Hardware und Software IT-Ausstattung: Die wichtigsten Geräte und Tools für Gründer

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Wer seinen eigenen Betrieb gründet, benötigt nicht unbedingt ein Büro. Viel wichtiger ist es, eine effiziente technische und digitale Ausstattung bereit zu stellen, findet Denise Trottnow, Customer Managerin bei Comarch ERP XT.

Notebook und Smartphone als wichtigste Hardware für den eigenen Handwerksbetrieb. – © tippapatt – stock.adobe.com

Um die Kunden gut zu betreuen und die betrieblichen Abläufe zu steuern, ist die richtige Hardware entscheidend. In welche Geräte junge Handwerkschefs unbedingt investieren sollten, erklärt Denise Trottnow, Customer Managerin bei Comarch ERP XT.

Hardware: Was Gründer unbedingt brauchen

Zur Grundausstattung eines jeden Betriebes gehören:

Notebook plus Monitor: Unbedingt nötig, um den Betrieb zu managen – vom ersten Angebot über Einsatzplanung bis hin zur Rechnungstellung

Smartphone mit hochauflösender Kamera: Smartphones helfen dabei, auch unterwegs auf der Baustelle Aufträge zu erfassen, Baufortschritte zu dokumentieren, Problemstellen mit verantwortlichen Personen zu kommunizieren oder Dokumente per App zu scannen

Drucker: Da eine komplett digitalisierte und somit papierlose noch nicht absehbar ist, benötigen Handwerksbetriebe weiterhin einen Drucker, um digitale Dokumente wieder in der analogen Welt nutzbar zu machen

On-top-Hardware für zukunftsorientierte Betriebe

Folgende Geräte sind nicht zwingend nötig, aber erleichtern den Betrieben ihren Arbeitsalltag:

  • Tablets: Da die Digitalisierung im Handwerk immer weiter voranschreitet, sollten zukunftsorientierte Unternehmen von vornherein auf eine mobile Arbeitsweise setzen. Indem sie ihr Fachpersonal mit Tablets ausstatten, ermöglichen sie die mobile und effiziente Auftragsabwicklung bei der Kundschaft vor Ort

  • Digitales Kassensystem: Egal ob im Geschäft oder bei einem Vor-Ort-Termin können Betriebe ihre Kundschaft immer und überall abkassieren – konformer Beleg inklusive. Schon heute gibt es All-in-one-Geräte, die alle Funktionen miteinander verbinden (Kassensystem mit zertifizierter TSE, Bondrucker, Kartenleser und Barcode-Scanner)

  • Digitales Zeiterfassungssystem: Zeiterfassungssysteme ermöglichen die systematische und lückenlose Dokumentation von Arbeitszeiten über mobile Endgeräte und Zeitterminals. Die Daten werden von einer Software erfasst und können direkt an die Lohnbuchhaltung übertragen werden

  • Trackingsystem: Nicht selten kommt es in Handwerksbetrieben zu Diebstahl oder zum Verlust teurer Werkzeuge, Maschinen und Betriebsmittel. Abhilfe schaffen hier mobile GPS-Tracker an den zu überwachenden Objekten, die eine weltweite Ortung per App ermöglichen

Diese Software erleichtert Betriebschefs die Büroarbeit

Angehende Betriebschefs sollten von Beginn an auf eine entsprechende Branchensoftware für ihr Handwerk setzen, um wirtschaftlich und übersichtlich zu arbeiten. Je nach Gewerk stehen eine Vielzahl unterschiedlicher Kalkulationsprogramme, Apps und digitaler Tools zur Verfügung. Generell gilt: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.

  • Digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS): Tagtägliches Dokumentenmanagement ist ein fester Prozessbestandteil im Unternehmen. Dokumente werden erfasst, verteilt, abgelegt, bearbeitet und archiviert sowie gelöscht und gesucht. Dies kann schnell unübersichtlich und zeitintensiv werden. Ein DMS schafft hier Abhilfe: Alle Unternehmensdokumente werden zentral, übersichtlich, strukturiert sowie revisions- und rechtssicher im System abgelegt. Ein echtes Plus: Jedes Dokument kann von mehreren Benutzenden gleichzeitig verwendet werden.

  • Buchhaltungstool: Rechnungen schreiben, Mahnungen verschicken, die Buchhaltung erledigen: Das sind alles wichtige Aufgaben, die viel Zeit und Nerven kosten können. Zur Automatisierung Ihrer Prozesse ist ein Buchhaltungstool daher essenziell. Moderne Buchhaltungssoftware lässt sich zudem durch eine Vielzahl von Add-ons (zum Beispiel Anbindung an ein digitales Kassensystem) an die individuellen Gegebenheiten im Unternehmen anpassen und so zum Mini-ERP ausbauen. ERP ist die Abkürzung für Enterprise-Resource-Planning.

  • Projektmanagement-Software: Für die Aufgabenverwaltung und die Verwaltung organisatorischer Abläufe im Sekretariat, Vertrieb und Einkauf sowie bei der Kundschaft, empfiehlt sich die Nutzung einer Projektmanagement-Software. Sie ermöglicht es sowohl komplexe Projekte mit umfangreicher Struktur als auch individuelle Aufgaben zu verwalten und zu bearbeiten und das idealerweise auch mit App.

  • ERP-Software: Abhängig von Ihrer individuellen Unternehmenssituation und der weiteren Entwicklung können Betriebschefs irgendwann die Anschaffung einer größeren ERP-Software in Erwägung ziehen. ERP-Systeme sind intelligente Komplettlösungen, die nach dem eine All-in-one Prinzip arbeiten. Das heißt, fast alle Geschäftsprozesse können bereichsübergreifend und digital erfasst und gesteuert werden.