Für die Angebotserstellung müssen Sie als Chef immer im Hinterkopf haben: Ein Projekt beginnt nicht erst an dem Tag, an dem Ihr Team die Baustelle einrichtet. Auch die Akquise und die Angebotserstellung sind Teil der Arbeit eines jeden Handwerksbetriebs. Doch ein gutes Angebot ist nicht allein Sache des Handwerkers.
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Musterangebot(PDF, 64,67 KB)
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Checkliste Angebotserstellung(PDF, 72,71 KB)
Eine genaue Absprache zwischen Kunde und Handwerker im Vorfeld ist die beste Voraussetzung für eine erfolgreiche Auftragsvergabe, bei der am Ende beide Seiten zufrieden sind. Mit der Angebotserstellung legt der Handwerker den Auftrag mit seiner Bezeichnung und einem Gesamtbetrag dar. Ob sich hier nicht doch eher ein unverbindlicher Kostenvoranschlag anbieten würde, beziehungsweise ob Posten wie Material und Arbeitsschritte, mit oder ohne Preis wichtig sind, verursacht bei vielen Handwerkern häufig nur Stirnrunzeln. Stefan Johnke, Finanzexperte und Mitarbeiter des Online-Buchhaltungsprogrammes Billomat*, gibt sechs Tipps und erklärt, worauf Handwerker bei der Angebotserstellung unbedingt achten sollten.
Handelt es sich um ein Angebot oder einen Kostenvoranschlag?
Auch wenn beide Begriffe häufig äquivalent zueinander benutzt werden, gibt es dennoch Unterschiede, die Handwerker beachten und vor allem auch kommunizieren sollten: In einem Angebot, laut BGB-Paragraf 145 bis 150, gelten angegebene Kosten als Festpreis und dürfen nicht überschritten werden. Gleichzeitig gilt jedoch auch, dass der angegebene Preis nur die beauftragten und vor allem festgehaltenen Leistungen umfasst. Extrawünsche seitens der Auftraggeber rechnet der Handwerksunternehmer dann über ein neues Angebot ab. Wichtig, um hier von Anfang an auf Nummer sicher zu gehen: Lieber den Festpreis etwas höher ansetzen, um so etwa unverhofft gestiegene Materialkosten ausgleichen zu können.
Viele Kunden wünschen sich erst einmal einen Kostenvoranschlag (siehe auch BGB-Paragraf 650 und 632 Absatz 3), um die anfallenden Kosten abschätzen und die Offerten vergleichen zu können. Mit einem Kostenvoranschlag gibt der Handwerker also eine fachmännische Schätzung über die benötigten Arbeitsschritte, Materialkosten und den Zeitaufwand des Auftrags ab. Im Regelfall, und solange nicht anders ausgewiesen, gilt diese Schätzung als unverbindlich. Auf den Endpreis sollten Unternehmer dennoch nicht mehr als 20 Prozent aufschlagen, um den Auftraggeber nicht vor den Kopf zu stoßen. Andernfalls müsste der Chef den Kunden informieren und die Höhe des Preises begründen.
Angebotserstellung: Vorlagen erleichtern im Handwerk das Arbeiten
Angebote sehen im Prinzip immer ähnlich aus: Bestimmte Angaben wie Materialien und Dienstleistungen wiederholen sich dabei in unterschiedlicher Zusammenstellung. Gut ist es also hier, mit einer Vorlage zu arbeiten, die sich im Idealfall schnell und ohne viel Aufwand auch zu einer Rechnung generieren lässt. Grundsätzlich gilt: Der Angebotskopf sollte allgemeine Informationen wie den Firmennamen und die Anschrift enthalten. Nach einem kurzen Einleitungstext sollten die verschiedenen Arbeitsschritte und Mengenangaben der benötigten Materialien mit ihren jeweiligen Preisen folgen. Auch die Umsatzsteuer darf nicht fehlen und Sie sollten sie ausweisen.
Am Ende des Schreibens besteht nochmals die Möglichkeit, das Angebot zu personalisieren. So könnten Chefs zum Beispiel nochmals explizit auf die Anfrage eingehen. Zudem sollten gewisse Zeitangaben nicht fehlen. So müssen der Zeitaufwand und der Bearbeitungszeitraum, also bis wann der Handwerker die Arbeiten abgeschlossen haben wird, vermerkt sein. Auch die Bindungsfrist des Angebots sollten Unternehmer nicht vergessen. Üblich ist hier ein Zeitraum zwischen ein und drei Monaten. Wichtig, damit sich der Kunde nicht im Zeitalter von Handwerkerplattformen und Co. einen anderen Handwerker sucht: Das Angebot sollte rasch beim Kunden sein.
Freizeichnungsklauseln bei unklarem Materialbedarf nutzen
Ein Angebot legt nicht nur die Dienstleistung und die Stundenanzahl fest, sondern darüber hinaus auch den Preis der einzelnen benötigten Ware inklusive Rabatt, Portokosten, Erfüllungsort, Lieferzeit und Zahlungsbedingungen. Was aber nun, wenn man vorher noch nicht genau weiß, wie viele Schrauben, Muttern oder wie viel Beton gebraucht wird? Ist man sich noch nicht sicher, welche Menge eines Materials wirklich benötigt wird, ist die rechtliche Bindung eines Angebots problematisch. Das Bürgerliche Gesetzbuch (Paragraf 145 BGB) schafft hier Abhilfe mit sogenannten Freizeichnungsklauseln. Häufig verwendet werden Begriffe wie unverbindlich, ohne Gewähr, ohne Obligo, freibleibend, Preis vorbehalten oder freibleibend. Es ist auch möglich optionale Angebotspositionen wie ein teureres aber hochwertigeres Baumaterial anzubieten. Diese fließen dann nicht mit in die Angebotssumme ein und werden auch bei der Berechnung der Steuern ignoriert. Dem Kunden steht also frei, ob er diese optionalen Positionen in Anspruch nehmen möchte oder nicht.
Wer jedoch Missverständnisse und ausbleibende Zahlungen im Anschluss vermeiden will, sollte vorher alles so genau wie nur möglich erfragen bzw. den Auftrag vorab vor Ort einmal besichtigen und Unklarheiten kommunizieren. Materialkosten sind sowohl für den Handwerker selbst als auch für den Auftragsteller ein wichtiger Posten auf dem Angebot. Das benötigte Material sollte mit Hersteller, Artikelnummer und Stückzahl bzw. Mengenangabe aufgeführt werden.
Angebot: Fahrt- und Lohnkosten gesondert festhalten
Neben den Materialkosten sollten zudem auch die Fahrt- und Lohnkosten separat aufgeführt werden. Dabei gilt: Die Kosten für An- und Abfahrt können entweder kilometergenau oder in Entfernungspauschalen gestaffelt aufgeführt werden. Eine übliche Fahrtkostenpauschale für kürzere Anfahrten (bis ca. zehn Kilometer) liegt zwischen zehn und 20 Euro. Bei kleineren Arbeiten ist es auch zulässig, die Fahrtzeit als Arbeitszeit zu berechnen. Bei größeren Aufträgen muss dies jedoch im Angebot extra ausgewiesen werden. Das sollten Chefs in der Angebotserstellung berücksichtigen.
Die Fahrtzeit sollte dabei allerdings weniger kosten als die Arbeitszeit. Wenn der Handwerker mehrere Kunden in einer Tour anfährt, muss er die Kosten unter den Kunden aufteilen. Die Angabe der Lohnkosten wiederum gibt auch Rückschlüsse über den veranschlagten Zeitaufwand. Dabei sollten die Stundensätze für Meister-, Gesellen- und Azubistunden mit Angaben zum veranschlagten Zeitaufwand genauestens aufgeschlüsselt werden, um Missverständnissen bezüglich der Vergütung entgegenzuwirken.
Angebotserstellung: Bearbeitungsaufwand im Stundensatz nicht vergessen
Zum täglichen Geschäft gehören neben den abrechenbaren Stunden auch Verwaltungsarbeiten wie die Buchhaltung und das Rechnungswesen. Gerade die Einzelkämpfer unter den selbstständigen Handwerkern vergessen häufig in der Angebotserstellung, diese Zeit als Arbeitszeit zu betrachten, die somit auch vergütet werden sollte. Bei der Kalkulation des eigenen Stundensatzes müssen also auch die nicht abrechenbaren Stunden miteinbezogen werden, um ein ausreichendes Monatseinkommen zu erzielen. Auch die Erstellung des Angebots selbst, wenn dieses zum Beispiel mit einem großen zeitlichen Aufwand verbunden ist, kann in Rechnung gestellt werden, wenn es schlussendlich nicht zum Auftrag kommt. So kann sich der Handwerker absichern, dass Angebote nicht einfach eingeholt werden und als Arbeitsvorlage an die Konkurrenz weitergegeben werden. Wichtig hierbei: Ohne vorherige Absprache dazu bleibt man finanziell auf dem Aufwand sitzen, da ein Angebot im Regelfall kostenlos ist.
Angebotserstellung: Rechtlichen Rahmen checken
Im Geschäftsleben macht es durchaus einen Unterschied, ob man mit anderen Unternehmen oder mit Privatpersonen Geschäfte macht. Bei Angebotserstellung und Rechnungen an Privatpersonen muss so beispielsweise anders kommuniziert werden, als wenn Aufträge im B2B-Bereich anstehen. So gilt unter anderem für Verträge mit Endverbrauchern grundsätzlich immer das Bürgerliche Gesetzbuch. Einige Handwerker berufen sich aber auf die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, kurz VOB. Das bedeutet, dass diese als Allgemeine Geschäftsbedingung gilt. Nach einer Klage der Verbraucherzentralen aus dem Jahr 2008 ist die Anwendung der VOB beim Endverbraucher jedoch nicht mehr zulässig. Zudem verlangt die Preisangabenverordnung bei Aufträgen für Privatkunden, dass Preise mit allen Preisbestandteilen offen kommuniziert werden.
Die PAngV stellt dabei den Verbraucherschutz in den Fokus. So sollen Transparenz und Zuverlässigkeit hinsichtlich der Preisgestaltung durch Unternehmen gefördert werden, um dem Kunden eine optimale Ausgangsposition zum Preisvergleich zu gewährleisten. Da die PAngV keine Bedeutung für die Preisangaben im Leistungsaustausch zwischen gewerblichen Unternehmen hat, sollten Handwerker Angebote für gewerbliche Abnehmer hinlänglich dementsprechend kennzeichnen. Auch hat die Umsatzsteuer im Regelfall keinen Einfluss auf den Endpreis für ein Unternehmen. Hier ist es also üblich, dass Sie Nettopreise und den noch draufzuschlagenden Mehrwertsteuersatz in einem Angebot kommunizieren.
Ausführlichkeit bei der Angebotserstellung verhindert Konflikte
Handwerker haben oft oder sogar ständig mit Angeboten und der Angebotserstellung zu tun. Inhaltlich ist der Anspruch an ein Angebot oft eine Zusammenfassung von etwas, das Unternehmer und Kunde bereits miteinander besprochen haben. So sollten Sie vorab die Kosten kalkulieren und die angebotenen Dienstleistungen, Arbeiten und Waren genau beschreiben. Richtig gute Angebote sind also die, die einen Kunden überzeugen. Wer im Anschluss problemfrei vom Angebot zur Rechnung kommen möchte, sollte sichergehen, dass beim Kunden keine Fragen mehr offenbleiben, um so auch Missverständnisse von Anfang an zu vermeiden.
Da Preisänderungen nach der Unterzeichnung nicht mehr möglich sind, gilt es auch während des Auftrags, die Kommunikation zu suchen und bei Material- oder Zeitmehraufwand ein neues Angebot zu erstellen. Bei der anschließenden Rechnungsstellung sind dann unter anderem Pflichtangaben, wie eine detaillierte Leistungsbeschreibung, vollständig aufzulisten, um so auch die Vorzüge des Vorsteuerabzugs genießen zu können.
*Über Billomat:
Billomat ist ein webbasiertes Buchhaltungsprogramm, mit dem Kunden ihre Buchhaltung von überall schnell, sicher und effektiv erledigen können. Mithilfe der mobilen App und der SSL-verschlüsselten Cloud-Technologie können Rechnungen und Mahnungen bequem von unterwegs verwaltet werden. Das Ziel von Billomat ist es, Buchhaltung für Startups, Unternehmen und Selbständige so leicht wie möglich zu gestalten, damit die Nutzer mehr Raum für die wichtigeren Seiten des Geschäftslebens haben.
