rechnung stellt. Das Finanzamt hat nichts dagegen. Doch in herausfordernden Zeiten sollten Unternehmer die Liquidität im Blick behalten. So gelingt schneller und rechtlich korrekter Zahlungseingang. 1. An die Pflichtangaben denken: Name, Adresse des Kunden, fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistung, Nettobetrag, Steuersatz, Gesamtbetrag will das Finanzamt wissen. Passieren Fehler, kann der Empfänger im Zweifel keine Umsatzsteuer verrechnen. 2. Schnell kassieren: Man setzt ein kurzfristiges Zahlungsziel, gegebenenfalls sofort fällig oder zahlbar innerhalb von zehn Tagen. Skonto bewirkt in der Regel einen zügigen Zahlungseingang. Es empfiehlt sich, eine Opos-Liste – Opos steht für offene Posten – zu führen und zu kontrollieren. 3. Mahnung schreiben: Eine Zahlungserinnerung sollte mit Verzug erfolgen, im Idealfall automatisch. Ohne Zahlungsziel ist die Rechnung sofort fällig. Verbraucher geraten spätestens nach 30 Tagen in Verzug. Ablauf: Erst kommt eine Zahlungserinnerung, dann die erste Mahnung mit Hinweis auf Verzug und Fristsetzung. Beides erfolgt am besten schriftlich. Passiert nichts, folgt die zweite Mahnung mit Drohung von Anwalt oder gerichtlichem Mahnverfahren. 4. Zins festsetzen: Man darf einen Zins verlangen: Bei Verbrauchern fünf Prozent, bei Unternehmen neun Prozent über dem Basiszins, überdies Mahngebühren und Verzugspauschale. 5. Mahnverfahren einleiten: Chefs sollten in der Mahnung nochmals auf die Rechnung verweisen mit Datum und offenem Betrag, ein neues Zahlungsziel setzen mit Angabe der Bankverbindung und zur Zahlung innerhalb einer kurzen Frist auffordern. Bringt das keinen Erfolg, geht das Verfahren in die nächste Stufe: ein gerichtliches Mahnverfahren, der Auftrag eines Inkassobüros und schließlich ein Klageverfahren. 6. Die richtige Software finden: Rechnungsstellung erfolgt am besten mit einem entsprechenden Programm – mit der Einführung der E-Rechnung geht es ohnehin nicht mehr anders. Auch Kleinunternehmer, die nur wenige E-Rechnungen von Lieferanten empfangen, sollten eingehende Rechnungen validieren, eventuell informieren sie sich über die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT, xoev.de), wie sie vorgehen. Die KoSIT stellt etwa ein JavaScript zur Verfügung, mit dem man XRechnungen validieren kann. Alternative wäre, den Service von Elster-Online zu nutzen. 7. Fehler reduzieren: Eine Software hilft auch, dass weniger Fehler passieren. Ein falscher Steuersatz, eine unklare Leistungsbeschreibung, Nachlässigkeiten bei den Pflichtangaben führen immer wieder zu Zahlungsverzögerungen und aufwendigen Rechnungskorrekturen.

Von Digitalisierung profitieren Fakturierung: Forderungsmanagement mit E-Rechnung optimieren

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