Stundenzettel verwalten Arbeitszeiten erfassen: So sorgen Handwerksbetriebe für einen echten Mehrwert

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Digitalisierung und Zeiterfassung

Arbeitszeiten zu erfassen, ist für viele Handwerkschefs immer noch ein lästiges Thema, auf den ersten Blick. Wer sich jedoch mit den Tools auseinandersetzt, merkt bald, dass die lästige Pflicht auch viele Tugenden bereit hält.

Von Irmela Schwab

Steigende Rohstoffpreise, sich seit Jahren zuspitzender Mitarbeitermangel, Materialknappheit und jetzt auch noch die Pflicht zur akribischen Erfassung der Arbeitszeiten – vielen Handwerksbetriebe in Deutschland wachsen die vielseitigen Herausforderungen langsam über den Kopf. Doch Arbeitszeiterfassung muss nicht gleich Mehraufwand und Zettelwirtschaft heißen, sondern kann den Alltag in Handwerksbetrieben sogar stressfreier und gewinnbringender gestalten. Marius Stäcker, CEO von ToolTime, zeigt, welche vier Vorteile sich ergeben.

1. Struktur ins Chaos bringen

Viele Betriebe stehen nun vor der Frage, in welcher Form die Arbeitszeiterfassung bei ihnen erfolgen soll und vor allem, was es dafür braucht. Insbesondere da es noch keine verbindlichen Vorgaben gibt. Theoretisch ist alles möglich: handschriftlich oder elektronisch, als Stundenzettel, Excel-Tabelle oder per App. Allerdings muss das verwendete System nachvollziehbar und fälschungssicher sein. Kleine Unternehmen, die ungeplante Investments nicht stemmen können, fürchten nun, in einer Papierlawine oder – im schlimmsten Fall – ganz unterzugehen. Hinzu kommt das Problem der Erfassung von flexiblen Arbeitszeiten, auf die zuletzt immer mehr Firmen setzen: Wie erfasst man, wenn jemand seine Stunden über den Tag verteilt arbeitet und nicht klassisch „nine to five”? Digitale Tools setzen genau hier an. 

2. Unkomplizierte Erfassung der Arbeitszeit durch digitale Lösungen

Inhaber von Handwerksbetrieben kennen die Problematik der Zettelwirtschaft nur allzu gut: Die Mitarbeitenden sind den ganzen Tag unterwegs und abends sammelt sich ein Berg aus Stundenzetteln in Papierform, die händisch bei Excel eingetragen werden wollen – oft bis spät in den Feierabend hinein. Fehlende Bögen und Fehler beim Abtippen stehen ebenfalls an der Tagesordnung. Hier können Software und Apps Abhilfe schaffen, mit denen sich Aufträge digital anlegen und verwalten lassen. Die Arbeitszeit wird gleich miterfasst und in Echtzeit ans Büro übermittelt.

3. Bessere Kontrolle über Profitabilität von Projekten 

Es sollte auch im Interesse der Betriebsinhaber liegen, zu wissen, was konkret die Aufgaben der Mitarbeiter an ihren Arbeitstagen sind und auf welche Art und Weise sie zusammenarbeiten. So können stärkere Team gebildet und deren Arbeit als Einheit verbessert werden. Denn je genauer die Dokumentation der Arbeitszeit, desto ersichtlicher werden auch die Stärken und Schwächen des Einzelnen. Diese können in einem offenen Austausch behoben werden. Dabei geht es nicht um Kontrolle, sondern um konstruktives Feedback. Wer kann wo noch besser werden und wer hat Aufholbedarf? Oft bleibt für Gespräche dieser Art wenig Zeit. Dabei ist es wesentlich wirtschaftlicher, regelmäßig abzuklären, ob jeder in der Firma am richtigen Platz ist, die Aufgaben gut verteilt sind und versteckte Potenziale bisher unerkannt geblieben sind. 

4. So holen Betriebsinhaber ihre Mitarbeiter mit ins Boot

Obwohl Handwerker durch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung vor Überlastung geschützt werden sollten, sind viele von einem weiteren Arbeitsschritt in ihrem ohnehin stressigen Alltag nicht gerade begeistert. Doch tatsächlich profitiert das ganze Team von der neuen Regelung. Wenn beispielsweise Überstunden anfallen, werden diese dokumentiert und können zu einer anderen Zeit wieder ausgeglichen werden. Außerdem lässt sich besser nachvollziehen, bei welchen Aufträgen das Arbeitspensum für die eingeplante Zeit zu groß war. So lässt sich mit der wertvollen Arbeitszeit auf allen Ebenen besser haushalten. Bei der Verwendung von digitaler Software stehen sie zusätzlich nicht mehr unter Druck, Stundenzettel abliefern zu müssen und können sich entspannt ihrem Handwerk widmen.