Arbeitszeit und Arbeitszeitmodelle und Zeiterfassung
Einige Branchen wie die Gastronomie sind bereits verpflichtet, die Arbeitszeiten lückenlos zu dokumentieren. Und ohnehin muss jede Firma kontrollieren, dass die Mitarbeiter nicht länger als zehn Stunden am Tag im Job sind. Was Unternehmer zum Thema Überstunden wissen müssen.
Arbeitszeiterfassung gehört in den Unternehmen in der Regel schon zur täglichen Routine. Jetzt wird sie durch ein aktuelles Urteil des Bundesarbeitsgerichts zur Pflicht. Das Thema ist in Deutschland längst gesetzt: Eine Umfrage der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin ergab, dass nur jede fünfte Firma sich bisher gar nicht um die Arbeitszeiterfassung gekümmert hat. Fast die Hälfte der Betriebe zeichnet alles oder zumindest die verlängerten Arbeitszeiten auf.
Zeiterfassung auch im Homeoffice
Anders sieht das jedoch aus, wenn Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen von zu Hause aus tätig sind. Bei mehr als einem Drittel der Unternehmen passierte in dieser Konstellation in Sachen Arbeitszeitdokumentation bisher nichts. Das ist nach einem neuen Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 als ein offensichtlicher Verstoß gegen das Arbeitsschutzgesetz zu werten. Nunmehr müssen Arbeitgeber die Zeiten komplett erfassen – egal, ob der Mitarbeiter beim Kunden, im Büro oder im Homeoffice tätig ist.
Darüber hinaus sind bisher schon einige Regeln zur Arbeitszeiterfassung zu beachten, die weiterhin bestehen bleiben.
- Lückenlose Dokumentation für bestimmte Firmen
Zum Beispiel Bauunternehmer, Betreiber einer Gaststätte oder die Fleischwirtschaft und Gebäudereinigungsbetriebe sowie die Branche Messebau sind bereits seit 2014 gesetzlich verpflichtet, sämtliche Arbeitszeiten lückenlos aufzuzeichnen. Außerdem ist jeder Betrieb gehalten, die Stunden und Minuten der Minijobber komplett zu dokumentieren.
Laut Bundesarbeitsministerium müssen Arbeitgeber notieren oder vom Mitarbeiter notieren lassen:
- wann die Arbeitszeit begonnen hat
- wann sie geendet hat
- und wie lange sie gedauert hat.
Pausenzeiten sind hier abzuziehen. Es ist dabei nicht notwendig - so die aktuelle Rechtsauffassung - die Dauer und die Lage der jeweiligen Pausen zu vermerken. - Keine Formvorschriften, aber Frist wahren
Die Dokumentation kann elektronisch oder in Papierform erfolgen. Keiner muss die Aufzeichnungen unterschreiben. Der Arbeitgeber muss aber sicherstellen, dass die Liste korrekt ist. Die Arbeitszeit muss spätestens nach einer Woche dokumentiert sein. Das Dokument bleibt beim Unternehmen. Bei einer Kontrolle durch den Zoll muss es vorliegen. Firmenchefs sollten die Aufzeichnungen also griffbereit haben, so rät das Bundesarbeitsministerium. - Nicht mehr als 10 Stunden am Tag
„Auf jeden Fall müssen Firmenchefs darauf achten, dass keiner im Team länger als zehn Stunden täglich tätig ist. Das ist die Höchstarbeitszeit und wer das nicht kontrolliert, kann die Einhaltung der gesetzlichen Grenze nicht gewährleisten“, erklärt Rechtsanwalt Pascal Verma, Rechtsanwalt für Arbeitsrecht der Kanzlei nbs partners in Hamburg. - Aufzeichnungen über acht Stunden am Tag
Die über die werktägliche Arbeitszeit von in der Regel acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit ist schon lange aufzuzeichnen. Wird die Höchstarbeitszeit nicht eingehalten oder die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit nicht aufgezeichnet, handelt der Arbeitgeber ordnungswidrig. Es drohen Bußgelder im Extremfall von bis zu 30.000 Euro. Das ist fast nie der Fall, aber „bei einer Summierung jedes einzelnen Verstoßes können mehrere tausend Euro schon anfallen“, warnt Rechtsanwalt Martin Hailer in Lindau. Bei den Behörden gehen auch häufiger Anzeigen ein, dass Mitarbeitende keine Pausen machen oder bis spät in den Abend im Job sind. - Zwei Jahre Aufbewahrungsfrist
Die Unterlagen sind zwei Jahre in Papierform oder elektronisch aufzubewahren. Die Aufsichtsbehörden – zum Beispiel auch die Gewerbeaufsichtsämter – dürfen Einsicht nehmen.