Betriebsteuern -

Interview zur Kassennachschau Know-how für die Kassennachschau: So lassen Sie sich von Kassenprüfern nicht überraschen

Die Finanzverwaltungen haben angekündigt, die Anzahl der Kassenprüfungen 2021 zu erhöhen. Hintergrund ist der Ablauf der Frist für die Einrichtung der TSE Ende März. Das Unangenehme dabei: Um eine Kassennachschau durchzuführen, steht der Prüfer unangekündigt vor der Tür. Alex Janzen, Fachanwalt für Steuerrecht, erklärt, worauf Handwerkschefs achten.

Topic channels: TS Betriebsprüfung, TS Schwarzgeld und TS Kassensysteme
Herr Dr. Janzen, warum ist die Kassen-Nachschau so gefürchtet?
Alex Janzen: Für eine Betriebsprüfung sieht die Abgabenordnung eine ganze Reihe von Regelungen vor, die dem Rechtsschutz von Steuerpflichtigen dienen, etwa
  • die Anordnung der Prüfung in angemessener Zeit vor deren Beginn,
  • die Nennung der Prüfer und des Ortes der Prüfung rechtzeitig vorher,
  • die Verpflichtung der Prüfer, auch zugunsten des Steuerpflichtigen zu ermitteln,
  • die Verpflichtung der Prüfer, den Steuerpflichtigen im Laufe der Prüfung über die festgestellten Sachverhalte und deren steuerliche Auswirkungen zu unterrichten,
  • die obligatorische Schlussbesprechung,
  • den obligatorischen Prüfungsbericht,
  • die Möglichkeit einer verbindlichen Zusage im Anschluss an die Betriebsprüfung,
  • eine Änderungssperre in Bezug auf Steuerbescheide, die nach der Betriebsprüfung erlassen wurden, etc.
Auf die Kassennachschau sind diese Regelungen nicht anwendbar: eine sehr bedenkliche Entwicklung, wie ich finde. Da wird der Rechtsschutz des Steuerpflichtigen unter dem Deckmantel der Aufdeckung vermeintlicher Verstöße gegen Steuergesetze ausgehöhlt. Umso mehr gilt es, die wenigen Rechte, die den Steuerpflichtigen bei einer Nachschau verblieben sind, konsequent zu wahren.  
Und wie verhält sich ein Handwerker dann professionell? Welche Rechte hat er, wenn der Prüfer an der Tür seines Betriebes steht?  

Bei einer Nachschau muss sich der Prüfer ausweisen, sie darf in der Regel nur während der branchenüblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten durchgeführt werden. Sofern das betreffende Unternehmen allerdings nachts oder auch nachts arbeitet, kann die Nachschau auch in der Nachtzeit erfolgen. Der Unternehmer, bei dem eine unangekündigte Nachschau stattfindet, hat das Recht, seinen Anwalt oder Steuerberater anzurufen. Eine Nachschau stellt einen mündlichen Verwaltungsakt (Paragraph 118 Abgabenordnung) dar. Der muss unverzüglich schriftlich bestätigt werden, wenn der Handwerker dies verlangt. Und davon sollte er nach Möglichkeit auch Gebrauch machen.  

Hat der Handwerker irgendwelche Handhaben gegen den Prüfer?

Der Handwerker könnte natürlich Einspruch erheben und die Aussetzung der Vollziehung beantragen. Beides kann an Ort und Stelle erfolgen. Wichtig ist außerdem zu wissen: Das Gesetz gibt dem Prüfer auch während einer Nachschau nicht das Recht, die Räumlichkeiten des Geprüften, oder einzelne Gegenstände in den Räumlichkeiten (z. B. Aktenordner) zu durchsuchen. In der Regel wird er mit Einverständnis des Betriebsinhabers die Daten der elektronischen Registrierkasse oder der Computerkasse auslesen. Dazu reicht ihm der Handwerkerchef einen Stick. Wichtig auch zu wissen: Der Prüfer darf nicht an das Bargeld. 

Welche Parameter holen die Finanzverwaltungen für eine Kassen-Nachschau auf den Plan?

Im Rahmen einer Nachschau – wie auch einer Betriebsprüfung - dürfen nur Verhältnisse geprüft werden, die für die Besteuerung erheblich sein können. Fehlt ein Bezug zur Besteuerung, sind eine Nachschau und eine Betriebsprüfung unzulässig. Es muss ein konkreter Aufklärungsbedarf bestehen, damit eine Nachschau erfolgen kann. Die Schwelle für den Aufklärungsbedarf wird von der Finanzverwaltung und der Rechtsprechung allerdings sehr niedrig angesetzt: So soll es für eine Nachschau bereits ausreichen, wenn nach allgemeinen Erfahrungen der Finanzverwaltung Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass ein steuerlich relevanter Sachverhalt vorliegen könnte. Aktuell könnte dies die abgelaufene TSE-Frist sein, etwa wenn bei einem Testkauf auffällt, dass der Kassenbon nicht die notwendigen Kennzeichnungen enthält.

Wie konkret können Steuerberater und Anwalt bei einer Kassen-Nachschau helfen, wenn der Beamte bereits vor der Tür steht oder im Büro Platz genommen hat?

Ist der Prüfer zu einer Nachschau erschienen, sollte der Nachschau-Adressat sofort Kontakt zu seinem Fachanwalt für Steuerrecht, Steuerberater, oder einem anderen Fachmann aufnehmen, der befugt ist, Hilfe in Steuersachen zu leisten. Keineswegs sollte sich der Handwerker in unnötige Gespräche mit dem Prüfer verwickeln lassen. Denn der Prüfer ist bei einer Kassennachschau angehalten, zur Umsatzsteuer-Sonderprüfung überzugehen, sofern sich Anhaltspunkte für weitere Nachforschungen ergeben. 

Was leistet der Profi, den sich der Handwerker zur Seite holt?
Der Fachmann wird
  • den Prüfer auffordern, die Nachschau schriftlich zu bestätigen. Sofern der Prüfer diesem Ansinnen vor Ort und Stelle nachkommt, wird der Fachmann die Bestätigung prüfen;
  • wenn nötig, gegen die Nachschau noch vor Ort einen Einspruch nebst dem Antrag auf die Aussetzung der Vollziehung der Nachschau stellen;
  • kontrollieren, welche Unterlagen der Prüfer sehen will. Allein aus der Anforderung bestimmter Unterlagen durch den Prüfer wird der Fachmann wichtige Rückschlüsse auf den Anlass der Nachschau ziehen;
  • sofort intervenieren, wenn der Prüfer unzulässige Handlungen vornehmen will, etwa das Kfz oder die Privatwohnung des Unternehmers in die Nachschau einzubeziehen;
  • überwachen, dass der Prüfer nur Zugriff auf Unterlagen erhält, die von Gesetzes wegen in eine Nachschau einbezogen werden dürfen. Etwa darf der Prüfer nicht den gesamten Datenbestand des Unternehmers in die Nachschau einbeziehen.
  • nötige Schritte ergreifen, wenn die Nachschau eskaliert und der Prüfer gegen den Unternehmer Zwangsmaßnahmen (Zwangsgeld, unmittelbaren Zwang) anwendet;
  • darauf achten, dass die Rechte des Adressaten der Nachschau nicht verletzt werden, wenn die Nachschau in die Betriebsprüfung oder gar in die Steuerfahndungsprüfung oder in das Strafverfahren umschlagen sollte;
  • als Zeuge auftreten können, wenn der Verlauf der Nachschau oder einzelne Handlungen des Prüfers im Einspruchs- oder Gerichtsverfahren überprüft werden etc.
Bekommen Handwerksbetriebe nach der Nachschau einen Prüfbericht von der Steuerbehörde?

Im Gegensatz zu einer Betriebsprüfung ist die Finanzverwaltung bei einer Nachschau nicht verpflichtet, einen Prüfungsbericht zu fertigen. Vielmehr finden sich die Ergebnisse der Nachschau in der Regel im Steuerbescheid wieder. Hält die Finanzverwaltung die Ergebnisse der Nachschau in einem Bericht fest, muss dieser nicht den Aufbau eines Betriebsprüfungsberichts haben. Die Finanzverwaltung kann sich hier auf eine kurze Darstellung wesentlicher Ergebnisse der Nachschau beschränken. Es ist eine Frage des Einzelfalls, ob gegen den Nachschau-Bericht Einwendungen erhoben, oder erst etwaige Steuerbescheide abgewartet werden.

Was macht der Fachmann mit dem Prüfungsbericht?

Auf jeden Fall wird der Fachmann den zugesendeten Bericht genauestens prüfen. Es ist davon auszugehen, dass die im Bericht festgehaltenen Nachschau-Ergebnisse (Feststellungen) in die späteren Steuerbescheide übernommen werden. Gut zu wissen: Ein Nachschau-Bericht, wie auch ein Betriebsprüfungsbericht, stellt lediglich ein Internum der Finanzverwaltung dar, das nicht mit förmlichen Rechtsbehelfen angefochten werden kann. Erst die nach einer Nachschau erlassenen Steuerbescheide stellen einen tauglichen Gegenstand eines Einspruchs- und AdV-Verfahrens (AdV steht für Aussetzung der Vollziehung) dar. 

Was kann schlimmstenfalls passieren, wenn der Unternehmer bei der Nachschau allein auf sich gestellt bleibt, ohne sich Beistand zu holen?

In der Regel wird der Unternehmer auf eine Nachschau nicht vorbereitet sei. Unterlagen, die der Prüfer sehen will, hat er wahrscheinlich nicht griffbereit. Die hektische Suche nach den vom Prüfer geforderten Unterlagen kann schnell in Chaos ausarten­ und den geübten Prüfer zu Rückschlüssen verleiten.

Können die angeforderten Unterlagen innerhalb einer angemessenen Zeit nicht vorgelegt werden, kann der Prüfer zur Betriebsprüfung übergehen. Der betroffene Unternehmer, im Irrglauben, der Dialog mit dem Prüfer werde die möglichen Verdachtsmomente schon ausräumen, wird zu viel erzählen. Fallen dem Prüfer Anhaltspunkte für nicht erklärte Einnahmen oder sonstige Steuerverkürzungen auf, kann der Prüfer zur Steuerfahndungsprüfung übergehen und Unterlagen des betroffenen Unternehmers beschlagnahmen. Das Eröffnen des Steuerstrafverfahrens gegen den Unternehmer wäre die Folge. Weigert sich der Unternehmer bestimmte Unterlagen vorzulegen, kann der Prüfer gegen den Unternehmer Zwangsmittel (Zwangsgeld oder unmittelbaren Zwang) androhen und festsetzen. Sollte das Zwangsgeld nicht zum Erfolg führen, kommt auch unmittelbarer Zwang, etwa die Wegnahme von Unterlagen des Betriebsinhabers auch ohne dessen Einverständnis, in Betracht.

Vita Alex Janzen

Dr. jur. Alex Janzen

Dr. jur. Alex Janzen ist Fachanwalt für Steuerrecht sowie Fachanwalt für Bank- und Kapitalmarktrecht mit eigener Rechtsanwaltskanzlei in Düsseldorf. Er begleitet seit Jahren Betriebsprüfungen und Nachschauen. Ferner engagiert er sich im Steuerstrafrecht sowie im Bank- und Kapitalmarktrecht.

Weitere Informationen auf der Webseite rechtsanwalt-dr-janzem.de und betriebspruefung-info.de.

  

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