Einen QR-Code mit dem Handy scannen? Das klingt einfach, doch in der Realität machen sie den Arbeitsalltag eher komplizierter. Anton Trojosky von Wattro erkärt, wie RFID-Chips die QR-Codes sinnvoll ergänzen können.
Die Antwort auf eine alte technologische Gretchenfrage: QR-Codes oder RFID-Tags – was eignet sich für die Verwaltung meiner Geräte und Werkzeuge am besten? Dieser Frage geht Anton Trojosky, CO-CEO des Software-Anbieters Wattro in Heidelberg, nach.
Die Geräteverwaltung mit QR-Codes klingt zunächst nach einer einfachen und kostengünstigen Lösung. Viele Handwerksbetriebe setzen darauf, um den Überblick über ihre Geräte zu behalten.
Werkzeugverwaltung mit RFID oder QR-Codes? In der Theorie sind QR-Codes ein einfaches System
So funktioniert die Werkzeugverwaltung mit QR-Codes: Auf jedes Werkzeug und Gerät wird ein QR-Code-Label aufgeklebt. So können sie eindeutig identifiziert werden. In einer speziellen Software werden alle Geräte angelegt. Jetzt kann ein Werkzeug einem Mitarbeiter oder einer Baustelle zugewiesen werden. Dazu wird der QR-Code mit dem Smartphone gescannt und das Gerät zugewiesen – theoretisch ein einfaches System für mehr Überblick.
Woran liegt es dann, dass in der Praxis diese Systeme oft scheitern? Die Gründe sind vielfältig, aber alle haben eine Gemeinsamkeit: Sie machen den Arbeitsalltag komplizierter statt einfacher. Wir werfen einen Blick auf die fünf häufigsten Stolpersteine und ihre Folgen für das Unternehmen.
Die Hauptgründe für das Scheitern von QR-Codes in der Praxis:
Mitarbeiter bewerten das Scannen häufig als lästig und zeitaufwendig. Im hektischen Arbeitsalltag empfinden viele Handwerker das Scannen jedes einzelnen Werkzeugs als störend. Besonders wenn es schnell gehen muss, wird dieser zusätzliche Schritt als Belastung wahrgenommen.
- Mitarbeiter vergessen das Scannen
Hand aufs Herz – wer hat nicht schon mal etwas vergessen? Gerade wenn es eilig ist, rutscht das Scannen eines Werkzeugs schnell durch. - Die App ist nicht installiert
Nicht jeder Mitarbeiter hat die notwendige App auf seinem Smartphone. Besonders bei Neueinstellungen oder nach einem Gerätewechsel kommt es hier zu Problemen. - Anmeldedaten vergessen
Um Geräte zu scannen, muss man sich in der App anmelden. Vergessene Passwörter oder Benutzernamen können die Nutzung komplett blockieren. - Mangel an Unternehmens-Smartphones
In vielen Betrieben hat nicht jeder Mitarbeiter ein Firmen-Smartphone. Auf privaten Smartphones wollen viele keine beruflichen Apps installieren oder es ist vom Betrieb nicht erwünscht.
Das führt dazu, dass in vielen Unternehmen weniger als 20 Prozent der Betriebsmittel regelmäßig gescannt werden. Das System verliert dadurch seine Effektivität und der erhoffte Nutzen bleibt aus. Werkzeuge verschwinden nach wie vor, Mitarbeiter suchen lange und sind genervt und Arbeiten verzögern sich. Der Aufwand für die Einführung war umsonst.
Um diese Probleme zu lösen, sind innovative Ansätze gefragt, die den Arbeitsalltag der Handwerker berücksichtigen und die Geräteverwaltung so einfach wie möglich gestalten.
Ein Beispiel für die QR-Code-Nutzung aus der Praxis
Ein Bauunternehmen mit 90 Mitarbeitern will es besser machen. Sie führen eine Werkzeugverwaltung mit QR-Codes ein. Alle vorhandenen 1.223 Geräte werden erfasst und bekommen einen QR-Code. Die Mitarbeiter sollen die Werkzeuge mit einer Smartphone-App scannen und buchen.
Das Ergebnis nach einem halben Jahr? Ernüchternd. Weniger als 18 Prozent der mitgenommenen Betriebsmittel werden regelmäßig gescannt. Zwei Hauptgründe kristallisieren sich heraus:
- Die Mitarbeiter empfinden das Scannen als lästig und vergessen es oft.
- Nur etwa jeder Dritte hat ein Firmen-Smartphone. Auf den privaten Handys ist die App kaum installiert.
Das Unternehmen hat viel Zeit und Geld investiert – doch das System funktioniert nicht wie erhofft. Die erhoffte Übersicht über den Werkzeugbestand bleibt aus.
Dieses Beispiel zeigt: Auch mit den besten Absichten kann die Einführung scheitern. Es braucht Lösungen, die besser in den Arbeitsalltag der Handwerker passen.
RFID-Funkerkennung als Ergänzung zu QR-Codes
Die Frage lautet daher nicht: Entweder-oder, sondern Sowohl-als-auch. Eine innovative Lösung ergänzt QR-Codes clever: Die RFID-Funkerkennung. RFID steht für Radio Frequency Identification. So können auf einem kleinen Chip die unterschiedlichsten Informationen gespeichert werden Jedes Geräte-Label enthält neben dem QR-Code einen RFID-Funk-Tag. Er benötigt keine Batterie und ist kaum größer als der QR-Code selbst.
Am Lagerausgang wird ein Scan-Terminal aufgestellt, das Geräte automatisch erfasst. Mitarbeiter müssen die Geräte dadurch nicht mehr mit dem Smartphone scannen. Das System erkennt die Werkzeuge von selbst. Sollte doch mal eine Buchung vergessen werden, ertönt ein lauter Warnton – so ähnlich wie bei der Diebstahlsicherung im Einzelhandel. Diese Automatisierung löst die genannten Probleme und macht die Geräteverwaltung zuverlässiger und vor allem sehr einfach.
Fünf Vorteile der RFID-Lösung:
- Vergessen unmöglich
Da das Scannen automatisch erfolgt, können es Mitarbeiter nicht mehr vergessen und werden mit einem Warnton daran erinnert. - Scannen im Vorbeigehen
Die Buchung der Geräte erfolgt automatisch, wenn diese an einem RFID-Scan-Terminal vorbeigeführt werden. Das spart Zeit. - Automatische Erinnerung und WarnungMitarbeiter werden nicht nur an die Buchung erinnert, sondern auch gewarnt, wenn sie ein defektes oder ungeprüftes Gerät mitnehmen.
- Robuster als QR-Codes
Da RFID-Label auf Funk basieren, werden sie auch dann noch gelesen, wenn sie verkratzt oder dreckig sind. - Günstig und ohne Wartung
RFID-Label sind heute kaum teurer als QR-Code Label. Sie funktionieren ohne Batterie und halten daher so lange wie das Werkzeug selbst.
Fazit: RFID-Technologie ist eine wichtige Ergänzung
Die Werkzeugverwaltung mit QR-Codes allein stößt oft an ihre Grenzen. RFID-Technologie bietet hier eine wichtige Ergänzung, die den Prozess automatisiert und vereinfacht. Mit der richtigen Technologie lassen sich nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern auch Frustration vermeiden. Für Handwerksbetriebe zahlt sich die Investition in solch ein System meistens schnell aus.
