Kassennachschau Technische Sicherheits­einrichtung (TSE): Wie Chefs ein Vabanquespiel beim Kassensystem vermeiden

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Betriebsprüfung, Digitale Belege, GoBD und Kassensysteme

15 Bundesländer legten per Erlass eine Fristverlängerung für den Einsatz der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) in elektronischen Kassensystemen und Registrierkassen fest. Mit unterschiedlichen Vorgaben.

Kassensysteme
Mit gesetzeskonformen Kassensystemen sind bargeldintensive Betriebe gut aufgestellt für die Kassen-Nachschau. Künftig wird sich die digitale Belegausgabe durchsetzen. – © ready2oerder

Hans Schnitzler führt eine Metzgerei im Münchner Stadtteil Au. Er macht sich keine Sorgen, dass Prüfer vom Finanzamt unangekündigt vor seiner Ladentür stehen. Denn er war 2018 einer der Ersten in München, der eine Kassen-Nachschau absolvierte: „Das war keine große Sache“, erinnert er sich. Die beiden Beamten der Finanzverwaltung erhielten einen USB-Stick mit seinen Daten, um die Kasse auszulesen. „Bargeld gezählt wurde bei uns nicht“, sagt Schnitzler. Nach 20 Minuten seien die beiden wieder von dannen gezogen.

Die nach dem Kassengesetz vorgegebene Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die seine Kasse ab 1. April 2021 vorweisen müsste, hat der Metzgermeister noch nicht erhalten. „Der Hersteller hat zugesagt, die TSE sofort zur Verfügung zu stellen, sobald die Zertifizierung vorliegt.“ Mit einem Schulterzucken kommentiert Schnitzler die Warteschleife beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: „Die TSE ist bestellt, ich habe die Unterlagen, die mir der Hersteller übermittelt hat, unterschrieben und entsprechend abgelegt.“ Für den Fall, dass die Prüfer ihm doch noch einmal einen Besuch abstatten.

Kein Aufschub durch Corona

Deutsche Finanzämter führten laut Bundesfinanzministerium 2019 insgesamt 11.741 Kassen-Nachschauen durch. Bezogen auf die Gesamtzahl deutscher Kassen, die auf knapp zwei Millionen beziffert wird, ist dies nicht viel. Doch Vorsicht, auch „kleine Fische“ könnten jetzt die Aufmerksamkeit der Prüfer auf sich ziehen, ist sich Tobias Teutemacher, Buchautor und Dozent zum Thema Kasse (Buchtitel „Handbuch zur Kassenführung“ und „Praxis GoBD“), sicher, „vor allem solche, deren Kassenführung auf einer offenen Ladenkasse basiert.“ Jüngst hörte man aus Hamburg, dass die KassenNachschauen jetzt intensiviert würden. Berliner Prüfer wollen angeblich jedes Jahr zehn Prozent der Gastrobetriebe in Augenschein nehmen. Da dürften Bäcker und Metzger mit Bistro oder Friseure mit bargeldintensivem Betrieb voraussichtlich ebenfalls im Fokus stehen. Sich angesichts der Coronapandemie in Sicherheit zu wiegen wäre indessen unklug, sind sich Experten einig.

Doch was tun, wenn die Prüfer vor der Tür stehen? Steuerberater Dietrich Loll von der ETL SteuerRecht GmbH Steuerberatungsgesellschaft Berlin rät zur guten Vorbereitung: „Die Verfahrensdokumenta­tion sollte in der Nähe der Kasse liegen, Mitarbeiter müssen Bescheid wissen, falls der Chef nicht da ist.“ Er empfiehlt, mindestens ein bis zwei Verkäufer in die Vorgänge einer Kassenprüfung einzuführen und die Handynummer zu hinterlegen . Und er fügt hinzu: „Die Bedienungsanleitung, alle Änderungen, die an der Kasse vorgenommen wurden, und ein Programmierprotokoll sollten ebenfalls existieren und ausgehändigt werden können.“ Er gibt allerdings zu, dass es dazu bislang keine Standards gibt. Viele Steuerberater-Kanzleien bieten ihren Klienten „Fahrpläne“ für den Fall einer Kassen-Nachschau an. Wer allzu sehr flattert, wenn er den Prüfern gegenübersteht, ruft den Steuerberater direkt an und bittet ihn, die Prüfung zu begleiten.

Gute Vorbereitung und Übung

Man dürfe die Psychologie nicht unterschätzen, deshalb sei gute Vorbereitung so wichtig: „Da stehen zwei große respekteinflößende Personen im Türrahmen und die Verkäuferin wird nervös“, sagt Loll. Das müsse nicht sein. Kassen-Experte Christian Goede-Diedering von DATEV rät Chefs, neben der von Loll angesprochenen Infomappe auch die Abläufe einer möglichen Kassen-Nachschau zu strukturieren und eventuell sogar im Rollenspiel zu üben. Stehen die Prüfer erst einmal im Eingangsbereich, sollte für alle klar sein, was zu tun ist: Prüfausweis zeigen lassen, Prüfungsanordnung mit Stempel einsehen, den Namen des Prüfers auf der Prüfungsanordnung mit dem Namen laut Prüferausweis abgleichen und die beiden Infoblätter zu den Rechten und Pflichten sowie zum Datenzugriff aushändigen lassen. Bei berechtigten Zweifeln könne man durchaus die Finanzbehörde anrufen und sich die Identität der Prüfer bestätigen lassen. Wollten Prüfer etwa an die Kasse, um Geld persönlich auszuzählen, sei dies – weil nicht zulässig – womöglich ein Indiz, dass es sich um Betrüger handelt. Auch der Zutritt zu privaten Wohnräumen in der Prüfungssituation ist ein Tabu .

Anträge nachträglich

Goede-Diedering hat auch handfeste Tipps für Handwerker, die – aus welchen Gründen auch immer – bislang nicht aktiv geworden sind, was die TSE betrifft: „Eigentlich kann man jetzt tatsächlich nur noch dem fahrenden Zug hinterherblicken“, bedauert der Datev-Experte. Mithilfe des Steuerberaters könne man aber versuchen, beim Finanzamt einen Antrag zu stellen. Etwa dürfte die Finanzverwaltung kulant sein, wenn es Gründe gab, zum Beispiel Corona-Schließungen.

Protokolle für später

Denn klar ist auch: Selbst wenn die Prüfer erst in zwei oder drei Jahren ins Geschäft kommen: „Sie werden sich belegen lassen, wann die TSE installiert wurde“, sagt Goede-Diedering. Experte Teute­macher bestätigt: „Gesetz ist Gesetz, Frist ist Frist, man darf hier nicht auf Ausnahmeregeln hoffen.“ Aufzeichnungen und Protokolle helfen auch Jahre später, Vorgänge nachzuvollziehen. Aktuell haben Handwerker noch einen Joker in der Hand: Die gesetzliche Meldepflicht für Kassensysteme mit integrierter TSE ist noch nicht fertiggestellt.

Was aber zeichnet eine gut geführte Kasse aus? Teutemacher: „Es gibt zwar keine gesetzliche Pflicht, ein elektronisches Kassensystem zu nutzen, aber das Risiko einer Zuschätzung im Rahmen einer Betriebsprüfung wird damit reduziert.“ Seiner Erfahrung nach ist die Kassenführung mittels offener Ladenkasse in fast 100 Prozent der Fälle fehlerhaft. „Sind dagegen die Kassen entsprechend den gesetzlichen Anforderungen programmiert , etwa mit einer artikelgenauen Bezeichnung, dann lässt sich jeder Geschäftsvorfall fortlaufend und einzeln nachvollziehen. Der Unternehmer hat dann im Rahmen einer Kassen-Nachschau auch nichts zu befürchten.“

Einzelaufzeichnung ein MUSS

Goede-Diedering führt aus: „ Keine Buchung darf ohne Beleg erfolgen.“ Und er verweist auf die Einzelaufzeichnung : Es gehe darum, dass jede Dienstleistung, ob Brötchen, Aufschnitt oder Haarbehandlung, mit einer eigenen Taste abgerechnet werden kann. Prüfer würden überdies misstrauisch, wenn die Preisaushänge im Laden nicht mit der Tastenbelegung der Kasse übereinstimmen. „Das stellen sie im Vorfeld einer Kassen-Nachschau womöglich bei Testkäufen inkognito fest“, weiß Autor und Dozent Teutemacher. Für diesen Fall müssen auf den Kundenbelegen auch die Merkmale der TSE aufgedruckt sein. „Fehlen diese auf dem Bon, wird der Prüfer nach einem Testkauf bald zu einer Kassen-Nachschau im Laden stehen“, so der Experte. Neben der TSE müssen Kassensysteme auch die einheitliche Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K – die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) beinhalten. So erhalten Prüfer den Datenzugriff in einem vorgegebenen Format (Standardjournal), um ihre Analysen durchführen zu können.

Chefs, die die Digitalisierung in ihren Betrieben vorantreiben und dabei die Kassendaten im Blick haben, sind gut aufgestellt. Ohne Medienbruch überführen sie Kassendaten direkt in die Buchhaltung. Darüber hinaus bieten IT-Dienstleister Lösungen an, Kassenbücher online zu pflegen. Auch für die revisionssichere Archivierung über zehn Jahre – unveränderbar, GoBD-konform und jederzeit digital auswertbar – halten etwa Datev und Kassenhersteller Angebote bereit.