Für viele kleine und mittelständische Betriebe können Tools für die digitale Zeiterfassung einen einfachen Einstieg in die Digitalisierung bedeuten: So wie bei Christoph Lüken, Geschäftsführer beim Elektrotechnikbetrieb BL-Beleuchtungstechnik.
Mitarbeitende im Handwerk, medizinisches Fachpersonal oder Reinigungskräfte haben eins gemeinsam: Sie arbeiten nicht am Schreibtisch und sind damit digital nicht an ihr Unternehmen angebunden. Gerade Branchen mit wechselnden Einsatzorten und flexiblen Arbeitszeiten profitieren von digitalen Lösungen.
Für viele kleine und mittelständische Betriebe können Tools zur digitalen Zeiterfassung einen einfachen Einstieg in die Digitalisierung bedeuten: So wie bei Christoph Lüken, Geschäftsführer bei BL-Beleuchtungstechnik im niedersächsischen Staatsforsten, einem Ortsteil von Cloppenburg.
Projektplanung und Erfassungspflichten waren ohne digitale Zeiterfassung echte Zeitfresser
Das Telefon klingelt nicht mehr so oft, seine Beschäftigten haben weniger Fragen und er selbst mehr Überblick: Wenn sich Christoph Lüken morgens an seinen Schreibtisch setzt, ist sein Arbeitstag ruhiger als vorher. In seinem Elektrotechnikbetrieb laufen am Ende alle Fäden bei ihm zusammen.
Seitdem er die Software Clockin nutzt, bleibt mehr Zeit für die eigentliche Arbeit: „Jedes Tool soll einem Arbeit abnehmen und nicht noch mehr Arbeit bescheren“, findet der Unternehmer. „Das Tool lässt sich leicht einführen und lässt sich auch von den Mitarbeitern einfach bedienen.“ Vor allem zwei Zeitfresser ist Christoph Lüken durch die Lösung losgeworden: Projektplanung und Erfassungspflichten.
Jetzt wissen alle über einzelne Projekte Bescheid
Die Projektplanung war immer ein Ärgernis für Christoph Lüken: Er ist immer wieder selbst auf Baustellen gefahren, um notwendige Informationen zu sammeln. Und er hatte täglich Mitarbeitende am Telefon, die über den aktuellen Projektstatus nicht Bescheid wussten. Lüken kann es eigentlich selbst nicht fassen und schüttelt den Kopf: „Dass man heute noch mit einem Blatt Papier durch die Gegend rennt, mit Kreide auf dem Bau Dinge anzeichnet oder alles handschriftlich festhalten will.“
Um den Überblick zu behalten, muss Lüken jetzt nicht mehr zur Baustelle fahren. Er überfliegt morgens anstehende Projekte über die neue Software. Seine Mitarbeitenden dokumentieren über die App alle wichtigen Daten: Projektinformationen, Fahr- und Arbeitszeiten und alle Arbeiten, die auf der Baustelle oder beim Kunden anstehen.
Digitale Zeiterfassung mit Datev-Schnittstelle
Die Software Clockin wurde 2018 von Frederik Neuhaus und Thomas Bittmann, einem Kanalsanierer, gegründet. Auf die Idee einer digitalen Zeiterfassung kam Neuhaus, als Bittmann über die Zettelwirtschaft in seinem Handwerksbetrieb klagte. Schließlich entwickelten beide gemeinsam eine praxisnahe Software, um kleinen und mittelständischen Betrieben die ersten Schritte in Richtung Digitalisierung zu ermöglichen.
Die digitale Arbeitszeiterfassung erfolgt per App direkt am Smartphone oder übers Tablet. Die gesammelten Zeitwirtschaftsdaten können am Ende des Monats per Datev-Schnittstelle direkt an den Steuerberater übertragen werden. Erfasste Projektarbeitszeiten können zum Beispiel mittels Lexware Office- oder Sevdesk-Schnittstelle nahtlos für die Rechnungsstellung verwendet werden.
Akkurate Zeiterfassung ist heute Pflicht
Davon profitiert auch Lüken. Um die Stunden jedes Mitarbeiters zu notieren, braucht es jetzt täglich nur noch wenige Klicks in der App. Am Ende des Monats setzt sich Lüken an die Lohnabrechnung und erhält über die Software für jeden Mitarbeiter einen fertigen Stundenzettel. Dank der DATEV-Schnittstelle werden die Daten direkt an das Steuerbüro übertragen. „Das ist alles total gläsern und einfach gestaltet“, sagt Lüken.
Außerdem: Die akkurate Erfassung der Arbeitszeit ist heute Pflicht. Bereits im Jahr 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) geurteilt, dass Firmen die volle Arbeitszeit ihrer Angestellten systematisch erfassen müssen. Das hieß für Lüken: jeden Tag Zettel auswerten, erfasste Arbeitsstunden dokumentieren und Nachweise archivieren.
Alles in der digitalen Bauakte hinterlegt – dafür sorgt die digitale Zeiterfassung
Besonders viel Zeit spart der Handwerkschef durch die digitale Projektakte. In der Akte sind alle wichtigen Informationen für seine Leute vor Ort hinterlegt und können ortsunabhängig eingesehen werden. Auf der Baustelle oder beim Kunden greifen die Beschäftigten dann auf die digitale Akte mit einem Tablet zu. Das spart dem Betriebsinhaber viele Stunden an Planungszeit: Offene Fragen gibt es seitdem nicht mehr, das Telefon bleibt stumm. Denn auch die Kunden selbst können mit einem Leselink den Projektstatus verfolgen. Und Projektfortschritte können die Beschäftigten direkt vor Ort erfassen und in der digitalen Akte hinterlegen: Fotos, Skizzen oder Notizen landen so in Echtzeit im Büro und sorgen für transparente Nachweise.
