Die Personalaufwandsquote informiert über die Produktivität des Mitarbeitereinsatzes. Als Prozentzahl zeigt die Kennziffer, wie hoch die Personalkosten im Vergleich zum Umsatz sind. Oder anders ausgedrückt – wie viel Euro Personalkosten durchschnittlich nötig waren, um 100 Euro umzusetzen.
Wie wird die Personalaufwandsquote berechnet?
Um die Kennzahl zu ermitteln, werden alle in Verbindung mit dem Mitarbeitereinsatz stehenden Kosten und Ausgaben ins Verhältnis zum Umsatz gesetzt. Zu den Kosten zählen neben Löhnen und Gehältern auch die Sozialversicherungsbeiträge, etwaige Sonderzahlungen sowie Aufwendungen für Aus- und Weiterbildung.
Was sagt die Personalaufwandsquote aus?
Die Kennzahl gibt den Anteil des Personalaufwands am Gesamtumsatz des Betriebs an. Wie viele Mitarbeiter sind beschäftigt, um einen gewissen Umsatz zu erzielen? Der aus Unternehmersicht ideale Wert schwankt mit der Art der Tätigkeit: Während materialintensive Branchen wie etwa das Sanitär Heizung Klima Handwerk häufig mit einer Aufwandsquote um die 30 Prozent auskommen, liegen die Werte in personalintensiven Branchen wie etwa dem Bäckerhandwerk deutlich darüber.
Wichtig: Für eine aussagekräftige Kennzahl ist es erforderlich, dass alle Leistungen abgerechnet sowie halbfertige Arbeiten und Einmalzahlungen an die Mitarbeiter (zum Beispiel Weihnachts- oder Urlaubsgeld) zeitlich anteilig gebucht wurden.
Wie beeinflusst der Personalaufwand die Zukunftsfähigkeit des Betriebs?
Je geringer der für einen Euro Umsatz zu erzielende Personalaufwand ist, desto leistungsfähiger sind die Mitarbeiter und desto effizienter ist die Betriebsorganisation. Liegt ein Betrieb deutlich über den Branchenwerten, braucht also mehr Personal für den gleichen Umsatz, deutet das auf einen „Wasserkopf“ mit überzogenen Gehältern und/oder einen wenig effizienten Mitarbeitereinsatz hin.
Ausnahme: Müssen neue Mitarbeiter eingearbeitet werden oder gilt es, neue Produkte und Leistungen am Markt zu etablieren, kann ein vorübergehender Anstieg der Personalaufwandsquote bewusst in Kauf genommen werden. Allerdings sollte sich die Kennzahl nach der Markteinführung dann wieder auf dem bisherigen niedrigeren Niveau einpendeln. Ist dies nicht der Fall, kann dies ein Indiz dafür sein, dass die Innovationen doch nicht wie erhofft den Umsatz ankurbeln oder sich etwaige Mehraufwendungen für qualifizierteres Personal (noch) nicht auszahlen.
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Wie kann der Unternehmer die Personalaufwandsquote steuern?
Um eine im Branchenvergleich zu hohe Quote zu verbessern, kann ein Unternehmen kurzfristig an einer realistischeren Kalkulation arbeiten, die Ansprech- und Öffnungszeiten verringern oder auch die unproduktiven Zeiten der Mitarbeiter durch eine bessere Betriebsorganisation reduzieren. Sofern es der Fachkräftemangel zulässt, kann es mittel- und langfristig sinnvoll sein, die Stammbelegschaft etwas abzubauen und die in auftragsstarken Zeiten eventuell fehlenden Kapazitäten gezielt durch Zeit- oder Leiharbeiter aufzustocken.
Tipp für die Praxis: Viele Chefs unterschätzen, wie negativ sich ein chronisch erhöhter Krankenstand auf die Personalaufwandsquote auswirkt. Dies gilt vor allem dann, wenn der Anstieg der Fehlzeiten nicht durch die saisonale Grippewelle verursacht wird, sondern die Mitarbeiter täglich im Dauerstress sind und am Limit arbeiten. In solchen Fällen muss der Unternehmer nicht nur die Arbeitsbedingungen verbessern, sondern auch für eine gesunde und motivierende Unternehmenskultur sorgen.
