Büroorganisation, Digitale Belege, Digitalisierung und E-Rechnung
Versand und Empfang elektronischer Rechnungen sollen im B2B-Bereich schon bald zur Pflicht werden. Doch wie aufwendig ist die Umstellung? Ein Unternehmen macht vor, wie es geht.
Christina Nülsen ist Controllerin bei der Kanne Werkzeugtechnik GmbH in Northeim in Niedersachsen. Das Unternehmen stellt Präzisionswerkzeuge her und bietet darüber hinaus Servicedienstleistungen an. Kanne Toolservice und Kanne Coatings richten sich schwerpunktmäßig an Kunden aus den metallverarbeitenden Branchen, Kanne Agefa bewegt sich auf dem Segment der Holz-, Kunststoff- und NE-Metallbearbeitung. Gemeinsam mit 50 Mitarbeitern an zwei Standorten entwickelt Geschäftsführer Volkmar Kanne sein Unternehmen stetig weiter, vor allem Schleif- und Beschichtungstechnologien für metallverarbeitende Kunden stehen aktuell im Vordergrund. Nülsen erklärt: „Ob der Tischler, der eine neue Säge benötigt, oder der Autozulieferer – sie alle sind unsere Kunden.“ Auch öffentliche Auftraggeber befinden sich darunter.
Seit 2018 verschickt das Unternehmen Rechnungen fast ausschließlich elektronisch. Controllerin Nülsen hat den Prozess von Anfang an begleitet und stellt zufrieden fest: „Die Rechnungen sind schneller beim Empfänger, wir sparen Manpower, Zeit, Papier, Toner, Porto und Strom.“ Sie erklärt weiter: „Wir archivieren alle Rechnungen mit der Datenübertragung an die Datev auf unserem internen Server. Das läuft über unser Warenwirtschaftssystem SAP.“ 1.000 bis 1.200 Rechnungen und 150 bis 200 Mahnungen versendet das Unternehmen heute pro Monat an seine Kunden, nur noch etwa 30 Prozent lässt es via Dienstleister – hier Smart Transfer und Datev – per Post verschicken.