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Keine Panik vor der Kassennachschau Kassensysteme: Alle Regeln, Gesetze und Tipps auf einen Blick

Bargeldintensive Handwerksbetriebe sehen sich einem wahren Anforderungsmarathon gegenüber: Fast jedes Jahr treten neue Änderungen bei ihren Kassen in Kraft. Unter anderem ist seit 2018 eine unangemeldete Kassennachschau möglich. Doch keine Angst: Mit Lektüre dieses Beitrags sind Sie optimal vorbereitet!

Themenseiten: TS Digitale Belege archivieren, TS GoBD, TS Betriebsprüfung und TS Kassensysteme

Bäckermeister Wolfgang Rhein ist seit Januar 2017 Softwarespezialist. Zumindest fühlt es sich für ihn so an. Aufgrund der Änderungen des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen hat er seine Buchführung grundsätzlich umgestellt. „Seit Anfang des Jahres 2017 erfolgen bei mir jede Buchung und sonstige Aufzeichnungen einzeln, wie es das Gesetz vorschreibt“, erklärt der Geschäftsführer der Bäckerei Rhein im unterfränkischen Acholshausen.

„Im Zuge dessen habe ich auf meinem PC-Kassensystem eine Buchführungssoftware installiert, die alle Einträge direkt bei meinem Steuerbüro, also der Buchstelle der Bäckerinnung Mainfranken , verbucht. So erfülle ich alle Anforderungen und habe auch noch eine Vereinfachung meiner Arbeitsabläufe erreicht.“ Voraussetzung dafür war eine gründliche Schulung seiner fünf Mitarbeiter, die im Ladengeschäft und in einem mobilen Verkaufswagen die Kassen bedienen. „Die Schulung führten Programmierer der Softwarefirma durch. Theoretisch sind auch Überweisungen und Auszahlungen über die Kasse möglich – da sollten alle bestens über das neue System Bescheid wissen“, betont der 56-Jährige. „Die Alternative zur PC-Kasse mit neuer Software wäre die Umstellung auf eine offene Ladenkasse gewesen. Dafür hätten wir aber jeden Tag die Tageseinnahmen in einem Kassenbericht festhalten und zusätzlich zum Gegenrechnen ein Zählprotokoll erstellen müssen. Das ist sehr umständlich und wohl eher nur für ganz kleine Betriebe geeignet.“

Keine Registrierkassenpflicht

Rückblick: Das Anfang 2017, noch genauer am 29. Dezember 2016, in Kraft getretene Gesetz beinhaltet keine grundsätzliche Pflicht, eine elektronische Kasse oder Registrierkasse einzusetzen. Im Gegensatz zu den meisten anderen EU-Ländern können Betriebe, wie Wolfgang Rhein erwähnt, als Alternative auch auf offene Ladenkassen setzen. Wenn allerdings eine Registrierkasse eingesetzt wird, muss diese unbedingt den sogenannten „Z-Bon“ erstellen können: Als Z-Bon wird ein Bon bezeichnet, auf dem der tägliche Kassenabschluss ausgedruckt wird. Gleichzeitig muss der Kassenbestand auf null gesetzt werden und die Bons müssen automatisch fortlaufend nummeriert sein. Der Bon muss Angaben enthalten, für welches Geschäft der Bon wann erstellt wurde (Datum und Uhrzeit müssen genau festgehalten sein), die Bruttoeinnahmen des Tages getrennt nach Umsatzsteuer-Sätzen aufführen, die vorgenommenen Stornierungen auflisten und bestätigen, dass der Tagesspeicher auf null gesetzt wurde.

Zudem ist auf dem Bon automatisch auch die Z-Bon-Nummer aufgeführt, mit der ein Betriebsprüfer kontrollieren kann, ob alle Bons vorliegen. Dazu muss eine Registrierkasse die Gesamtsumme der Bruttoeinnahmen, die Zusammenstellungen von Stornierungen, Retouren und Kassenentnahmen sowie Darstellungen der einzelnen Positionen und die Art der Zahlung (Bar-, Scheck- oder Kreditkartenzahlung) jederzeit zur Verfügung stellen können. Doch damit nicht genug: In der Kasse müssen zudem auch noch Bedienungs- und Programmieranleitungen hinterlegt und jederzeit einsehbar sein sowie alle Programmeinrichtungen und -änderungen aufgezeichnet werden.

Kassennachschau seit 1. Januar 2018 jederzeit möglich

Die Frage ist nun: Wie kann das alles überprüft werden? Auch hierfür hat der Gesetzgeber vorgesorgt. Der zweite Teil der Änderungen des Kassengesetzes betrifft die sogenannte Kassennachschau. Seit 1. Januar 2018 können Betriebsprüfer ohne Ankündigung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeit Betriebe unter die Lupe nehmen.

„Der besondere Reiz bei dieser Prüfungsart ist das unangekündigte Prüfen, das das sogenannte ‚Window Dressing‘ unmöglich macht. Die Methode verhindert also, dass ein Betrieb und seine Buchhaltung im Vorfeld einer Prüfung auf Vordermann gebracht werden können“, erklärt Ecovis-Steuerberater Dominik Hertreiter, der bis 2016 beim Finanzamt München beschäftigt war und beim Thema Betriebsprüfungen als Insider gilt. „Es kann dabei jeden treffen; aus dem Handwerk sind besonders Metzger, Bäcker und Textilreiniger bedroht – eben alle Gewerke, die bargeldintensiv sind.“

Vorbereitung für Kassennachschau: Nutzen Sie die Muster-Verfahrensdokumentation des DFKA

Damit Handwerksunternehmer mit Blick auf die Kassennachschau nicht in Panik verfallen, hat der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. (DFKA) im April 2019 eine Muster-Verfahrensdokumentation zur Verfügung gestellt. Sie ist die Basis für die Beweiskraft einer konventio­nellen oder IT-gestützten Kassenführung sowie der damit verbundenen sonstigen handels- und/oder steuerrechtliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Der kassenführende Unternehmer kann so seinen individuellen Prozess der Kassenführung auf Basis zahlreicher Hinweise für die organisatorische Ausgestaltung und mit passenden Formulierungsvorschläge einrichten und dokumentieren.

2020 kommt die „Fiskalkasse“ mit zertifizierter, technischer Sicherheitseinrichtung

Ab 2020 müssen Registrierkassen die Einzelaufzeichnung aller Geschäftsvorfälle zudem durch eine zertifizierte, technische Sicherheitseinrichtung (Sicherheitsmodul, Speichermedium und digitale Schnittstelle) schützen. „Das ist dann die nächste Etappe des Gesetzes“, sagt Frank Rumpel, Ecovis-Steuerberater aus Würzburg und seit elf Jahren verantwortlich für die Steuererklärung von Bäckermeister Wolfgang Rhein. „Dieser kryptografische Manipulationsschutz muss ab 1. Januar 2020 unbedingt vorhanden sein. Darauf habe ich die Bäcker der Innung Mainfranken auch in einem Vortrag vorbereitet.“

Die größte Hürde ist dabei, die richtige Kasse zu finden ( Eine große Übersicht gängiger Kassensysteme "Made in Germany" finden Sie hier): „Der Handwerksunternehmer muss eine solche ‚Fiskalkasse‘ selbst bedienen können. Es reicht nicht aus, wenn dieses Wissen nur seine Fachverkäufer haben“, betont Rumpel. „Wie so oft ist auch hier die Umgewöhnung bei technischen Neuerungen das größte Problem.“ Das Ignorieren des Gesetzes ist aber definitiv die schlechteste Vorbereitung auf die kommenden Änderungen. Ab 2020 drohen beim Fehlen eines konformen elektronischen Aufzeichnungssystems oder falscher Verwendung des Systems Bußgelder bis zu 25.000 Euro. „Werden dazu materielle Fehler bei der Kassenführung entdeckt, könnten die Prüfer auch Privatkonten nach nicht zu erklärenden Einzahlungen durchforsten. Nicht deklarierte Einnahmen führen im schlimmsten Fall zu Zuschätzungen, die sich im zweistelligen Prozentbereich bewegen können“, warnt der Steuerberater. „Diese Änderungen gelten zwar erst ab 2020, betroffene Unternehmer sollten aber schon frühzeitig die Fiskalkassen-Voraussetzungen erfüllen“, so Steuerberater Hertreiter. „Man muss wissen, dass bei jeder Prüfung Protokoll geführt wird. Erfüllt eine Registrierkasse bei einer Prüfung bis 2020 jetzt schon die Voraussetzungen, sinkt die Wahrscheinlichkeit einer erneuten Prüfung immens.“

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Zeitstrahl: Alle Gesetzesänderungen im Bereich Kassensysteme im Überblick

Man könnte das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen auch „Kaugummi“-Gesetz nennen. Seit dem ersten Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen im November 2010 bis zum Ende der letzten Übergangsvorschrift Ende 2022 vergehen gut zwölf Jahre. Damit Sie bei diesem langen Zeitraum nicht den Überblick verlieren, hier die zentralen Änderungen:

26. November 2010:

BMF-Schreiben zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

  • Die steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle sind ebenso wie die mit dem Gerät elektronisch erzeugten Rechnungen in elektronischer Form in einem auswertbaren Format aufzubewahren. Es reicht somit nicht aus, die Unterlagen ausschließlich ausgedruckt zu archivieren.
  • Die Speicherung und Auswertbarkeit aller steuerlich relevanten Einzeldaten muss sichergestellt werden (Einzelaufzeichnungspflicht).
  • Die zum Betrieb der Geräte erforderlichen Unterlagen sind aufzubewahren und gegebenenfalls vorzuzeigen (z. B. Bedienungs- und Programmieranleitung).

29. Dezember 2016:

Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, Änderungen I.

  • Neufassung des Paragrafen 146 Abs. 1 AO.
  • Buchungen und sonstige erforderliche Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet festzuhalten.
  • Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.
  • Keine Aufzeichnungspflicht beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung aus Gründen der Zumutbarkeit (offene Ladenkasse weiterhin erlaubt).
  • Befreiung von der Einzelaufzeichnungspflicht gilt nicht beim Einsatz von elektronischen Kassensystemen.

1. Januar 2018:

Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, Änderungen II

  • Kassennachschau gemäß Paragraf 146b AO.
  • Kassennachschau ist ohne Ankündigung und während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeit möglich.
  • Wohnungsbetretungsrecht (nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung).
  • Datenzugriff (die Kosten trägt der Steuerpflichtige).
  • Bei Beanstandungen während der Kassennachschau ist ein Übergang zu einer „regulären“ Außenprüfung möglich. Hierzu ist ein schriftlicher Hinweis nötig.
  • Prüfung ist auch bei Dritten möglich (bei zur unbeschränkten Hilfeleistung in Steuersachen befugten Personen wie Steuerberatern, Notaren und Patentanwälten ist Ankündigung in angemessener Frist nötig).

1. Januar 2020:

Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, Änderungen III.

  • Einführung der Fiskalkasse gemäß Paragraf 146a AO.
  • Einzelaufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls und anderer Vorgänge bei Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems bzw. Registrierkassen.
  • Schutz dieser Daten durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (Speichermodul, Speichermedium, digitale Schnittstelle).
  • Belegausgabepflicht (auf Antrag Befreiung bei Verkauf einer Vielzahl von Waren an nicht bekannte Personen).
  • Verordnungsermächtigung für die technischen Anforderungen.
  • Anzeigepflicht einer Fiskalkasse bei Anschaffung oder Außerbetriebnahme innerhalb eines Monats (u. a. muss Seriennummer des Geräts angegeben werden).
  • Bei der Nichtverwendung eines gesetzeskonformen elektronischen Aufzeichnungssystems bzw. einer Registrierkasse oder nicht ordnungsgemäßer Verwendung besteht eine Ordnungswidrigkeit nach Paragraf 379 AO. Diese wird mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet.
  • Auch bei Verstoß gegen die Schutzvorschriften der „Fiskalkassensysteme“ und gewerbsmäßigem Handel oder Werbung mit nicht gesetzeskonformen Kassensystemen drohen Bußgelder von bis zu 25.000 Euro.

31. Dezember 2022:

Ende der Übergangsvorschrift für Altgeräte gemäß Paragraf 30 EGAO.

  • Erlaubnis zum Einsatz von nach Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen nicht konformen Kassen endet am 31. Dezember 2022.
  • Die Anschaffung muss dafür zwischen 26. November 2010 (BMF-Schreiben) und 31. Dezember 2019 erfolgt sein.
  • Zusätzlich darf bauartbedingt keine Möglichkeit bestehen, die Kassen aufzurüsten. Wenn diese doch besteht, wurden die Änderungen von 1. Januar 2020 ignoriert – mit allen Konsequenzen, bis hin zu Bußgeldern.
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Checkliste: Diese Kassenunterlagen, Belege und Dokumente müssen Sie aufbewahren

Um für die nächste Betriebsprüfung und die seit Januar 2018 drohende Kassennachschau vorbereitet zu sein, müssen Sie die folgenden Kassenunterlagen archivieren und zehn Jahre aufbewahren:

  • Kassenbücher und Aufzeichnungen
  • Originalbelege
  • Z-Bons
  • Bedienungsanleitung
  • Programmabläufe nach jeder Änderung
  • Protokolle über eingerichtete Verkäufer
  • Trainingsspeicherdaten
  • Interne Programmiereinweisungen
  • Kalkulationsgrundlagen

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Schnellüberblick: Das sind die drei gängigsten Kassensysteme

Es gibt drei Arten von Kassensystemen: Die nummerische Kasse, die alphanummerische Kasse und die PC-Kasse. (Zusätzlich gibt es noch die kaum verbreiteten Point-of-Sale-Kassensysteme, die vom Kunden selbst bedient werden.) Eine zusätzliche Schnittstelle zu digitalen Buchführungssystemen wie DATEV spart zudem Zeit und Nerven. Hier eine kurze Übersicht der Systeme:

  1. Die nummerische Kasse. Eine nummerische Kasse ist ein eher veraltetes System, das nur Zahlen auswerfen kann. Die Kassen sind zwar preiswert, bieten aber einen nur eingeschränkten Leistungsumfang und genügen in fast allen Fällen nicht mehr den neuen Bestimmungen. Da hiermit noch nicht einmal fiskalisch anerkannte Rechnungen oder Quittungen zu erstellen sind, können Sie diese eigentlich nur noch bei Sonderanlässen wie Festen als Reservekasse einsetzen. Die Daten müssen dann später in die Hauptkasse übernommen werden.
  2. Die alphanummerische Kasse. Alphanummerische Kassen können auch Text ausgeben und sind in vielen Bereichen alten PC-Kassen (DOS-Kassen) überlegen. Meist können diese Kassen auch die Umsatzsteuer und den Nettobetrag auswerfen, wie es seit Juli 2004 vorgeschrieben ist. Sie liegen im mittleren Preissegment. Die besseren und teureren Geräte können auch mit Scannern zum Einlesen von Barcodes genutzt und an einen PC angeschlossen werden. Mit diesen Eigenschaften erfüllen sie die hohen Anforderungen an Registrierkassen.
  3. Das PC-Kassensystem. PC-Kassensysteme sind die teuerste, aber auch in den meisten Fällen beste Lösung. Sie bestehen aus einer Zentraleinheit (PC bzw. Rechner), einem Kassendrucker, einer Kassenschublade, einer Bedieneranzeige oder einem Bedienerbildschirm (Touchscreen), einer Kundenanzeige, einer Eingabetastatur, einem Scanner, dem Betriebssystem und der Kassensoftware. Die Systeme werden auch vom Fiskus äußerst gern gesehen, da sie spätestens ab 2020 über manipulationssichere Speicher verfügen müssen, die nur vom Betriebsprüfer oder dem Finanzamt ausgelesen werden können.
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Nützliche Tipps: Auf diese Fehler achten Prüfer bei Bargeschäften besonders

Bei Bargeschäften schaut der Fiskus ab 1. Januar 2018 noch genauer hin. Mit der Möglichkeit der Kassennachschau können Prüfer jederzeit die ordnungsgemäße Kassenführung unangekündigt kontrollieren. Folgende Punkte sollten Sie unbedingt beachten:

  • Die Aufzeichnungen müssen vollständig und glaubhaft sowie alle Belege lückenlos erfasst sein. Auch bei Privatentnahmen und -einlagen muss ein Beleg vorliegen.
  • Barbelege, die erst beim Jahresabschluss über ein Privatkonto nachgebucht werden, machen die Kassenführung angreifbar.
  • Die Kasse muss jederzeit kassensturzfähig sein.
  • Eine Kasse kann niemals negativ sein. Negative (Zwischen-)Salden weisen auf Fehler beim Erfassen hin.
  • Vermehrte Überschreibungen, Änderungen und Streichungen im Kassenbuch können zur Verwerfung der Buchführung führen.
  • Einnahmen und Ausgaben sind in der chronologisch richtigen Reihenfolge zu erfassen.
  • Diebstahl und Unterschlagung müssen dokumentiert werden (etwa durch Nachweis einer Strafanzeige gegen unbekannt oder Abmahnung des Personals).
  • Bei Geldtransit zwischen Kasse und Bank muss das Datum stimmen. Ein Zugang ist in der Kasse an dem Tag zu verzeichnen, an dem das Geld abgehoben wurde (nicht am Datum der Wertstellung).
  • Bei offenen Kassen müssen die Tageseinnahmen bis auf den Cent genau im täglich zu erstellenden Kassenbericht dokumentiert sein und dürfen nicht gerundet werden. Seit 2017 ist zusätzlich ein Zählprotokoll verpflichtend.
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