Betriebsteuern -

FAQ und Rechenbeispiel Virtuelle Weihnachtsfeier: Diese Kosten können Sie steuerlich absetzen

Eine Weihnachtsfeier mit Abstandsregeln lässt sich in vielen Handwerksbetrieben nicht organisieren. Die Alternative: Eine virtuelle Weihnachtsfeier. Welche Kosten Unternehmer für die digitale Betriebsfeier absetzen können und bis zu welcher Höhe das Fest für die Mitarbeiter lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei bleibt, lesen Sie hier – inklusive Rechenbeispiel.

Topic channels: TS Steuerstrategien, TS Mitarbeitermotivation, TS Weihnachten und TS Coronavirus

Glühwein zum Download? Das gibt es leider noch nicht. Damit die Weihnachtsfeier dieses Jahr aber nicht komplett ins Wasser fällt, planen viele Chefs zumindest eine virtuelle Weihnachtsfeier. Was Sie als Arbeitgeber tun können, um neben der weihnachtlichen Verbesserung des Betriebsklimas auch noch Steuern zu sparen, lesen Sie im nachfolgenden FAQ:

Geschenke: Wie viel darf ein Geschenk je Mitarbeiter kosten?

Kosten entstehen für Speisen, Getränke, Kerzen, die Deko für den Hintergrund der Videokonferenz und vielleicht für einen Zauberer, eine Band oder einen Weihnachtsmann. Bei den Weihnachtsgeschenken gilt: Geschenke dürfen pro Mitarbeiter nicht mehr als 60 Euro inklusive Umsatzsteuer kosten, sonst können Unternehmer sie nicht in die Gesamtkosten der Weihnachtsfeier miteinbeziehen. Achtung: Wenn Sie zudem alles verschicken, kommt noch das Porto dazu. Das müssen Sie in die Gesamtkosten der Veranstaltung einrechnen.

Voraussetzungen: Wann ist eine virtuelle Weihnachtsfeier eine Betriebsveranstaltung?

Damit die Feier als Betriebsveranstaltung gilt, müssen Unternehmer alle Mitarbeiter zur virtuellen Weihnachtsfeier einladen. Wichtig ist außerdem ein geselliger Charakter. Betriebsprüfer fragen daher nach dem Rahmenprogramm. Dazu gehören Musik, eine Ansprache der Geschäftsführung, gemeinsames Essen und der Austausch der Mitarbeiter untereinander. Tipp: Der gesellige Charakter lässt sich untermauern, wenn jeder Mitarbeiter im Vorfeld etwa Plätzchen, Lebkuchen und Glühwein bekommt. Während der virtuellen Weihnachtsfeier werden diese dann gemeinsam verzehrt.

Freibetrag: Wie viel der Kosten sind je Mitarbeiter steuerfrei?

Für Betriebsveranstaltungen gibt es einen Freibetrag von 110 Euro. Diesen können Unternehmen für je zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr und Mitarbeiter nutzen. Liegen die anteiligen Kosten inklusive Umsatzsteuer für die Betriebsveranstaltung pro Arbeitnehmer unter diesem Freibetrag, dann entsteht kein steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn.

Dokumentation: Wie weisen Chefs nach, dass die virtuelle Weihnachtsfeier stattgefunden hat?

Handwerksunternehmer sollten ein Rahmenprogramm festlegen und den Ablauf der Veranstaltung dokumentieren. Wenn sie dafür einen Dienstleister engagieren, dann erleichtert ihnen das die Dokumentation. Sie müssen alle Arbeitnehmer ihres Betriebs, ihrer Niederlassung oder ihrer Abteilung einladen. Denn die Veranstaltung muss allen offenstehen. Die Einladung verschicken Unternehmer am besten als Termineinladung, dann ist das Fest gleich bei jedem im Kalender eingetragen. So können sie nachweisen, dass die Veranstaltung tatsächlich stattgefunden hat. Für die virtuelle Feier selbst sollten Chefs eine Teilnehmerliste führen.

Rechenbeispiel – Freibetrag prüfen:

Im folgenden Rechenbeispiel bleiben die Kosten pro Arbeitnehmer unter dem Freibetrag. Somit liegt kein lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor:

Gesamtkosten der Feier für Speisen, Getränke, Weihnachtsgeschenke, Deko, Versandkosten inkl. Umsatzsteuer 1.000 Euro
Anzahl der teilnehmenden Arbeitnehmer 10
Kosten je Arbeitnehmer 1.000 Euro geteilt durch 10 Arbeitnehmer:
100 Euro

Rechenbeispiel – Freibetrag liegt über 110 Euro:

Im folgenden Rechenbeispiel übersteigen die Kosten pro Arbeitnehmer den Freibetrag:

Gesamtkosten der Feier für Speisen, Getränke, Weihnachtsgeschenke, Deko, Versandkosten inkl. Umsatzsteuer 1.500 Euro
Anzahl der teilnehmenden Arbeitnehmer 10
Kosten je Arbeitnehmer 1.500 Euro geteilt durch 10 Arbeitnehmer:
150 Euro

Liegen die Kosten für die virtuelle Weihnachtsfeier wie hier über dem Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer, dann sind die Mehrkosten grundsätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Arbeitgeber können die Mehrkosten über dem Freibetrag jedoch pauschal versteuern. So funktioniert's:

Bemessungsgrundlage pro Arbeitnehmer für Pauschalversteuerung:
Differenz von 150 Euro und 110 Euro
40 Euro
pauschale Lohnsteuer (25 %):
40 Euro multipliziert mit 25 %
10 Euro
pauschaler Solidaritätszuschlag (5,5 % auf Lohnsteuer):
10 Euro mulipliziert mit 5,5 %
0,55 Euro
eventuell pauschale Kirchensteuer (in Bayern beispielsweise 8 % auf Lohnsteuer):
10 Euro multipliziert mit 8 %
0,80 Euro
51,35 Euro je Mitarbeiter

Zu den 150 Euro Kosten je Arbeitnehmer sollten Sie also 51,35 Euro je Mitarbeiter zusätzlich einkalkulieren. Vorteil für Arbeitgeber und Arbeitnehmer: Versteuert der Arbeitgeber den Arbeitslohn pauschal, dann sparen sich beide Seiten die Sozialversicherungsbeiträge.

*Über Autorin Rita Kuhn:
Rita Kuhn, Ecovis-Steuerberaterin in Schweinfurt

Rita Kuhn ist Ecovis-Steuerberaterin und Fachberaterin für das Gesundheitswesen in Schweinfurt. Ihre Beratungsschwerpunkte sind Agrarwirtschaft, Dienstleistungsgewerbe, freie Berufe, Gesundheitswesen, Handel, Handwerk, Online-Buchhaltung, Produktion, Unternehmer, Privatpersonen und Vereine.

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