Unternehmer, Gewerbetreibende und Freiberufler können die Beantragung von Mahn- und Vollstreckungsbescheiden nun ohne Papierkram und lästiges Eintippen innerhalb weniger Sekunden selbst online durchführen. Das sogenannte digitale Mahnwesen vereinfacht den Prozess. Wie ein Online-Mahnantrag funktioniert und auf welche Details Nutzer achten sollten.
Wer das gerichtliche Mahnverfahren nutzen muss, um seinen Kunden zur Bezahlung einer Rechnung zu bewegen, kann dies nun vollständig digital erledigen. "Wir haben mit gerichtsmahnverfahren.de die erste deutsche zentrale Plattform für das gerichtliche Mahnverfahren entwickelt", sagt Manfred Eberhard. Er ist Geschäftsführer der twenty4collect GmbH aus Weiler, die die Plattform betreibt.
Wie sicher ist das digitale Mahnen?
twenty4.collect ist ein eingetragener Rechtsdienstleister, unterliegt also allen rechtlichen Vorgaben, denen auch analoge Inkassounternehmen folgen müssen. "Wir machen nichts anderes als andere Inkassounternehmen auch - nur eben vollständig digital", sagt Eberhard. 150 Kunden nutzen den digitalen Service bereits, den es seit Mai 2025 gibt, so die Angaben des Anbieters.
Wie funktioniert ein Online-Mahnantrag?
Der Unterschied zum traditionellen Inkasso ist, dass sich der Unternehmer einmalig mit seiner E-Mail-Adresse auf gerichtsmahnverfahren.de anmeldet. Er bekommt dann eine Bestätigungsmail, in der ein Link ist, den er anklicken muss. "Dann ist er freigeschaltet für das digitale gerichtliche Mahnverfahren und kann seine unbezahlte Rechnung hochladen", informiert Eberhard. Mehr muss der Nutzer nicht tun. Dieser Service steht Unternehmern, Gewerbetreibenden und Freiberufler bundesweit zur Verfügung: "Wir sind an allen deutschen Amtsgerichten registriert und arbeiten kostenfrei für den Unternehmer", erklärt Eberhard. Denn wenn sich ein säumiger Kunde im Zahlungsverzug befindet, trägt dieser auch die entstandenen Gebühren und Kosten des Verfahrens.
Achtung Ausnahme: Liegen Mahn- und Vollstreckungsbescheid vor und der Schuldner gerät in die Privatinsolvenz - zahlt also nicht - gehen die Gerichtsgebühr und die gesetzlich festgeschriebene Vergütungspauschale für Rechtsdienstleister, zu Lasten des Gläubigers. Die Höhe richtet sich nach der Forderungshöhe.
Welche Rechnungen eignen sich für einen Online-Mahnantrag?
Unternehmer können alle kaufmännisch angemahnten Rechnungen als Pdf-Datei, als E-Rechnung im XRechnungs-Format oder als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format hochladen. "Sie müssen nichts eintippen, sie brauchen kein Papier mehr, es ist ein sehr effizientes und nachhaltiges Verfahren", sagt Eberhard. Sobald eine Rechnung auf der Plattform eingegangen ist, bekommt der Unternehmer eine Bestätigungsmail.
Wie arbeitet gerichtsmahnverfahren.de mit der eingereichten Rechnung?
Liegt die Rechnung dem digitalen Inkassounternehmen vor, wird das Dokument von Twenty4collect geprüft. Ist es in Ordnung, bekommt der Unternehmer eine Mandatsbestätigung mit einer Vorgangsnummer. Geprüft wird, ob die Rechnung kaufmännisch korrekt ist, ob die Registrierung korrekt war und ob es das Unternehmen, das mahnt und ob es das säumige Unternehmen oder die säumige Person überhaupt gibt.
Wie kommuniziert die Plattform mit dem Zahlungssäumigen?
Der Kunde erhält ein dreiseitiges Schreiben: das Anschreiben mit Fristsetzung, die Informationen zum Datenschutz und die aktuelle Forderungsaufstellung inklusive der gesetzlich vorgegebenen Gebühren. Der Kunde hat dann meist zehn Tage Zeit, die Forderung zu prüfen. "Dann hat er zwei Möglichkeiten: Entweder er bezahlt oder er bezweifelt die Rechtmäßigkeit der Forderung mit einer Begründung", sagt Eberhard. Dann nimmt twenty4collect Rücksprache mit dem Mandanten, damit dieser die Begründung des Zahlungssäumigen überprüfen kann. Stimmen die Einwände des Zahlungspflichtigen nicht, bekommt er die Meldung, dass die Einwände unberechtigt sind - und er erhält eine erneute Zahlungsaufforderung mit Frist. Lässt er die Frist verstreichen, - "manche nutzen das, um Zeit zu schinden", sagt Eberhard -, geht ihm der Mahnbescheid vom Gericht zu.
Was passiert, wenn der Mahnbescheid nicht zugestellt werden kann?
"Es kommt tatsächlich vor, dass der Mahnbescheid nicht zugestellt werden kann", erzählt Eberhard. Meist sei der säumige Zahler unbekannt verzogen. "Dann machen wir automatisch eine Anschriftenprüfung. Da wir ja Rechtsdienstleister sind, dürfen wir Einwohnermeldeamtsanfragen stellen und wir dürfen Qualitätsprüfungen durchführen, da wir ein berechtigtes Interesse haben", informiert er.
Welche Vorteile haben Unternehmer vom digitalen Mahnen?
- Unternehmer haben keinen Verwaltungsaufwand, müssen nichts Eintippen und kein Formular ausfüllen - sie müssen nur ihre Rechnung hochladen.
- Sie können den Vorgang aus ihren To-Dos streichen, da das Verfahren in die Obhut des digitalen Rechtsdienstleisters übergegangen ist. Bei Nachfragen kommt dieser automatisch auf den Unternehmer zu.
- Twenty4collect macht im Vorfeld einer gerichtlichen Mahnung eine Bonitätsprüfung. Läuft gegen den Schuldner ein Insolvenzverfahren, wird kein Mahnverfahren eingeleitet: "In einem Insolvenzverfahren haben Unternehmer keine Chance, an ihr Geld zu kommen. Wir wollen unseren Mandanten keine unnötigen Gerichtskosten verursachen und teilen ihnen dann mit, dass ein Insolvenzverfahren läuft und wir den Vorgang ohne Berechnung einstellen", erklärt Eberhard.
- Unternehmer bekommen 100 Prozent des Rechnungsbetrages ausgezahlt. Hinzukommen die gesetzlich festgeschriebenen Verzugszinsen bei Zahlung durch den Kunden.
Was passiert, wenn ein vollstreckbarer Titel vorliegt?
"Wenn ein Titel vorliegt, nehmen wir mit dem säumigen Kunden nochmal Kontakt auf und bieten ihm eine Lösung an. Das kann eine Ratenzahlung sein, und seien es auch nur zehn Euro monatlich", erklärt Eberhard. Mit einer schriftlichen Ratenzahlungsvereinbarung sind Schuldner und Gläubiger auf der sicheren Seite: In der vereinbarten Zeit dürfen Gläubiger/twenty4collect keine Zwangsvollstreckungen durchführen. Zahlt der Schuldner aber nicht wie vereinbart, kann der Gläubiger seinen Titel sofort vollstrecken. "Wir sind immer auf der Seite unseres Mandanten. Wenn er sagt, er möchte, dass die Zwangsvollstreckung durchgeführt wird, dann machen wir das", so Eberhard.
Welche Fehler können bei einem Online-Mahnantrag passieren?
Wo Menschen arbeiten, passieren Fehler. Ein Beispiel: Ein Mandant lädt eine offene Ausgangsrechnung hoch. Twenty4collect prüft, befindet alle Angaben für richtig und schreibt den Schuldner an. Der antwortet, die Rechnung sei längst bezahlt. "Wir fragen dann immer sehr höflich nach, wann genau der Zahlungsausgang war, um das Verhältnis zwischen unserem Mandanten und dem Kunden nicht zu belasten", erklärt Eberhard. Sobald er das Datum des Zahlungsausgangs hat, leitet er es an seinen Mandanten weiter. Wenn dann erkannt wird, dass die Buchhaltung den Zahlungseingang übersehen hat, informiert Eberhard den Kunden seines Mandanten über den Irrtum.
Welche Daten sammelt twenty4collect?
Stellt sich ein Vorgang, wie oben beschrieben, als Irrtum heraus, werden alle erfassten Daten vollständig gelöscht. Anders ist es, wenn ein Inkasso rechtmäßig war, dann gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen: "Hat der Schuldner bezahlt, bewahren wir Rechnungen und Abrechnungen acht Jahre auf", erzählt Eberhard. Die Schuldnerdaten werden nirgendwo gesondert erfasst.
