Prof. Dr. Robert Mayr über Datenmanagement: "KI und E-Rechnung sind Game Changer, die Effizienzgewinne bringen"

Künstliche Intelligenz, E-Rechnung oder digitale Ökosysteme: Für Prof. Dr. Robert Mayr besitzen diese drei Themen Gamechanger-Potenzial. Doch ohne professionelles Datenmanagement läuft hier nichts. Warum das so ist, erklärt der CEO von Datev im Gespräch. Als Datev-CEO fokussiert sich Prof. Dr. Robert Mayr auf die Gesamtsteuerung des Unternehmens und die übergreifende Strategie. handwerk magazin: Herr Prof. Dr. Mayr, haben Sie heute schon Daten genutzt, um eine persönliche Entscheidung zu treffen? Beim Frühstück, im privaten Kontext, auf der Fitness-Uhr? Prof. Dr. Robert Mayr: Die Wetter-App ist frühmorgens bei mir Standard. Das ist sicherlich auch darauf zurückzuführen, dass wir zu Hause eine Landwirtschaft haben. Insbesondere im Sommer, wenn man Heu macht, ist das Wetter natürlich ein ganz entscheidender Parameter. Bei mir ist das schon fast ein Reflex in der Früh: die App aufzurufen und zu schauen, wie das Wetter wird. #paid-content# Wichtige Parameter – Datenkompetenz ist heute bedeutender denn je? Das Thema Daten hat insbesondere in den letzten Jahren signifikant an Bedeutung gewonnen. Das hängt natürlich auch damit zusammen, dass wir mittlerweile ohne großen Aufwand auf sehr, sehr große Datenmengen zugreifen können – teilweise in Echtzeit. Datenkompetenz und die Fähigkeit, mit Daten umzugehen, ermöglichen dann Entscheidungen auf Basis von Fakten. Voraussetzung: Ich muss den Wert von Daten erkennen, sie verstehen und sie dann richtig analysieren. Nur so kann ich evidenzbasiert konkrete Folgerungen ableiten – ohne Bauchgefühl oder Vermutungen. Ein einfaches Beispiel, wo Datenkompetenz für die Interpretation wichtig ist: die doppelte Buchführung. Das ist ja eine ganz einfache, standardisierte Aufbereitung von kaufmännischen Daten. Als drittgrößter Business-Software-Anbieter in Deutschland setzt Ihr Unternehmen Datev naturgemäß auf ein professionelles Datenmanagement. Welche Tipps können Sie Handwerksbetrieben geben? Oft heißt es ja: Große Unternehmen haben ganz andere Möglichkeiten, sich mit diesem Thema zu beschäftigen. Das sehe ich nicht unbedingt so. Auch dem kleinen Handwerksbetrieb bringt ein gutes Datenmanagement Vorteile. Die Daten, die vorliegen, sollte man sinnvoll und sicher organisieren, um sie später auswerten zu können. Denn das Ziel sollten am Ende vernünftige, durchgängige, medienbruchfreie und digitale Prozesse sein. Ich greife einfach ein Beispiel aus der Praxis heraus, das deutlich an Gewicht gewinnen wird: das Thema Rechnungen. Da stecken zum Beispiel schon eine ganze Menge Daten drin – und die kann ich auch analysieren. So lassen sich aus dem unstrukturierten Bild einer Rechnung über einen Belegmanager Daten extrahieren und diese dann strukturiert archivieren. Ab dem 1. Januar sind Unternehmen verpflichtet, die E-Rechnung zu empfangen. Auch das wird wieder neue Möglichkeiten bieten und in der Zukunft ein Gamechanger werden, der riesige Effizienzgewinne bringt. Denn die Daten liegen dann bereits strukturiert vor. Ein weiterer wichtiger Punkt: Mittelständische Unternehmer sollten ihre Daten digital und zentralisiert ablegen – und nicht an tausend verschiedenen Orten verteilt. Wo lauern aus Ihrer Sicht die größten Fehler für KMU? Der größte Fehler wäre aus meiner Sicht, auf die Vorteile, die so ein professionelles Datenmanagement bietet, zu verzichten. Gerade kleinere Unternehmen unterschätzen aber oft die Notwendigkeit, sich um Datenschutz und die Datensicherheit zu kümmern, obwohl die Gefahren von Cyberkriminalität oder von unbeabsichtigten Datenverlusten sehr real sind. Besonders im Hinblick auf die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) ist es wichtig, technische Maßnahmen wie regelmäßige Back-ups, Zugriffskontrollen und eine revisionssichere Archivierung einzuführen. Auch daher bin ich immer versucht, ein bisschen in die Richtung zu motivieren, sich mit dem Thema Cloud-Lösungen auseinanderzusetzen. Drittens möchte ich noch die unvollständige und fehlerhafte Erfassung von Daten nennen. Für dieses professionelle Datenmanagement braucht man eine Offenheit, ein spezielles Mindset. Es gibt diese Analogie, dass Daten das neue Öl oder der Rohstoff der Zukunft seien. Und ich glaube, das bringt schon so ein bisschen dieses Mindset zum Ausdruck. Daten und Dokumente sollten nicht als lästiges Übel betrachtet werden, sondern als wichtige strategische Ressource. Selbst Kleinst- und Kleinunternehmer können dadurch einen ganz anderen Blick auf ihre Business-Prozesse bekommen. Ihre Antwort auf die zunehmende Komplexität ist unter anderem ein digitales Ökosystem, richtig? Die Zuwachsraten in diesem Bereich sind enorm. Ein Ökosystem bietet durchgängig automatisierte, digitale Prozesse. Ein zentraler Erfolgsfaktor für mittelständische Unternehmen. Denn klar ist auch: Die Komplexität im Umfeld nimmt dramatisch zu. Ein solches Ökosystem, bei dem man sich keine Gedanken über nicht vorhandene Schnittstellen machen muss, ist für mich da ein Gamechanger. Und deshalb haben wir den Datev-Marktplatz ins Leben gerufen. Das ist ein Ökosystem, das Unternehmen den Zugang auch zu spezialisierten Lösungen bietet – mit auf der einen Seite branchenspezifischen Aspekten und auch auf der anderen Seite der nahtlosen Schnittstelle zum Steuerberater. Sie haben die steuerlichen Beraterinnen und Berater eben angesprochen. In der Zusammenarbeit mit den KMU lassen sich Daten gewinnbringend einsetzen. Können Sie uns vielleicht ein, zwei Beispiele nennen? Ich bin ja schon seit einigen Jahren mit einem Bild unterwegs, das mir persönlich sehr wichtig ist: Der Steuerberater und die Steuerberaterin sind für mich die Outsourcing-Partner für die kaufmännischen Prozesse im deutschen Mittelstand. Unser Ökosystem bietet hier die Möglichkeit, medienbruchfrei zusammenzuarbeiten. Ich nenne einfach mal ein paar Beispiele: unser Controllingreport und unsere Branchenauswertungen. Oder nehmen wir Datev Personal Benchmark Online. Häufig fällt es Mittelständlern schwer herauszufinden, was sie neuen Mitarbeitern zahlen müssen, um ein marktgerechtes Gehalt zu bieten. Dank der Big-Data-Analyse über anonymisierte Datensätze schaffen wir einen guten Überblick. Überblick ist ein gutes Stichwort. Mit Ihrem neuen Mittelstandsindex wollen Sie am Puls der mittelständischen Wirtschaft sein. Was ist das Besondere an dieser monatlichen Analyse? Der Datev Mittelstandsindex basiert eben nicht – das ist der disruptive Ansatz – auf Umfragen, sondern auf anonymisierten Ist-Datensätzen. Das sind reale Daten, keine Einschätzungen oder Mutmaßungen. Das sind Datensätze aus den Umsatzsteuervoranmeldungen von über eine Million Unternehmen sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen von mehr als acht Millionen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern. Sie sehen: Das ermöglicht uns eine sehr valide und eine sehr hohe Aussagekraft. Was haben die KMU konkret davon? Unternehmen, auch kleine, haben etwa die Möglichkeit, sich selber zu benchmarken. Die Analyse ist ja im Internet frei verfügbar. Dort lässt sich unter anderem ablesen, wie sich die eigene Branche entwickelt. Wichtig: Da hängt kein Preisschild dran! Als Good Corporate Citizen stellen wir das der Allgemeinheit zur Verfügung. Aber auch für politische Akteure bietet unser Index eine Faktenbasis. Das heißt, man hat die Möglichkeit, wirtschaftspolitische Entscheidungen auf Basis dieser Ist-Daten zu bewerten, vielleicht auch an der einen oder anderen Stelle zu korrigieren. Zudem ist es natürlich auch ein Tool, mit dem die Steuerberaterinnen und Steuerberater ihre Mandantinnen und Mandanten in einem teilweise sehr anspruchsvollen, herausfordernden wirtschaftlichen Umfeld faktenbasiert beraten können. Wie sind die Reaktionen auf Ihren Mittelstandsindex? Also ich persönlich bin sehr, sehr positiv überrascht. Wir spüren ein sehr großes Interesse. Wir haben viele Kontakte zu wissenschaftlichen, statistischen und politischen Akteuren aufgebaut. Ich persönlich bin sehr zufrieden, „but there is more to come“. Also die drei Indizes Umsatz, Lohn und Beschäftigung, die wir jetzt haben, sind erst der Anfang. Professionelle Daten sind auch beim Thema künstliche Intelligenz von Vorteil. Wie wird KI das Datenmanagement verändern? KI-Lösungen sind aus meiner Sicht echte Gamechanger – und wir sind dort noch lange nicht am Ende der Entwicklung angekommen. Wir sehen neue, vielversprechende Chancen, insbesondere auch für das Datenmanagement. Mithilfe der bekannten Sprachmodelle lassen sich über einfach formulierte Fragen riesige Datenmengen analysieren. Jeder hat dadurch die Möglichkeit, ganz anders mit Datenmengen umzugehen und einen entsprechenden Vorteil daraus zu generieren. Sie sind also in puncto KI „Team Chance“ und nicht „Team Risiko“. Ja, eindeutig! KI ist für mich eine Schlüsseltechnologie des 21. Jahrhunderts. Insbesondere wiederkehrende, zeitintensive Aufgaben lassen sich mit KI deutlich schneller erledigen und riesige Datenmengen in Sekundenbruchteilen analysieren, das war bis vor ein paar Jahren kaum denkbar. Unterm Strich entlastet dies Arbeitskräfte und macht Unternehmen effizienter. Erhoffen Sie sich einen persönlichen Benefit aus dem Zusammenspiel von KI und Daten? Definitiv! Insbesondere in puncto Zeitgewinn aufgrund der Automatisierung von Routineaufgaben. Zudem können viele Entscheidungen statt mit dem Bauch nun faktenbasiert getroffen werden. Man hat dann einfach auch mehr Zeit, sich mit Wertschöpfung zu beschäftigen und für kreative und strategische Aufgaben. Zur Person: Prof. Dr. Robert Mayr „Ich bin davon überzeugt, dass das Thema KI ein Gamechanger in den nächsten Jahren bleiben wird“, betont Prof. Dr. Robert Mayr, Jahrgang 1966, im Gespräch. Seit 2016 steht der Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und promovierte Diplom-Kaufmann an der Spitze der Datev eG. Zuvor zeichnete Prof. Mayr von 2014 bis 2016 im Datev-Vorstand für Finanzen und Einkauf sowie davor seit 2011 für die interne Datenverarbeitung und Produktion verantwortlich. Berufliche Stationen nach dem Studium der Betriebswirtschaftslehre an der Ludwig-Maximilians-Universität München: Referent der Treuhandanstalt Berlin, Senior Manager im Bereich Transaktionsberatung bei Deloitte sowie Geschäftsführender Gesellschafter der Solidaris Revisions-GmbH in München. #end-paid-content#

Interview mit Datev-CEO Prof. Dr. Robert Mayr über Datenmanagement: "KI und E-Rechnung sind Game Changer, die Effizienzgewinne bringen"

handwerk magazin: Herr Prof. Dr. Mayr, haben Sie heute schon Daten genutzt, um eine persönliche Entscheidung zu treffen? Beim Frühstück, im privaten Kontext, auf der Fitness-Uhr?

Sparpläne – die besten Angebote!