Ausstattung, Digitalisierung, Fachkräftemangel und Fuhrpark
Mit speziellen IT-Systemen können Handwerksbetriebe ihre Routen dynamisch planen und steuern. Das spart deutlich Kosten ein und verbessert gleichzeitig die internen Prozesse – der richtige Einsatz von Tools und Daten vorausgesetzt.
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Tourenplanungs-Tools(PDF, 113,50 kB)
Der kilometerlange Stau nervt. Die Straßensperrung, sicher wegen eines Unfalls, hat ihn verursacht. Der Radiomoderator bittet, das Gebiet großräumig zu umfahren. Doch wie? Ereignisse wie diese erleben Handwerker regelmäßig auf der Fahrt zum Einsatzort. In dieser Situation ist dann stets guter Rat teuer. Eine Tourenplanungssoftware kann hier Auswege bereits vor Fahrtantritt weisen oder bei veränderten Verkehrssituationen direkt eine neue Strecke berechnen.
Unternehmen greifen auf die Anwendungen aber auch aus weiteren Gründen zurück. Speziell der Fachkräftemangel, die steigenden Kraftstoffkosten und die langen Lieferzeiten bei Firmenwagen zwingen nicht nur große, sondern auch kleine Betriebe, die Ressourcen zu schonen und deshalb die Betriebsabläufe und die Effizienz der Flotte zu verbessern. Die Systeme liefern dazu verschiedene Module. Wichtiger Hinweis vorweg: Die reine Routenplanung ist dabei nur ein Bestandteil, auf dem die anderen Tools aufbauen.
Ortung optimiert Arbeitsweise
Bischof Heizung steuert seit mehr als 20 Jahren die eigene Tourenplanung mittels IT. In dieser Zeit hat der Betrieb auch die technische Entwicklung hin zu GPS-gestützten Lösungen mitgemacht, die in Echtzeit arbeiten. Prokurist Volker Hörning verwendet dazu die Hard- und Software von Webfleet. So ließ er 13 von 25 Firmenwagen mit verschiedenen Boxen des Dienstleisters ausrüsten, welche die Daten zur Routenplanung sowie für das Controlling liefern. Bei den Fahrzeugen handelt es sich um VW T5 respektive T6 für den Kundendienst, für die Meister sowie für die Fahrt zu den Baustellen.
„Die von uns genutzten Ortungsgeräte sind dazu mit diversen Sensoren versehen, die neben dem Kfz-Tracking auch elementare Daten wie Kilometer-, Motorölstand und Batteriezustand liefern“, sagt Hörning. Die Daten ruft er über ein Portal via Dashboard auf. Das hilft ihm beim Fuhrparkmanagement. Hörning erläutert: „Beispielsweise regelmäßige Tacho-Checks zur Organisation von Werkstattterminen oder die kurzfristige Beschaffung von Ersatzfahrzeugen durch Batterieausfall sind nicht mehr notwendig.“ Am wichtigsten ist dem Prokuristen jedoch der Überblick, wo sich die Mitarbeiter während der Arbeitszeit befinden: „So können wir zum Beispiel bei einem Rohrbruch schnell handeln. Ich sehe, wer am nächsten dran ist, und kann ihn direkt zum Notfall schicken. Das spart viel Zeit.“
Nachweise auf Knopfdruck
Darüber hinaus dienen die Touren-Reports als Belege für den Kunden. Bischof Heizung kann ihnen damit die Tätigkeiten exakt nachweisen. Das reicht von den Zeiten fürs Beladen der Transporter mit Waren bis hin zu den Fahrten zur Mülldeponie, um Waschbecken & Co. zu entsorgen. Zugleich rufen die Mitarbeiter ihre eigenen Daten ab. „Dadurch sind auch für sie die jeweiligen Arbeitszeiten und Einsatzsorte jederzeit nachvollziehbar und transparent“, erklärt Hörning. Sein Ziel ist es, das insgesamt 50-köpfige Team maximal zu entlasten.
Das rührt nicht zuletzt von den vielen Aufträgen her, deretwegen er bereits das Einzugsgebiet auf rund 50 Kilometer um den Standort im niedersächsischen Dissen am Teutoburger Wald begrenzt hat. Aus diesem Grund will er auch mit verschiedenen Maßnahmen dem Ausfall der raren Fachkräfte vorbeugen. Eine ist die Kontrolle des Fahrverhaltens, die ebenfalls über das mit Telematik-Funktionen gespickte Tourenplanungssystem läuft. „Wir klären über die Verwendung und den Zweck von vornherein auf. Dieser ist die Unfallprävention. Wenn wir folglich eine Überlastung feststellen, sprechen wir den Fahrer an und sorgen gemeinsam für Abhilfe“, sagt Hörning. Diese Daten können nach seinen Angaben aus Gründen des Datenschutzes nur er und seine Frau Stefanie als Geschäftsführerin einsehen.
Die Kosten der Anwendung sind für ihn im Vergleich zum erzielten Nutzen unerheblich. Konkrete Zahlen nennt er nicht. Nur so viel: „Für den Einbau der Boxen haben wir jeweils rund 500 Euro gezahlt. Hinzu kommt pro Fahrzeug eine monatliche Lizenzgebühr. Diese Ausgaben haben sich schon mehrfach bezahlt gemacht.“ Deshalb soll das Tool zur täglichen Einsatzplanung im nächsten Schritt an die Firmensoftware gekoppelt werden.
Sparen: Acht Prozent und mehr
Ob und wie eine softwaregestützte dynamische Tourenplanung eine effiziente und flexible Tourenabwicklung in Echtzeit ermöglicht, untersucht Volker Kraft seit mehr als 20 Jahren. Der Diplom-Informatiker am Dortmunder Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik (IML) in der Abteilung Verkehrslogistik kann auf Basis der Erfahrung ableiten, was Unternehmen damit sparen: „Acht bis zehn Prozent sind in jedem Fall zu heben. Die Kostensenkungen können sich aber auf 15 Prozent und mehr belaufen – je nachdem, wie gut die Systeme auf den Nutzer abgestimmt sind.“
Das umfasst die direkten Ausgaben rund um die Fahrzeuge sowie den internen Aufwand, der durch die automatisierten Prozesse sinkt. Weiche Faktoren wie optimierte Arbeitszeiten sind hier noch nicht inbegriffen. Für den Experten bietet sich bei Interesse an einem neuen oder erweiterten Tourenplanungssystem prinzipiell die Gelegenheit, Prozesse zu durchleuchten und die bestmögliche Lösung oder zusätzliche Tools für den branchenspezifischen Bedarf zu suchen. Denn nach seinen Beobachtungen ist im Markt viel Bewegung. Regelmäßig kämen Dienste oder auch spezialisierte Anbieter hinzu.
Beschaffungstipps: Die passende Software finden
Welche Tourenplanungs-Tools sich für den Einsatz in KMU eignen, richtet sich nach den individuellen Erfordernissen sowie dem Status quo der vorhandenen IT-Landschaft. Wichtige übergreifende Aspekte bei der Auswahl erläutert Diplom-Informatiker Volker Kraft vom Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik (IML).
- Jeder Handwerksbetrieb sollte die eigenen Anforderungen an das System definieren. Denn die Profile unterscheiden sich. Während der eine nur reine Routen- und Reihenfolgeplanung vornehmen will, möchten andere dynamisch steuern und zusätzlich zum Beispiel die optimale Beladung der Fahrzeuge planen, die digitalen Tachos managen und weitere Tools wie ein Zeiterfassungssystem anbinden können.
- Aus den Ansprüchen ergeben sich die benötigten Funktionen. Grundsätzlich sollte die Software daher modular aufgebaut sein, sodass diese nach Bedarf genutzt werden kann – von einzelnen Modulen bis hin zum Gesamtsystem.
- Braucht das Unternehmen eine breite Palette an Leistungen, sollten möglichst viele Module wie Einsatzplanung der Kfz und Mitarbeiter, das Hinterlegen von Arbeitszeitregeln inklusive Lenk- und Ruhezeiten bis hin zum Dokumentenmanagement für tourenbezogene Belege existieren.
- Zusammenspiel der IT sichern: Generell sollte die Anwendung einfache und standardisierte Schnittstellen zu verschiedenen beziehungsweise den bereits genutzten Programmen vorweisen. Das beinhaltet das Kfz-Tracking fürs Fuhrparkmanagement genauso wie Personal-, Arbeitszeit-, Auftrags- und Abrechnungsmanagement.
- Schnittstellen sollten auch zu mobilen Systemen wie Smartphones bestehen und Apps einfach anbinden lassen.
- Marktscreening nach passendem IT-Dienstleister: Es empfiehlt sich, Anfragen an verschiedene Anbieter oder zwei bis drei Top-Kandidaten zu stellen und diese zum Gespräch zu laden. Das daraus gewonnene Wissen kann auch zur Klärung des eigenen Profils dienen.
- Software-as-a-Service (SaaS) macht Kosten flexibel nutz- und kalkulierbar. Die IT-Unternehmen setzen verstärkt darauf, ihre Tourenplanungssysteme nicht nur via Lizenzen, sondern auch als SaaS anzubieten. Dadurch wird es auch für KMU mit kleinen Flotten attraktiver, da die Anwendung dann fahrzeugbezogen für bestimmte Nutzer mit jeweils bestimmten Leistungen einsetzbar und nur dafür zu zahlen ist. Weitere Vorteile: Es ist keine eigene IT-Architektur notwendig, da Datenbanken alle bei Dienstleistern gehostet sind und stets die aktuellsten Versionen zur Verfügung stehen. Voraussetzung: gewisse Bandbreite für Anbindung ans Internet, Geräte mit aktuellem Betriebssystem und gängigem Browser.
Echtzeit-Entscheidungsfindung
Grundsätzlich versteht Volker Kraft unter Tourenplanung mehr als die reine Wegplanung von A nach B. Denn Tourenplanung beinhaltet als Kernelemente mindestens Tourenoptimierung und Disposition. Damit sollen Nutzer die Routen während der Fahrt ändern und dynamisch auf Einflüsse wie Verkehrslage, Wetter oder spontane Aufträge reagieren können. „Wenn ein Handwerker schnell bei einem Notfall sein muss, ist nicht nur eine Fahrt zum Einsatzort zu planen. Es sind Parameter wie die Entfernung der jeweiligen Fachkräfte dorthin zu berücksichtigen und dann das Handeln entsprechend zu disponieren. Das sollte eine Anwendung leisten“, sagt der Wissenschaftler. „Das schaffen moderne Live-Systeme, die relativ komplexe Situationen in Echtzeit permanent nachrechnen können.“
Mit dem Fortschritt wächst wiederum die Dynamik in der Entwicklung, es entstehen immer mehr Module. Auch die Grenzen zwischen Tourenplanungs- und Telematikdiensten werden fließender. Zugleich nehme Akzeptanz und Vertrauen in den Betrieben zu, weil die Software in Optik und Handhabung Evolutionssprünge gemacht hat. Kraft: „Die Daten können in Dashboards auf unterschiedlichste Art übersichtlich angezeigt werden. So steigt insgesamt der Nutzwert, da die Systeme viel stärker darauf ausgelegt sind, Werkzeuge zur Entscheidungsfindung zu sein.“
Das Unternehmen Schäfer Gerüstbau nutzt die IT weit über die Tourenplanung hinaus. Dazu setzt die Firma seit etwa vier Jahren auf das System von Yellow Fox, für das zahlreiche Mitarbeiter rollenspezifische Zugänge erhalten haben. Die Fäden laufen bei Jörg Jüngling zusammen. Der Disponent koordiniert den Einsatz von Fahrern und Material aktuell an bundesweit etwa 260 Baustellen, wohin die Mitarbeiter befördert und 50.000 Tonnen Material verteilt werden müssen. Dafür stehen gut 110 Fahrzeuge plus 70 Bauaufzüge bereit.
Jüngling verschafft sich jeden Tag mehrmals einen Überblick sowohl über den Kfz-Bestand und deren Aufenthalt als auch über den Standort der Gerüste. Anhand dessen organisiert er insbesondere die Routen der sechs Berufskraftfahrer sowie die Nutzung der Lkw, Kräne, Anhänger, Abrollkipper & Co., die sich auf etwa 40 Einheiten summieren.
„Während der eine Teil der Flotte vor Ort ist, kann ich deren nächste Ziele sowie die Beladung des anderen Teils für den Folgetag planen“, erläutert der Fuhrparkleiter. Das geschieht in enger Abstimmung mit den Bauleitern, die alle anderen Touren sowie die Einteilung der Teams plus Kolonnenführer auf die Transporter und Pkw über das Online-Portal des Dienstleisters ausarbeiten. „Durch die Gesamtübersicht können wir auch kurzfristig schnell Änderungen vornehmen und alle Informationen wie Adresse, Ansprechpartner und erwartete Ankunftszeit übermitteln“, so Jüngling. Denn jetzt liegen die Fahrtzeiten genauso offen wie die Entfernung zur nächsten Baustelle und Betriebsstunden. Zudem kann der Disponent bei Problemen während der Tour aktiv unterstützen. Kommt es zu unerwarteten Sperrungen oder reicht bei Durchfahrten die Höhe nicht aus, lotst er vom Büro aus den Mitarbeiter zur Baustelle. Ohne die Software waren solche Manöver nicht machbar. Die Produktivität hat das nach seinem Ermessen deutlich erhöht.
Investition in Wertschöpfung
Außerdem managt der Flottenverantwortliche mit zusätzlichen Modulen des Telematik-Anbieters die Halterpflichten. Über ein Terminal in der Zentrale in Aichen-Memmenhausen führt er die Führerscheinkontrolle durch und lässt die Fahrerkarten auslesen. Die Daten werden im System archiviert. „So können beispielsweise Verstöße gegen Lenk- und Ruhezeiten sofort angemahnt werden. Deshalb ereignen sich diese kaum mehr“, freut sich Jüngling.
Des Weiteren dient ihm die Anwendung als Controlling-Tool, um etwa Kraftstoffverbrauch und Laufleistung der Fahrzeuge zu monitoren. Bedingung ist die Ausrüstung der Fahrzeuge mit Hardware. Schäfer Gerüstbau hat vom Dienstleister rund 80 Einheiten mit mobilen Trackerboxen plus Display und die gleiche Anzahl mit fest eingebauten Ortungsgeräten ausstatten lassen. Letztere schließt die Bauaufzüge ein. Die Telematik-Boxen in den Lkw speichern ferner die digitalen Tachodaten und leiten diese ins System weiter. Bei den anderen erfolgt die Identifikation des Fahrers mittels eines RFID-Chips, mit dem er über eine kleine Platine auch die Zündung freischaltet.
Die Lösung lässt sich Schäfer etwas kosten. Für die Hardware hat das Unternehmen rund 33.400 Euro netto gezahlt. Dazu kommt eine monatliche Nutzungsgebühr für alle Leistungen pro Fahrzeug. Zur Höhe macht Jüngling keine Angaben. Gleichwohl ist er sich sicher, dass die Investition sich nach kurzer Zeit amortisiert hat: „Die Tourenplanungssoftware ist für uns ein wichtiges Tool, um das ständige Wachstum des Unternehmens effizient managen zu können.“