Fuhrpark und Firmenwagen Kfz-Schadenmanagement: Mit diesen 10 Maßnahmen verringern Sie die Kosten bei Unfällen

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Handwerksbetriebe können ihr Schaden­management so ­aufstellen, dass sie bei Unfällen mit den Firmenwagen direkte und indirekte Kosten verringern. Die Voraussetzungen: ­Transparenz, strukturierte Abläufe und Aufgabenverteilung.

Von Annemarie Schneider

Volle Auftragsbücher in den Handwerksbetrieben lassen sowohl die Zahl der Fahrzeuge im Fuhrpark als auch die gefahrenen Kilometer steigen. Infolgedessen erhöhen sich die Schadenrisiken und die Unfälle mit den Firmenwagen. Gleichzeitig schrauben Faktoren wie Inflation und Lieferengpässe bei Ersatzteilen an der Preisspirale für Reparaturen.

Das Problem: Diese Ausgaben haben Entscheider im Handwerk oft nicht auf dem Radar. „Dabei verursacht der Kostenblock Mobilität in der Regel bereits ab einem Bestand von zehn bis 15 Fahrzeugen hohe Kosten, zu denen Schäden nicht selten einen wesentlichen Beitrag leisten“, sagt Ralph Feldbauer. Der Geschäftsführer der Wirtschafts- und Beratungsgesellschaft Riskguard berät und begleitet Unternehmen wie Fliesenleger und Heizungsbauer, wenn sie ein individuelles Schaden- und Riskmanagement installieren. Aus dieser Erfahrung hat sich die Faustregel herauskristallisiert: "Ein investierter Euro in diesem Bereich holt für das Unter­nehmen sicher zwei Euro heraus." Vorausschauende Chefs können dies mit den folgenden zehn Schadenmanagement-Maßnahmen erreichen:

1. Klare Ablaufstrukturen implementieren

Unternehmen sollten festlegen, wie sie einen Schaden generell managen wollen. „Das bedeutet, intern einmal einen Strukturplan zu erstellen, der die gesamten Ab­wicklungsschritte definiert“, erläutert Feldbauer.

• Wie hat die Schadenmeldung stattzufinden?
  
  
• Welche Dienstleister werden wann eingebunden?

Diese und weitere Aspekte werden bestimmt. „Das Konzept beinhaltet sechs bis acht zentrale Punkte mit entsprechenden Querverweisen, wie etwas konkret umzusetzen ist.“ In einem ersten Schritt sollte dazu auch nach Fremdschäden sowie Eigen-/Kaskoschäden unterschieden werden.

2. Status quo analysieren

Um generell einen Ablaufplan konzipieren zu können, braucht es ein Bild von der Ist-Situation. Relevante Informationen sind etwa Art und Häufigkeit von Schäden wie Parkrempler, Glas- und Auffahrunfälle, Tag und Uhrzeit des Schadeneintritts, Höhe des jeweils regulierten Schadens und Übersicht über alle Kosten – möglichst über die vergangenen drei bis fünf Jahre. „Die Unter­nehmer sollten dazu bei ihrem Erstversicherer oder Makler nachfragen, ob sie diese ­Daten liefern. Spezialisierte Flottenversicherer bieten in der Regel solche Auswertungen und Tools, um die notwendige Transparenz zu erhalten und gegebenenfalls bei der Abwicklung zu steuern und zu unterstützen“, so Feldbauer.

3. Indirekte Kosten erheben und verringern

Handwerkschefs sollten sich ferner die indirekten Kosten vor Augen führen und dokumentieren. Dazu zählen unter anderem die Zeit für die Schadenbearbeitung, die Feldbauer pro Fall auf durchschnittlich fünf bis sechs Stunden beziffert, die Abholung des Ersatzfahrzeugs durch den Mitarbeiter oder der Ausfall von Fahrzeug sowie Arbeitnehmer. Erst dann zeigt sich das volle Bild.

4. Schadenkosten ins Verhältnis zur Wertschöpfung setzen

Liegen dem Unternehmer die historischen Daten zu den Schäden vor, kann er diese etwa ins Verhältnis zu Umsatz, Aufträgen und Kilometerleistungen setzen. „Es zeigt sich dabei unter Um­ständen auch, ob das richtige Fahrzeug für den Einsatzzweck genutzt wird. Nicht selten werden zum Beispiel Kombis völlig überladen und für Fahrten eingesetzt, für die sich Transporter besser eignen, was häufiger zu Unfällen und Schäden führt“, so Feldbauer. Ist dies der Fall, sollte die Beschaffungsstrategie entsprechend ge­ändert werden.

5. Wettbewerb nutzen, ­Regionalität beibehalten

Beträchtliche Einsparungen kann die Wahl der Reparaturwerkstatt bringen. Feldbauer weiß, dass KMU meist viel Wert auf die Regionalität und die bestehenden Beziehungen zu lokalen Autohäusern legen. Selbst mit diesem Fokus können sie die Kosten reduzieren. „Verantwortliche sollten sich bei größeren Schäden in jedem Fall zwei oder drei Kostenvoran­schläge einholen. Es besteht fast immer ein Sparpotenzial von 30 bis 40 Prozent, wenn Angebote quergeprüft und mit dem bestehenden Werkstattpartner auf Basis der Kostenvoranschläge zumindest nachverhandelt wird.“ Beim Wechsel der Werkstatt kann dies noch höher sein.

6. Fahrerassistenzsysteme nutzen

Je nach Schadenarten bringt außerdem der Einsatz von zusätzlichen Fahrerassistenzsystemen wie Rückfahrkamera bei Transportern oder technischen Lösungen wie Dashcam respektive Telematiksystemen zur Steuerung von Routen und Fahrverhalten einiges. „Aber auch kleine Änderungen bei der Nutzung von Firmenfahrzeugen können große Wirkung entfalten. Zum Beispiel, wenn der Beifahrer verpflichtet wird, bei Rückwärtsfahrten an engen und unübersichtlichen Stellen auszusteigen und den Fahrer einzuweisen“, berichtet Feldbauer.

7. Mitarbeiter einweisen und schulen

Spezielle Schulungen, etwa Handlingtrainings mit Nutzfahrzeugen, und gezielte Einweisungen der Mitarbeiter senken ebenfalls Schadenhäufigkeiten und -ausgaben.

8. Spezialisten recherchieren, Einsatzbedarf festlegen

Im Schadenmanagement empfiehlt es sich, sich nicht nur auf einen Dienstleister zu verlassen, sondern ein Netzwerk aufzubauen. Das beginnt mit den Kfz-Sachverständigen und reicht bis hin zu den Anwaltskanzleien, die bei Bedarf eingeschaltet werden und die Abwicklung übernehmen. „Des Weiteren können Dienstleister wie Glasspezialisten deutliche Einsparungen bringen, wenn sie stärker auf Reparaturen statt Scheibentausch setzen, oder wenn Smart-Repair-Experten vor Rückgabe von Leasingrückläufern eingeschaltet werden“, so Feldbauer.

9. Flottenversicherung prüfen, Bedingungen justieren

Die Schadendaten können bei größeren Fuhrparks mit individuellen Flottenversicherungsverträgen ergeben, dass andere Deckungskonzepte günstiger sind und sich zum Beispiel der Rückkauf von Schäden ab einer bestimmten Höhe rechnet. „Kleinere Betriebe arbeiten dagegen oft mit Einzeltarifen. Hier kann etwa eine höhere Selbstbeteiligung unterm Strich schnell zehn bis 15 Prozent weniger an Kosten bedeuten“, berichtet der Geschäftsführer von Riskguard.

10. Digitale Tools nutzen, Daten managen

Wenn KMU einmal damit begonnen haben, die Informationen und Ausgaben für Schäden zu erfassen und zu analysieren, sollten sie dies fortsetzen. Feldbauer: „Das Monitoring ist das Wichtigste, um Schadenmanagement als laufenden Prozess verstehen und steuern zu können.“ Das kann über Apps des Versicherers oder Maklers genauso geschehen wie in eigenen Systemen oder Anwendungen.