Steuerstrategien und Weihnachten
Chefs lassen sich Betriebsfeiern gerne etwas kosten. Denn: Festivitäten im Kollegenkreis sind steuerfrei – wenn alle Regeln eingehalten werden. Darauf sollten Sie achten.
Planen Sie schon die nächste betriebliche Feier? Festivitäten sind schließlich ein wichtiges Instrument, um das Betriebsklima zu fördern. Oft fallen hierfür hohe Summen an, gerade wenn Veranstaltungen in stilvollem Ambiente stattfinden oder auch die Lebenspartner der Mitarbeiter teilnehmen. Das sogenannte "Zollkodex-Anpassungsgesetz" definiert die steuerlichen Rahmenbedingungen für Betriebsveranstaltungen. Liegen die Kosten über dem zulässigen Freibetrag, hält der Fiskus die Hand auf. Unternehmen sollten sich daher mit den geltenden Vorgaben vertraut machen.
Freibetrag von 110 Euro im Blick behalten
Mit dem Zollkodex-Anpassungsgesetz ging 2015 eine begriffliche Änderung einher, die es in sich hat. Aus der ehemaligen Freigrenze von 110 Euro wurde ein Freibetrag in gleicher Höhe. Die Zuwendungen unterhalb dieses Freibetrages blieben beim Arbeitnehmer weiterhin steuer- und beitragsfrei. Dies gilt bis heute für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich und ist bei jeder Betriebsveranstaltung für jeden teilnehmenden Arbeitnehmer zu prüfen. Jedoch wurden durch das Gesetz darüber hinaus zwei Urteile des Bundesfinanzhofs ausgehebelt (BFH, Az. VI R 94/10; Az. VI R 7/11) und damit die steuerlich relevanten Kosten erweitert .
Die Folge: Alle Kosten, die der Arbeitgeber im Rahmen einer Betriebsveranstaltung aufwendet, sind beim Arbeitnehmer zu berücksichtigen. "Diese Regelung gilt unabhängig davon, ob die Zuwendungen den einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung handelt", sagt Stefan Rattay, Steuerberater der Steuerberatungskanzlei WWS in Aachen. Damit sind einem Arbeitnehmer neben den Kosten für Bewirtung, Speisen oder musikalische Darbietungen auch die Aufwendungen für Räumlichkeiten und Dekoration zuzurechnen. Erschwerend kommt hinzu, dass Arbeitnehmern auch die anfallenden Kosten für eine Begleitperson als Zuwendungen angerechnet werden.Im Vergleich zur früheren Freigrenzenregelung fallen heute deutlich weniger Steuern an, da bei Überschreitung des Freibetrages in Höhe von 110 Euro Steuern nicht mehr auf den Gesamtbetrag fällig werden, sondern nur noch auf die Kosten über dem Freibetrag. Dessen ungeachtet wird der Freibetrag aber deutlich schneller überschritten, da Arbeitnehmern alle Kosten der Veranstaltung sowie die Kosten einer Begleitperson zugerechnet werden.
Für Berechnung des Freibetrags zählen die Bruttobeiträge
Wie wird aber ermittelt, ob die Ausgaben innerhalb des Freibetrags liegen? Die Summe der Kosten wird gleichmäßig auf die Gäste aufgeteilt. "Eine Besonderheit ergibt sich, wenn die tatsächliche Teilnehmerzahl stark von den Anmeldungen abweicht", betont Steuerberater Rattay. "Dann können vergebliche Aufwendungen wie Speise- und Getränkepauschalen für Nichtanwesende aus der Summe herausgerechnet werden." Da es sich bei einer Betriebsveranstaltung um eine beruflich veranlasste Veranstaltung handelt, ist eine Reisekostenerstattung im Rahmen der Reisekostenabrechnung denkbar. Die Reisekosten bleiben steuerfrei.
Für die Berechnung des Freibetrags sind nicht die Nettoausgaben, sondern grundsätzlich die Bruttobeträge maßgeblich. Liegen die Kosten pro Teilnehmer über 110 Euro, wird der übersteigende Betrag steuer- und beitragspflichtig. Konsequenz: Der Arbeitgeber muss dann diese Kosten mit 25 Prozent pauschal der Lohnsteuer unterwerfen oder die Ausgaben als zusätzlichen Arbeitslohn mit dem Monatsgehalt abrechnen.
Genaue Teilnehmerliste mit Status der Gäste erstellen
Vorsicht ist grundsätzlich bei der Gästeauswahl für eine Betriebsfeier geboten. Die Veranstaltung muss allen Mitarbeitern offenstehen. Begrenzte Teilnehmerkreise erkennen die Finanzbehörden nur in Ausnahmefällen an. Möglich sind Feierlichkeiten für bestimmte Abteilungen oder Fachgruppen. Allerdings dürfen einzelne Mitarbeiter keinesfalls bevorteilt oder benachteiligt werden. "Bei Betriebsfeiern mit freien Mitarbeitern oder Geschäftspartnern sieht das Finanzamt besonders genau hin", mahnt WWS-Experte Rattay. "Ihre Bewirtung ist im Gegensatz zu Angestellten und ihrer persönlichen Begleitung nur eingeschränkt abzugsfähig." Unternehmen sollten eine Teilnehmerliste erstellen, die den Status der Gäste aufschlüsselt und ihre Anwesenheit vermerkt. So können Unternehmen unbeschwert feiern und riskieren keine bösen Überraschungen mit den Finanzbehörden – Weihnachten feiern bleibt so auch mit den strengen Fiskaldienern ein Friedensfest.
Corona-Update: Was gilt steuerlich, wenn aufgrund von 2G-Regeln nicht alle Mitarbeiter teilnehmen können?
Eine der wichtigsten Kriterien für eine Betriebsfeier ist, dass sie allen Mitarbeitern offenstehen muss. Nur dann gewährt der Fiskus den steuerlichen Freibetrag. Durch eine coronabedingte Anwendung der 2G-Regel ist dieser Umstand aber natürlich in Frage gestellt. Was gilt also, wenn aufgrund von 2G nicht alle Mitarbeiter teilnehmen können? Steuerberater Markus Milde in Elsenfeld beruhigt: "Aus unserer Sicht ist das kein Ausschluss von Mitarbeitern, der die Steuerfreiheit beeinträchtigt", so der Ecovis-Steuerexperte. "2G dient nicht der Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen, sondern dem Infektionsschutz."
Prüfschema Ist Ihre Betriebsveranstaltung steuerlich begünstigt?
Von steuerlichen Vergünstigungen für Betriebsveranstaltungen können Sie nur dann profitieren, wenn eine "Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter" gemäß § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 1 EStG vorliegt. Zur Überprüfung ob dies der Fall ist, eignet sich das folgende Schema: